Inspections : démarrage rapide

Le module Inspections remplace les check-lists papier par un flux natif à la GMAO. Chaque modèle décrit les points à vérifier tous les mois, et chaque exécution est une copie remplie de ce modèle pour un couple (actif, mois). La vue en grille annuelle affiche 12 mois de résultats d'un seul coup d'œil.

Comment tout s'articule

Modèles → Points de contrôle → Exécutions → Cellules. Le modèle est le formulaire. Un point de contrôle est une ligne du formulaire (par exemple « Moteur / température du carter ≤ 40 °C »). Les points peuvent être groupés en sections (MÉCANIQUE, ÉLECTRIQUE, HYDRAULIQUE, etc.). Une exécution est un passage mensuel pour un (modèle, actif, année, mois). Une cellule est le résultat élémentaire d'un couple (exécution, point) : quel code, quelle valeur, quelles notes.

Créez votre premier modèle

1. Allez sur /inspections/templates et cliquez sur « Nouveau modèle ». Donnez-lui un nom (par ex. « Contrôle mensuel compresseur ») et, si besoin, un numéro de document et une révision (champs de document maîtrisé ISO 9001).
2. Définissez éventuellement une Section responsable — l'équipe fonctionnelle responsable de ce formulaire. Les inspections générées en héritent comme équipe assignée, et la section figure sur le PDF.
3. Choisissez éventuellement une Catégorie pour regrouper ce modèle sur la page Inspections — par exemple une catégorie « Checklist Climatisation » contenant vos formulaires « Mensuel » et « Hebdomadaire ». Gérez les catégories dans Paramètres de l'entreprise → Catégories (Inspection).
4. Ajoutez des sections depuis l'éditeur si vous voulez regrouper les points — groupes courants : MÉCANIQUE, ÉLECTRIQUE, LUBRIFICATION, SÉCURITÉ. Les sections sont facultatives ; des points peuvent aussi rester « sans section ».
5. Pour chaque section, cliquez sur « Ajouter un point » et définissez un point de contrôle : un nom de pièce et la description du contrôle.
6. Configurez les codes d'action via « Éditer les codes d'action ». Un nouveau modèle démarre avec P = Pass (conforme), F = Fail (non conforme) et N = N/A (sans objet) ; remplacez-les par votre propre légende si vous préférez — par exemple P = Contrôler, R = Remplacer, A = Ajuster, C = Nettoyer, T = Compléter le niveau — avec des codes de 1 à 3 lettres.
7. Enregistrez le modèle. Il devient disponible pour les nouvelles exécutions.

Dupliquer une section

Pour créer plusieurs sections semblables (une par moteur, par exemple), cliquez sur « Dupliquer la section » (l’icône de copie) dans l’en-tête d’une section : la copie, avec tous ses points, apparaît juste en dessous. Renommez-la et choisissez son équipement avec le crayon.

Ou partir d'un brouillon IA

Sur la page Nouveau modèle, ouvrez « Générer avec l'IA » et décrivez la checklist — par exemple « Inspection préventive hebdomadaire d'une salle des compresseurs : sécurité, propreté, armoires électriques, ventilation, fuites, signalisation et 6S ». FreeMee propose des sections et des points de contrôle (conforme/non conforme, relevé numérique ou texte) et remplit le nom et la description, que vous pouvez toujours modifier. Les limites numériques ne sont remplies que si votre description les indique ; les relevés sans limites sont signalés pour que vous les définissiez dans l'éditeur. Cliquez sur « Créer avec cette checklist » pour créer le modèle avec tous ses points de contrôle d'un coup, puis affinez-le dans l'éditeur. Chaque génération coûte 3 crédits IA, uniquement lorsqu'un brouillon exploitable est renvoyé.

Montrer le point à contrôler avec une photo de référence

Dans l'éditeur de modèle, chaque point de contrôle dispose d'un bouton « Ajouter une photo de référence ». La photo s'affiche ensuite à côté du point de contrôle au moment de remplir l'inspection, sur le web comme dans l'application mobile : la personne qui fait la tournée voit exactement quel point regarder. Cliquez sur la vignette pour l'agrandir ; la petite croix la supprime. Un modèle dupliqué conserve ses photos de référence. Cette photo appartient au modèle — l'opérateur continue de prendre ses propres photos pendant la tournée. La photo est aussi imprimée en vignette à côté du point de contrôle sur le PDF de l'inspection, sur celui de l'ordre de travail et sur le formulaire vierge. L'application mobile en garde une copie sur le téléphone dès qu'elle télécharge l'inspection : la photo reste visible pendant une tournée sans réseau. Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 photos par point — par exemple l'emplacement du point, son état correct et un état défectueux. La première s'affiche à côté du point ; un appui ouvre toutes les photos.

Contrôler certains points moins souvent que la ronde

Une ronde mêle souvent des points contrôlés à chaque passage et d'autres contrôlés tous les mois ou tous les ans. Quand vous ajoutez ou modifiez un point, choisissez « À quelle fréquence ce point est-il contrôlé ? » : « À chaque inspection » (par défaut), ou une fréquence allant de toutes les semaines à tous les 2 ans — seules celles moins fréquentes que la ronde sont proposées. À la création d'une inspection, un point renseigné assez récemment sur le même équipement ou le même lieu n'est pas dû : il est replié sous « Pas à faire cette fois » en fin de section, il n'est pas obligatoire et ne compte pas dans la progression, mais il peut toujours être renseigné. Un point dont la dernière réponse était un échec reste dû. La grille annuelle affiche « — » sur une période où le point n'était pas dû, et la fiche vierge imprime la fréquence de chaque point. Un changement de fréquence s'applique aux inspections créées ensuite. Disponible avec l'offre Business.

Ajouter le plan de la ronde

Dans l'éditeur de modèle, la carte « Plan à suivre » accepte jusqu'à 6 photos — le plan du circuit, une vue d'ensemble de la ligne. Elles s'affichent en haut de chaque inspection de ce modèle, sur le web et dans l'application mobile (le téléphone en garde une copie pour les rondes sans réseau), et sont imprimées au-dessus de la liste sur la fiche vierge. Comme les photos des points, elles appartiennent au modèle, et un modèle dupliqué les conserve.

Ajouter une consigne de sécurité à un point de contrôle

Lorsque vous ajoutez ou modifiez un point de contrôle (« Ajouter un point », ou le crayon « Modifier le point »), remplissez le champ facultatif « Consigne de sécurité » — par exemple « Ne pas intervenir sur le niveau à glace tant que la chaudière est sous pression ». Le technicien la voit juste sous le point de contrôle, au-dessus de la réponse, sur le web comme dans l'application mobile, et elle est imprimée sous le point de contrôle sur le PDF de l'inspection et sur celui de l'ordre de travail. Videz le champ pour supprimer la consigne. Un modèle dupliqué conserve ses consignes de sécurité.

Optionnel : créer automatiquement un ordre de travail correctif en cas d'échec

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Lorsque plusieurs points échouent dans la même inspection, le nouveau réglage « En cas d'échecs multiples » détermine le résultat : conserver un seul ordre de travail par inspection (tous les points en échec y sont listés) ou créer un ordre de travail par point en échec, chacun attribuable et clôturable indépendamment.

Lancer une inspection

Depuis un modèle, cliquez sur « Lancer l'inspection », choisissez un équipement et un mois : l'inspection s'ouvre aussitôt — déjà démarrée — pour que vous puissiez la remplir. Pour lancer le même modèle sur plusieurs équipements à la fois, utilisez « Planifier pour plusieurs équipements ». Toute inspection planifiée ou en cours apparaît sous l'onglet « Inspections à réaliser » de la page Inspections : aucune inspection créée n'est perdue — ouvrez-en une pour la démarrer ou la poursuivre. La vue Calendrier affiche aussi les inspections planifiées en violet ; faites glisser une inspection encore au statut SCHEDULED pour la replanifier.

Remplir une exécution

Ouvrez une inspection depuis l'onglet « Inspections à réaliser » (ou directement après « Lancer l'inspection ») et cliquez sur chaque point pour saisir le résultat. Choisissez un code d'action dans la légende de votre modèle, saisissez éventuellement une valeur numérique (le contrôle de seuil en déduit OK/FAIL automatiquement si vous avez défini min/max), ajoutez des notes, joignez une photo, puis enregistrez. Le statut passe automatiquement à IN_PROGRESS. Lorsque tous les points requis sont remplis, cliquez sur « Terminer » — l'inspection se verrouille et (optionnellement) capture une URL de signature pour l'audit.

Exporter en PDF

Chaque exécution dispose d'un bouton « Télécharger le PDF » qui produit un rapport A4 portrait (en-tête, grille par sections, légende des codes action et ligne de signature) dans la langue de votre interface. La page de grille annuelle a son propre bouton « Télécharger le PDF annuel » pour la matrice A4 paysage sur 12 mois — vert pour OK, rouge pour échec, orange pour en attente. Chaque modèle peut aussi être imprimé vierge, pour être rempli à la main (voir la section suivante).

Imprimer un formulaire vierge à remplir à la main

Sur la page d'un modèle, cliquez sur « Imprimer le formulaire vierge » pour télécharger un PDF de la check-list, prêt à imprimer et à remplir à la main — par exemple le contrôle hebdomadaire d'une chaudière affiché à côté de la machine. La feuille reprend le nom du modèle, son numéro de document, sa révision et sa fréquence, avec des lignes vides pour l'actif ou l'emplacement, la date et l'inspecteur. Chaque point de contrôle est imprimé avec sa photo de référence et sa consigne de sécurité, et avec une case de réponse adaptée à son type : une case par code action, des cases Conforme / Échec ou Oui / Non, une ligne avec l'unité et la plage acceptée pour un relevé, une case par option pour un choix multiple. Si le modèle est planifié, un registre suit avec une ligne par période — une ligne par semaine pour un contrôle hebdomadaire — et des colonnes pour la date, la signature et les commentaires ; aucune année n'est imprimée, la même feuille peut donc resservir. Des lignes de signature terminent la page. Le bouton est disponible pour toute personne qui peut consulter les inspections, quelle que soit l'offre.

Supprimer un modèle

Pour supprimer un modèle que vous n'utilisez plus, ouvrez sa carte (ou sa page de détail), cliquez sur le menu ⋯ puis choisissez Supprimer. L'étape de confirmation indique combien de sections, de points de contrôle et d'exécutions planifiées seront supprimés — lisez-la attentivement, car la suppression est définitive et se propage à chaque cellule remplie. Elle exige la permission inspections:template_write (accordée par défaut aux administrateurs et aux responsables).

Conseils

• Commencez petit : définissez UN modèle pour votre actif le plus critique et utilisez-le pendant un mois avant de l'étendre.
• Le champ libre « Criticité » du modèle fixe la priorité des ordres de travail correctifs qu'il génère : Élevée par défaut, Moyenne quand le champ contient le mot anglais « low » (par exemple « Low »). Toute autre valeur, comme une note, garde Élevée.
• La grille annuelle est votre piste d'audit. Imprimez-la une fois par an pour les audits ISO 9001.
• Vous pouvez créer des modèles distincts pour chaque famille d'actifs (compresseurs, convoyeurs, armoires électriques) et les voir côte à côte dans le Calendrier unifié.

Remplir une inspection (enregistrement automatique)

Ouvrez une exécution et touchez un code sur chaque élément — votre choix est enregistré automatiquement, il n'y a donc pas de bouton d'enregistrement par élément. Une petite coche apparaît une fois la cellule enregistrée. Vous pouvez aussi toucher « Tout enregistrer », ou simplement « Terminer » (qui enregistre d'abord les modifications en attente). Ajoutez une photo à n'importe quel élément avec le bouton appareil photo : elle apparaît en vignette, s'ouvre en plein écran et est incluse dans le PDF.

Résultats codés en couleur (Conforme / Non conforme)

Dans « Modifier les codes d'action », marquez chaque code comme Conforme, Non conforme ou Neutre. Les codes Conforme deviennent verts et les codes Non conforme deviennent rouges — sur l'écran de saisie comme sur la grille annuelle. Un résultat Non conforme marque l'élément en défaut ; c'est donc aussi lui qui déclenche l'ordre de travail correctif automatique lorsque cette option est activée. Les codes laissés en Neutre (par exemple « N/A ») ne mettent jamais un élément en défaut.

Tournées et tableau annuel

Quand un modèle couvre plusieurs actifs, « Inspections à faire » affiche une ligne par inspection plutôt qu'une par actif, avec une barre de progression sur ses actifs. Ouvrez la ligne pour voir la liste des actifs et en démarrer un ; le bouton « Grouper par inspection » revient à la liste plate. Dans l'onglet Modèles, le bouton Tableau remplace les cartes par un tableau de tous les modèles avec leurs colonnes de planification et une bande Janvier→Décembre montrant ce qui a réellement été exécuté chaque mois de l'année choisie.

Inspections terminées en retard

Une inspection terminée après son échéance affiche « Terminé en retard » et le nombre de jours de retard, dans la liste et sur l’inspection. Une inspection en retard peut toujours être remplie et terminée.

Ne poser une question que quand elle compte

Un point de contrôle peut n’apparaître que si un point précédent a reçu une certaine réponse — « décrire la fuite » seulement si « fuite ? » vaut Oui. Dans l’éditeur de modèle, choisissez le point déclencheur sous « Ne demander que si… » et cochez les réponses qui le révèlent. Seuls les points à réponses fixes peuvent en commander un autre (conforme/non conforme, oui/non, code d’action, choix multiple) ; un nombre ou un texte libre ne le peut pas. Un point masqué n’est pas posé, ne bloque pas la clôture même s’il est obligatoire ou exige une photo, et ne déclenche jamais d’ordre de travail correctif. Une réponse déjà enregistrée est conservée et reste imprimée sur le rapport.

Voir quand elles ont été passées

Chaque ronde d'inspection apparaît aussi au Calendrier (/calendar). Une ronde encore à faire se place à sa date planifiée ; une fois réalisée, elle se déplace à la date où elle a effectivement été passée, grisée et barrée — c'est cette date-là qu'un registre annuel doit montrer. Utilisez le filtre de source pour n'afficher que les inspections si le calendrier est chargé.

Abandonner une inspection lancée par erreur

Vous avez lancé la mauvaise inspection ? Ouvrez-la et cliquez sur « Abandonner » (sur mobile : ⋮, puis Abandonner) ; le motif est facultatif. Peuvent le faire la personne qui l'a démarrée, ses assignés, son équipe ou quiconque a le droit de supprimer des exécutions d'inspection. Un contrôle à l'usage, ou une inspection manuelle que vous avez créée et démarrée vous-même, est supprimé ; toute autre inspection revient à Planifiée avec la même échéance, ses réponses, notes et photos effacées. Le stock consommé retourne au magasin, les relevés de compteur saisis sont conservés et l'action est tracée dans le journal d'audit. Une inspection terminée ou signée ne peut pas être abandonnée.

Changer le type de réponse d'un point de contrôle

Vous pouvez changer le « Type de réponse » d'un point de contrôle (par exemple de « Codes action » à « Oui / Non ») même s'il a déjà reçu des réponses. L'éditeur vous indique d'abord combien il en a : ces réponses restent exactement telles qu'elles ont été données et gardent leur verdict, et un ancien code s'affiche avec sa signification dans la légende, par exemple « C — Conforme ». Seules les nouvelles réponses suivent le nouveau type.

Sélectionner plusieurs inspections à la fois

Dans « Inspections à faire », chaque tournée a sa propre case : elle sélectionne toutes les inspections de la tournée pour les actions groupées (assigner, démarrer, vérifier, supprimer). Supprimer nécessite le droit de supprimer des inspections, et une inspection planifiée revient à son prochain cycle.