Enregistrer un actif

Chaque actif obtient une référence unique (ACT-1, ACT-2, etc.) et stocke les spécifications, données financières et historique de maintenance.

Champs obligatoires

• Nom — Nom clair et identifiable

Champs optionnels

• Catégorie — Production, CVC, Électricité, etc.
• Emplacement — Lieu d'installation physique
• Modèle et numéro de série
• Fabricant
• Description détaillée
• Code-barres
• Photos et documents
• Coût d'acquisition, date d'achat, garantie
• Zone — le secteur, le site ou la partie d'usine où se trouve l'équipement

Votre propre code d'équipement

Si vos équipements portent déjà un code (une plaque gravée, une étiquette, un numéro utilisé dans vos documents), saisissez-le dans Code-barres. Il apparaît sous le nom de l'équipement dans la liste et sur sa page, il est trouvé par la recherche et par un scan, et un import peut s'en servir pour mettre à jour le bon équipement. Quand le code est déjà porté par un autre équipement, le formulaire vous avertit. Pour rendre un doublon impossible, activez « Codes-barres d'actifs uniques » dans Paramètres de l’entreprise > Système : un code déjà porté par un autre équipement est alors refusé à la création, à la modification et à l'import. Les codes déjà partagés restent tels quels.

Depuis l'application mobile

Vous pouvez aussi enregistrer un équipement là où il se trouve, sans repasser par un bureau. Dans l'application, ouvrez Plus > Équipements et touchez le « + » en haut à droite : la fiche « Nouvel équipement » ne demande qu'un Nom, l'Emplacement étant facultatif. Le reste se complète ensuite, depuis le téléphone aussi : le crayon en haut à droite de la fiche de l'équipement modifie le nom, la description, le fabricant, le modèle et le numéro de série, et pose la photo principale — prise avec l'appareil photo ou choisie dans la galerie. La catégorie, la criticité et les coûts se règlent sur le site web, et le crayon n'apparaît qu'aux comptes autorisés à modifier les équipements. Si le « + » n'apparaît pas, c'est que le compte n'a pas la permission « Créer des équipements » (un administrateur l'accorde dans Organisation > Rôles), ou que le téléphone n'a pas encore reçu la mise à jour qui l'a ajouté.

Retrouver un équipement

La liste des équipements se filtre par statut, criticité, catégorie, emplacement et zone — et le champ de recherche interroge d'un coup la référence, le nom, la description, le modèle, le numéro de série, le code-barres, le fabricant, le code QR et la zone. Les cinq compteurs au-dessus de la liste suivent vos filtres : ils décrivent toujours la liste que vous avez sous les yeux. Seule exception, le filtre de statut : cliquer un compteur est justement la façon de l'appliquer, donc les compteurs continuent d'afficher tous les statuts.