Acceso por departamento

El acceso por departamento restringe lo que técnicos, solicitantes y operadores pueden ver en FreeMaint a las ubicaciones que tienen asignadas. Útil para organizaciones con varios sitios o departamentos donde cada equipo de planta debe ver solo su propio trabajo. Puede restringir el acceso para usuarios individuales o para un equipo completo de una sola vez.

Activar la función

1. Ve a Configuración → Sistema → Seguridad y control de acceso.
2. Activa el interruptor "Acceso por departamento".
3. Guarda.

Asignar usuarios a ubicaciones

1. Abre el detalle de una ubicación (ej. "Planta 1").
2. En la tarjeta Trabajadores y equipos, haz clic en Gestionar acceso.
3. Selecciona los usuarios que deben quedar limitados a esta ubicación y sub-ubicaciones.
4. Guarda.

Asignar un equipo completo a ubicaciones

1. Abra un equipo (Organización → Equipos) y edítelo, o abra una ubicación y haga clic en Gestionar acceso.
2. En «Ubicaciones a las que puede acceder este equipo» (o el campo Equipos de la ubicación), elija las ubicaciones.
3. Guarde. Todos los miembros del equipo quedan ahora limitados a esas ubicaciones y sus sububicaciones.

Las ubicaciones accesibles para un miembro son la combinación de sus asignaciones personales y de las ubicaciones de cada equipo al que pertenece o que lidera. La persona indicada como «Responsable / jefe de departamento» de una ubicación cuenta como asignada a ella.

Qué ven los usuarios restringidos

• Las ubicaciones que tienen asignadas (y cualquier sububicación inferior), junto con los activos, órdenes de trabajo, solicitudes, mantenimiento preventivo y análisis que contienen. Esto incluye los roles que solo crean solicitudes: ven todas las órdenes de trabajo de sus ubicaciones, salvo que el ajuste «Órdenes de trabajo» del rol sea «Solo sus propias órdenes de trabajo».
• Nada más. Un usuario sin ninguna ubicación asignada sigue viendo las órdenes de trabajo en las que participa (asignadas a él, creadas por él, generadas a partir de su solicitud o que sigue); todas las demás listas quedan vacías hasta que se le asigne una ubicación.

Proyectos

Los proyectos siguen la misma regla. Un usuario limitado a sus ubicaciones asignadas ve los proyectos situados en una de sus ubicaciones, los proyectos que abarcan un activo que puede ver y los proyectos que dirige, que creó, de los que es miembro o en los que tiene a su cargo una fase. Un proyecto sin ubicación ni activo solo es visible para sus participantes. Por sí solos, el «Alcance de equipo» o «Solo asignados» nunca ocultan proyectos.

Roles que siempre ven todo

Solo quedan restringidos los roles con «Limitar a las ubicaciones asignadas» marcado: por defecto, Técnico y Solicitante (y la plantilla Operador). Administrador y Gerente no lo están, así que mantienen visibilidad completa independientemente de las asignaciones. Marca o desmarca la opción en un rol en Organización > Roles para cambiar quién queda restringido.

Combinar con "Solo asignados"

Puedes mantener activo "Solo asignados" al mismo tiempo. Cuando ambos están activos, el usuario ve la unión: elementos de su departamento + activos asignados directamente a él en cualquier lugar.

¿Página vacía? Si el usuario tiene el interruptor activo pero sin ubicación asignada, verá un banner amarillo pidiendo contactar al administrador.

Las ubicaciones de equipo funcionan sin este ajuste

Si la visibilidad de datos de un rol está en «Alcance de equipo», las ubicaciones concedidas a los equipos del usuario ya amplían lo que ve — los activos, órdenes de trabajo, solicitudes y mantenimientos preventivos de esas ubicaciones y sus sububicaciones — incluso con el acceso por departamento desactivado. No hace falta vincular cada registro al equipo uno por uno. El ajuste anterior sirve para restringir además a los roles que ven todos los datos de la empresa.