Gestión de usuarios

Consulta, edita, activa y desactiva las cuentas de usuario.

Funciones

• Ver todos los usuarios con sus roles y su estado
• Editar los perfiles y los datos de contacto
• Activar o desactivar sin eliminar
• Ver el último inicio de sesión
• Asignar permisos adicionales

Usuarios pasivos (sin correo)

Añade miembros del equipo que no tienen correo de trabajo — equipos de taller, flujo en papel, conductores sin acceso al sistema. Elige la pestaña Miembro de taller en Organización → Usuarios → Invitar usuario para crearlos solo con el nombre: el apellido, el puesto (lo que hacen, visible en el registro de Cualificaciones) y el rol son opcionales, y solo se ofrecen roles sin permisos de administración. Puedes asignarles órdenes de trabajo, registrar su tiempo, añadir un perfil de conductor y luego editar su rol, permisos o teléfono desde Organización → Usuarios sin que se te pida un correo. Para darles acceso de inicio de sesión más tarde, escribe su correo en la página de edición y guarda.

Creación directa (usted define una contraseña)

¿Necesita dar acceso de inmediato sin esperar el correo de invitación? Elija la pestaña Sin correo en Organización → Usuarios → Invitar usuario. Usted define una contraseña inicial e indica un correo electrónico o un nombre de usuario. La persona puede iniciar sesión enseguida: con su correo si lo introdujo, o con nombre-de-usuario@slug-de-su-empresa más la contraseña que estableció (se le pedirá cambiarla en el primer inicio de sesión). A diferencia de los miembros pasivos, los usuarios creados directamente son cuentas de acceso completas: un usuario creado así con un nombre de usuario tiene acceso aunque no aparezca ningún correo en su fila.

Restablecer o establecer la contraseña de un usuario

En la lista Organización → Usuarios, abre el menú de la fila de un usuario (el icono de tres puntos) para gestionar su contraseña. «Restablecer contraseña» le envía por correo un enlace seguro para elegir una nueva. «Establecer contraseña» te permite escribir tú mismo una contraseña temporal y entregársela directamente: se le pedirá que la cambie en el primer inicio de sesión, y es la única opción para usuarios pasivos o que solo tienen nombre de usuario sin correo. Ambas requieren el permiso de gestión de usuarios; puedes hacer lo mismo desde la página de perfil del usuario.

Qué significa la etiqueta «Sin acceso»

En la lista Organización → Usuarios, la etiqueta «Sin acceso» marca a una persona que no tiene ni correo electrónico ni nombre de usuario: un miembro pasivo / de taller que no puede iniciar sesión. Un usuario creado desde la pestaña Sin correo que tiene un nombre de usuario (pero sin correo) sí puede iniciar sesión, por lo que no muestra esta etiqueta. Si esperaba que alguien tuviera acceso pero aparece «Sin acceso», abra su perfil y añada un correo, o vuelva a crearlo desde la pestaña Sin correo dándole un nombre de usuario y una contraseña.

ID de empleado

Cada usuario puede tener un ID de empleado opcional: su número interno de RR. HH. o nómina. Aparece en el perfil del usuario y se puede buscar desde la lista Organización → Usuarios, de modo que pueda encontrar a alguien por su identificador interno y no solo por su nombre o correo.

Puesto

Junto al número de empleado, cada persona puede llevar un puesto — lo que realmente hace: conductor, conserje, supervisor, educador. Es texto libre, así que se adapta a su propio vocabulario, y NO es un rol de FreeMaint: no concede ningún permiso ni cambia lo que la persona puede ver o hacer. Defínalo desde Organización → Usuarios en la ficha, o directamente en la ventana Nuevo conductor de Flota. Después aparece en la lista de conductores, en el registro de accidentes OSHA 300, junto a las cualificaciones y en el organigrama de equipos.

Personaliza las columnas de la tabla

Usa el botón Columnas encima de la lista de usuarios para elegir qué columnas se muestran: Rol, Estado, Contacto, Último acceso, Creado, ID de empleado y Turno. Tu elección se guarda en tu cuenta y te acompaña en todos tus dispositivos. De forma predeterminada, la tabla muestra el ID de empleado y el Turno y oculta la fecha de creación; vuelve a activar cualquier columna cuando la necesites. La columna Turno está disponible a partir del plan Business (donde se configuran los turnos), y el ID de empleado en todos los planes.

Campos de usuario personalizados (plan Business)

¿Necesita registrar Unidad, Sección, División o cualquier otro dato organizativo de una persona? Con el plan Business puede definir sus propios campos de usuario en Configuración de la empresa → Campos personalizados (elija la entidad Usuario). Luego aparecen en el perfil de cada usuario para que los complete: su estructura, sus etiquetas, sin obligar a todas las empresas al mismo organigrama.

Activos asignados

El perfil del usuario muestra los activos de los que es responsable (aquellos en los que figura como asignado, solo o junto a otros). Cada entrada enlaza directamente con el activo, ofreciendo una vista rápida de quién gestiona qué.

Agrupar y filtrar por equipo

Filtra la lista de usuarios por un solo equipo, o agrúpala por equipo o por rol para ver de un vistazo la estructura de tu organización. Al agrupar por equipo, el encabezado muestra la posición del equipo en la jerarquía (padre > equipo). Activa la columna Equipo opcional desde el botón Columnas para ver los equipos de cada miembro en la lista.

Rendimiento individual

Cada perfil de usuario muestra una tarjeta de rendimiento: órdenes de trabajo asignadas y completadas, tasa de finalización y tareas asignadas/completadas para el período elegido (este mes, trimestre o año).

Acciones masivas y filas por página

Cuando gestiona muchos usuarios, use el selector de filas por página en la parte inferior de la tabla (10, 20, 50 o 100) para mostrar más a la vez. Seleccione usuarios con las casillas para actuar sobre varios a la vez: cambiar su rol o activarlos/desactivarlos en un solo paso. Para proteger su cuenta, no puede cambiar su propia cuenta de forma masiva, y el sistema siempre mantiene al menos un administrador. Se omiten las personas que tienen permisos de administración o de seguridad que usted no tiene.