Invitar usuarios

Los nuevos usuarios se unen mediante invitaciones por correo electrónico con roles preasignados.

Pasos

1. Organización > Usuarios > Invitar usuario
2. Introduce el correo electrónico
3. Selecciona el rol
4. Asigna un equipo (opcional)
5. Envía la invitación

Copiar enlace

Si el correo no llega, pide a la persona que revise su carpeta de spam, o abre Organización > Invitaciones y haz clic en «Copiar el enlace de invitación» para compartirlo directamente.

Importar varios usuarios a la vez

Si ya tiene una lista de personas en una hoja de cálculo, impórtelas todas a la vez en lugar de invitarlas una por una. Las filas que incluyen una dirección de correo reciben una invitación para establecer su propia contraseña y aparecen en Organización > Invitaciones. Las filas con un nombre de usuario en lugar de un correo se convierten de inmediato en cuentas con acceso — la contraseña generada se muestra una vez tras la importación para que pueda entregarla. Las filas sin ninguno de los dos se convierten en miembros pasivos (sin inicio de sesión) — útil para equipos de taller a los que solo asigna trabajo.

1. Organización > Usuarios
2. Haz clic en Importar
3. Descarga la plantilla CSV o Excel
4. Completa Nombre, Rol y (opcional) Correo de cada persona
5. Sube el archivo y revisa la vista previa
6. Inicia la importación

Aceptar con Google o Apple

En la página de invitación, la persona puede hacer clic en «Continuar con Google» o «Continuar con Apple» en lugar de crear una contraseña. Elige la cuenta de la dirección invitada y se une directamente a su espacio de trabajo, con el rol que usted eligió; a partir de entonces inicia sesión con esa cuenta. Si inicia sesión con Google desde la página de inicio de sesión en lugar de abrir la invitación, FreeMaint detecta la invitación que espera a su dirección y le propone unirse a su espacio de trabajo; nunca crea uno aparte.

Invitar a alguien que ya usa FreeMaint

Si el email que invitas ya tiene una cuenta de FreeMaint en otro espacio de trabajo, no es un error. Al abrir la invitación, se le pedirá que confirme el cambio a tu espacio de trabajo. Si es el único miembro de su espacio de trabajo actual (a menudo una prueba abandonada), este se cierra y se une al tuyo; si ese espacio tiene otros miembros o un plan de pago, se le guiará para que lo abandone primero o contacte con el soporte. Una cuenta creada con Google, Microsoft o Apple todavía no tiene contraseña: la página de la invitación ofrece enviarle un enlace para crear una («Enviarme un enlace para crear mi contraseña») y, después, la persona vuelve a abrir la invitación para confirmar el cambio.

Unirse con un código de invitación

Un código de invitación (compartido por enlace, QR o mensaje) también se puede escribir a mano: en la página de inicio de sesión o de registro, haga clic en « ¿Tiene un código de invitación? », introdúzcalo y haga clic en « Unirse ». La página siguiente muestra el espacio y el rol antes de crear nada: es la entrada para un compañero que, si no, se registraría y acabaría solo en un espacio vacío.

Cuentas para el equipo de un proveedor externo

Las tres formas de añadir a alguien descritas arriba aceptan un proveedor opcional: la invitación por correo, el miembro de taller (sin correo, sin acceso) y la cuenta directa con nombre de usuario. Elija uno y la cuenta pertenece a ese proveedor desde el momento en que existe. A partir de ahí solo ve las órdenes de trabajo que tiene asignadas, y nunca un coste, el valor de un activo ni un precio de compra, sean cuales sean los roles que reciba después. Estas cuentas quedan fuera de Organización > Usuarios por defecto: active «Mostrar cuentas de proveedor» para listarlas, o abra la ficha del proveedor. La vinculación se puede cambiar o quitar más tarde desde el perfil de la persona. La importación de usuarios tiene la misma columna, «External Vendor (Name)»: escriba el nombre del proveedor y las cuentas importadas quedan vinculadas a él. Un nombre que no coincide con ninguno hace fallar esa fila en lugar de crear una cuenta sin vincular, y la exportación vuelve a escribir la columna, de modo que un ciclo exportar–editar–reimportar conserva el vínculo.

Acceso temporal con fecha de fin

Cada invitación y cada cuenta directa puede llevar una fecha opcional « Acceso hasta »: el último día en que la persona puede iniciar sesión, en la zona horaria de su empresa. Al final de ese día, la cuenta se desactiva automáticamente y se cierra su sesión en todas partes; los administradores que pueden editar usuarios reciben un aviso 7 días antes. Puede fijar, mover o quitar la fecha más tarde desde la ficha de la persona (nunca en su propia cuenta). Reactivar una cuenta cuya fecha ya pasó quita la fecha. Útil para contratistas, personal temporal y socios de servicios.