Cycle de vie et remplacement des actifs

Chaque actif peut porter son cycle de vie : sa date de mise en service, sa durée de vie prévue, ce que coûterait son remplacement aujourd'hui et son état. FreeMaint en déduit l'année où le remplacer et la durée de vie qui lui reste. Ces champs sont gratuits sur toutes les offres.

Les champs

« En service depuis » : sa mise en service ; laissez vide et la date d'achat est utilisée.
« Durée de vie prévue (ans) » : combien de temps ce type d'équipement dure (une toiture 25 ans, un chauffe-eau 12).
« Coût de remplacement » : ce que coûterait son remplacement aujourd'hui, visible seulement par les personnes autorisées à voir la valeur des actifs.
« Année de remplacement prévue » : à indiquer quand vous connaissez déjà l'année ; elle remplace le calcul.
« État » : 5 Excellent, 4 Bon, 3 Moyen, 2 Mauvais, 1 Critique, avec le jour de l'évaluation.

Comment l'année de remplacement est calculée

Année de remplacement = l'année de remplacement prévue si elle est renseignée, sinon l'année de mise en service (ou d'achat) plus la durée de vie prévue. La durée de vie restante est cette année moins l'année en cours ; une fois dépassée, l'actif affiche « Durée de vie dépassée ». Rien n'est deviné : sans données, aucune année n'est affichée.

Où les renseigner

Sur le web : Actifs, ouvrez un actif, Modifier, carte « Cycle de vie et remplacement ».
Dans l'application mobile : modifiez l'actif sur place pour noter son état ; le jour de l'évaluation est enregistré pour vous.
En masse par import : le modèle d'import des actifs a une colonne pour chacun de ces champs.
Pour masquer la carte du formulaire : Paramètres de l'entreprise › Formulaire d'actif › Champs facultatifs.

Où les retrouver

Sur la fiche de l'actif, carte « Cycle de vie et remplacement » : état, année de remplacement, durée de vie restante et coût de remplacement.
Dans le PDF de l'actif et sa fiche Excel.
Sur l'écran mobile de l'actif : état, année de remplacement et durée de vie restante, jamais le coût.
Dans l'historique d'activité de l'actif, chaque modification avec son ancienne et sa nouvelle valeur.

La prévision des remplacements (offre Business)

Analyses › Prévision des remplacements liste, année par année sur les années à venir, les actifs qui arrivent en fin de durée de vie (ceux qui l'ont déjà dépassée en premier) et ce que coûtera leur remplacement. Chaque ligne est un site : l'emplacement le plus haut de l'actif.

Choisissez l'horizon (de 5 à 20 ans) et limitez-le à un site ou un emplacement.
Ouvrez un site pour voir ses actifs, leur état et leur année de remplacement.
Le nombre d'actifs sans données de cycle de vie indique ce qu'il reste à renseigner pour ne rien oublier.
Les coûts ne sont affichés qu'aux personnes autorisées à voir la valeur des actifs.

Dans le plan d'investissement pour votre conseil

Le rapport « Plan d'investissement » (Rapports › Modèles) se termine par les actifs à remplacer, par année et par site. Planifiez-le chaque mois ou chaque trimestre pour l'envoyer en PDF ou en Excel.

D'un actif à un projet

Sur la fiche de l'actif et dans la prévision, « Créer un projet de remplacement » ouvre un nouveau projet déjà rempli avec l'actif, son emplacement, l'année et le coût de remplacement : vous le relisez et vous l'enregistrez.