Automatiser les inspections à grande échelle

Quand une même check-list s’applique à des centaines d’actifs, créer chaque inspection à la main est la partie la plus chronophage de la maintenance. FreeMaint permet d’appliquer un modèle à plusieurs actifs d’un coup, de le planifier automatiquement, de suivre les résultats à des périodes flexibles et d’exporter des rapports prêts pour l’audit.

Appliquer à plusieurs actifs d’un coup

Depuis la grille d’inspection, cliquez sur « Appliquer aux actifs », choisissez une liste d’actifs ou une catégorie entière, sélectionnez la période, et FreeMaint crée une inspection par actif. Les actifs déjà planifiés pour cette période sont ignorés : vous pouvez relancer une tournée sans risque.

Planifier automatiquement

Sur un modèle, ouvrez la carte « Planification automatique », activez-la, définissez une fréquence (ex. tous les 1 mois), choisissez les actifs et les lieux à inspecter et une date de première exécution. FreeMaint génère ensuite les inspections à chaque cycle — en créant au besoin un bon de travail par cycle si vos techniciens travaillent depuis une liste de tâches. Pour retirer des inspections générées par erreur (par exemple des actifs ajoutés au mauvais modèle), retirez d’abord ces actifs du planning, puis cochez les exécutions dans la liste des inspections (« Tout sélectionner sur cette page » aide) et cliquez sur « Supprimer » dans la barre de sélection — il faut la permission de supprimer des inspections.

Ignorer les week-ends et jours fériés sur les rondes quotidiennes

Quand une planification tourne chaque jour, activez « Ignorer les jours non travaillés » sur la carte « Planification automatique » : aucune inspection n'est générée les jours où votre entreprise ne travaille pas — les jours de la semaine désactivés et les jours fériés saisis dans Paramètres de l'entreprise → Horaires de travail. Le jour ignoré est simplement sauté : le lundi ne reçoit pas les inspections du week-end en plus des siennes. Sans calendrier de travail, tous les jours comptent comme travaillés. Les planifications hebdomadaires, mensuelles ou plus longues ne sont pas concernées, car chacune de leurs inspections couvre une période entière.

Plusieurs passages par jour (Business)

Avec une cadence quotidienne, activez « Plusieurs passages par jour » sur la carte « Planification automatique » et ajoutez jusqu'à 12 heures, espacées d'au moins une heure, dans le fuseau horaire de votre société — par exemple 06:00, 14:00 et 22:00 pour trois postes. FreeMaint ouvre alors un passage à chaque heure, pour chaque actif et chaque lieu du modèle. Chaque passage est dû au début du suivant : celui de nuit peut donc être terminé après minuit. Un point réglé sur « Une fois par jour » — un choix proposé uniquement sur ces modèles — reste dû jusqu'à ce qu'un passage de la journée y ait répondu ; les passages ouverts après cette réponse ne l'exigent plus. Les passages multiples sont une fonctionnalité du plan Business et ne peuvent pas être combinés avec la génération automatique de bons de travail.

Qui est prévenu

Chaque matin à 07h00 dans le fuseau horaire de votre entreprise, chaque personne ayant de nouvelles inspections reçoit UN récapitulatif — jamais un message par inspection, si bien qu'une ronde couvrant 200 actifs reste une seule notification. Attribuer une ronde à la main prévient la personne immédiatement. Une inspection attribuée à une équipe atteint tous ses membres. Les administrateurs activent ou désactivent les canaux, e-mail compris, dans Réglages > Notifications > Inspections. Inspections en retard : chaque personne assignée est prévenue des siennes, et les rôles cochés reçoivent un seul résumé des inspections en retard qu'ils peuvent voir. Si une planification active perd son dernier actif ou lieu (supprimé, y compris un véhicule retiré de la Flotte), les personnes qui gèrent les réglages de l'entreprise sont alertées.

Suivi hebdomadaire et quotidien (Business)

La grille affiche les mois par défaut. Avec le plan Business, vous pouvez aussi afficher par semaine ou par jour pour les tournées à haute fréquence, et la planification gère les cadences quotidiennes et hebdomadaires. Le suivi mensuel, trimestriel et annuel reste disponible sur tous les plans.

Historique et rapports personnalisés

Chaque inspection terminée apparaît dans l’historique de son actif. Avec le plan Business, le bouton « Exporter le rapport » de la page Inspections construit un Excel, CSV ou PDF personnalisé filtré par modèle, actif, statut et période — prêt pour l’audit.

Verrouiller les inspections sur les bonnes cibles

Sur la carte « Planification automatique », activez « Autoriser uniquement ces cibles à être inspectées » pour qu'un modèle ne soit utilisable que sur les équipements et les lieux que vous avez épinglés. Toute autre exécution est bloquée, ce qui garde votre historique d'inspection rattaché aux bons équipements et aux bons lieux de votre registre. Laissez l'option désactivée pour continuer à exécuter le modèle ponctuellement sur n'importe quel élément enregistré.

Inspecter des lieux, pas seulement des équipements

Certaines rondes portent sur un lieu plutôt que sur une machine : un couloir, une cage d'escalier, une ligne de portes coupe-feu, une zone de stockage. Sur la carte « Planification automatique », utilisez « Lieux à inspecter » à côté de « Équipements à inspecter » — recherchez par nom ou parcourez votre arborescence de lieux. Chaque lieu épinglé reçoit sa propre inspection à chaque cycle, exactement comme un équipement épinglé, et un même modèle peut contenir les deux. Les inspections de lieux apparaissent dans la grille annuelle et s'exportent en PDF comme celles des équipements.