Démarrer une inspection en scannant

Scanner le QR code d'une machine amène la personne qui se trouve devant elle directement à l'inspection due aujourd'hui — et non à une liste d'inspections passées. Chauffeurs, opérateurs et techniciens obtiennent le formulaire en une étape, et l'enregistrement montre que l'inspection a été ouverte par un scan.

Ce qui se passe quand vous scannez

1. Scannez le QR code de l'équipement ou de l'emplacement, avec l'appareil photo du téléphone ou le bouton Scanner QR de l'application.
2. FreeMaint trouve l'inspection due pour la période en cours et l'ouvre.
3. Si deux modèles s'appliquent, vous choisissez dans une courte liste. Si aucun n'est configuré, la page vous le dit et vous oriente vers les modèles.
4. Remplissez le contrôle et terminez-le comme d'habitude.

Quand l'étiquette est abîmée

Une étiquette rayée, effacée ou jamais imprimée ne bloque personne. Ouvrez la fiche de l'équipement, allez dans l'onglet Inspections et utilisez « Démarrer l'inspection du jour ». Vous obtenez le même formulaire. L'enregistrement indique alors un démarrage manuel plutôt qu'un scan, ce qui décrit honnêtement ce qui s'est passé.

Ce que l'enregistrement contient

Lorsqu'une inspection est ouverte par un scan, l'exécution conserve le code scanné et le moment exact, et le PDF imprime une ligne « Contrôle du scan ». C'est un contrôle et une trace datée : cela montre qu'un scan a eu lieu. Ce n'est pas une preuve de présence physique, car un code imprimé peut être photographié.

Un contrôle à chaque utilisation

Certains contrôles ne tombent pas à une date mais à chaque fois que quelqu'un prend l'équipement : l'état des lieux d'un véhicule de pool, la vérification avant de conduire un chariot. Réglez le modèle sur « À chaque utilisation de l'équipement » : chaque scan ouvre un nouveau contrôle pour la personne qui scanne — un véhicule pris trois fois dans la journée en reçoit trois, chacun au nom de celui qui l'avait. Si cette personne en a laissé un inachevé aujourd'hui, le scan le reprend. Le bouton de l'écran de scan devient alors « Faire l'état des lieux ». Ce mode est disponible avec le plan Business.

1. Sur le modèle, réglez « Quand est-il rempli ? » sur « À chaque utilisation de l'équipement ».
2. Dans « S'applique à tous les actifs de la catégorie », choisissez la catégorie couverte — par exemple Véhicules. Les véhicules ajoutés plus tard sont couverts automatiquement.
3. Ajoutez un élément de relevé de compteur pour noter le kilométrage, et prenez jusqu'à 6 photos par élément pour le tour du véhicule.
4. Sur chaque fiche véhicule de la Flotte, la section « Contrôles » indique qui a fait les derniers contrôles, quand, et combien de points ont échoué.

Mise en place

1. Créez un modèle d'inspection avec les points à vérifier.
2. Ouvrez la planification du modèle, choisissez la fréquence et épinglez les équipements ou emplacements concernés.
3. Imprimez les QR codes depuis chaque fiche d'équipement, ou en lot depuis la liste des équipements.
4. Donnez aux personnes qui réaliseront les inspections un rôle incluant la permission « exécuter les inspections ».

Conseils

• Exiger un scan : sur le modèle, activez « Exiger un scan QR pour démarrer » afin qu'une exécution ne puisse être ouverte qu'à la machine. Une personne autorisée à modifier les modèles peut tout de même passer outre pour une étiquette abîmée, et cette dérogation est enregistrée avec son motif. Une fois l'inspection démarrée, tout autre appareil ou onglet de navigateur, application web comprise, doit scanner à nouveau le code avant de pouvoir la remplir ou la terminer, et chacun de ces scans est lui aussi enregistré.
• Un code-barres ou une plaque de numéro de série existants fonctionnent déjà — FreeMaint les reconnaît aussi, vous pouvez donc commencer avant d'imprimer la moindre étiquette.
• Les lieux aussi : scanner le QR code d'un local, d'un couloir ou d'une chaufferie propose « Démarrer l'inspection du jour » pour les rondes épinglées sur ce lieu — sur la page web ouverte par le scan comme dans l'application mobile —, exactement comme l'étiquette d'un équipement.
• Deux personnes qui scannent la même machine au même moment obtiennent la même inspection, jamais deux.