Iniciar una inspección escaneando

Escanear el código QR de una máquina lleva a quien está delante de ella directamente a la inspección que toca hoy, no a una lista de inspecciones pasadas. Conductores, operarios y técnicos obtienen el formulario en un solo paso, y el registro muestra que la inspección se abrió mediante un escaneo.

Qué ocurre al escanear

1. Escanea el código QR del equipo o de la ubicación, con la cámara del teléfono o con el botón Escanear QR de la aplicación.
2. FreeMaint busca la inspección correspondiente al periodo actual y la abre.
3. Si aplican dos plantillas, eliges en una lista breve. Si no hay ninguna configurada, la página te lo indica y te lleva a las plantillas.
4. Rellena la lista de comprobación y complétala como siempre.

Cuando la etiqueta está dañada

Una etiqueta rayada, borrada o que nunca se imprimió no bloquea a nadie. Abre la ficha del equipo, ve a la pestaña Inspecciones y usa «Iniciar la inspección de hoy». Obtienes el mismo formulario. El registro indicará un inicio manual en lugar de un escaneo, que es la descripción honesta de lo ocurrido.

Qué queda registrado

Cuando una inspección se abre escaneando, la ejecución guarda el código escaneado y el momento exacto, y el PDF imprime una línea «Control de escaneo». Es un control y un registro fechado: demuestra que hubo un escaneo. No es prueba de presencia física, porque un código impreso se puede fotografiar.

Un control cada vez que se usa el equipo

Algunos controles no tocan en una fecha, sino cada vez que alguien toma el equipo: la revisión de un vehículo compartido, el control antes de conducir una carretilla. Configure la plantilla en «Cada vez que se usa el equipo» y cada escaneo abrirá un nuevo control para quien escanea: un vehículo usado tres veces en un día recibe tres controles, cada uno a nombre de quien lo tenía. Si esa persona dejó uno sin terminar hoy, el escaneo lo retoma. El botón de la pantalla de escaneo pasa a decir «Hacer el control previo al uso». Este modo está disponible en el plan Business.

1. En la plantilla, ponga «¿Cuándo se rellena?» en «Cada vez que se usa el equipo».
2. En «Se aplica a todos los activos de la categoría», elija la categoría cubierta, por ejemplo Vehículos. Los vehículos añadidos después quedan cubiertos automáticamente.
3. Añada un elemento de lectura de contador para anotar el kilometraje, y tome hasta 6 fotos por elemento para la vuelta al vehículo.
4. En la ficha de cada vehículo de la Flota, la sección «Controles» indica quién hizo los últimos controles, cuándo y cuántos puntos fallaron.

Puesta en marcha

1. Crea una plantilla de inspección con los puntos que quieres verificar.
2. Abre la programación de la plantilla, elige la frecuencia y fija los equipos o ubicaciones a los que se aplica.
3. Imprime los códigos QR desde cada ficha de equipo, o en lote desde la lista de equipos.
4. Da a quienes vayan a realizar inspecciones un rol que incluya el permiso «ejecutar inspecciones».

Consejos

• Exigir escaneo: en la plantilla, activa «Exigir escaneo QR para iniciar» para que una ejecución solo pueda abrirse junto a la máquina. Quien pueda editar plantillas todavía puede saltárselo por una etiqueta dañada, y esa excepción queda registrada con su motivo. Una vez iniciada la inspección, cualquier otro dispositivo o pestaña del navegador, incluida la aplicación web, debe volver a escanear el código antes de poder rellenarla o completarla, y cada uno de esos escaneos también queda registrado.
• Un código de barras o una placa de número de serie ya existentes funcionan: FreeMaint también los reconoce, así que puedes empezar antes de imprimir ninguna etiqueta.
• Las ubicaciones también: al escanear el código QR de una sala, un pasillo o una sala de máquinas se ofrece «Iniciar la inspección de hoy» para las rondas asignadas a esa ubicación —en la página web que abre el escaneo y en la app móvil—, igual que con la etiqueta de un equipo.
• Dos personas que escanean la misma máquina a la vez obtienen la misma inspección, nunca dos.