Suivre les non-conformités jusqu'à la clôture

Quand un point de contrôle d'inspection échoue, cet échec est une non-conformité : quelque chose ne va pas sur un équipement précis, et quelqu'un doit le corriger puis prouver que c'est corrigé. L'onglet Non-conformités regroupe tous les points de contrôle en échec de toutes vos inspections dans une seule liste, pour que rien ne se perde au fond d'un rapport d'inspection.

Où la trouver

Ouvrez Inspections et choisissez l'onglet « Non-conformités ». La liste affiche tous les points de contrôle actuellement en échec, du plus récent au plus ancien. La consultation du registre est disponible sur toutes les formules.

Les cinq statuts

Le statut d'une non-conformité est déduit automatiquement du bon de travail correctif qui lui est lié — vous n'avez jamais à synchroniser les deux à la main. Seule la vérification finale est saisie par une personne.

Créer un bon de travail depuis une non-conformité

Si une non-conformité n'a pas encore de bon de travail, cliquez sur « Créer un bon de travail ». FreeMaint crée un bon de travail correctif pré-rempli avec l'équipement, l'emplacement et le point de contrôle en échec, puis le lie à la non-conformité. Cliquer deux fois ne crée jamais de doublon. Si votre modèle crée déjà des bons de travail automatiquement en cas d'échec, les non-conformités arrivent ici avec le lien déjà en place.

Vérifier une correction

Une fois la réparation faite, revenez sur la non-conformité et cliquez sur « Vérifier et clôturer ». Confirmez que vous avez vérifié sur le terrain que le problème a réellement disparu. Cette étape est volontairement distincte de la clôture du bon de travail : un bon de travail terminé prouve qu'un travail a eu lieu, pas que le défaut a été corrigé. L'ISO 9001 et l'ISO 45001 exigent toutes deux cette vérification, et elle est enregistrée à votre nom. Si le défaut réapparaît, rouvrez la non-conformité.

Non-conformités récurrentes

Quand le même point de contrôle échoue à nouveau sur le même équipement lors d'une période ultérieure, ce nouvel échec est enregistré comme une non-conformité distincte et les deux sont marquées « Récurrente ». Deux non-conformités ouvertes sur le même point de contrôle est un signal, pas un doublon : cela signifie que le problème a été constaté deux fois et n'est toujours pas réglé. Utilisez le filtre « Récurrentes uniquement » pour repérer les problèmes chroniques qui méritent une correction de fond.

Affiner la liste

• Rechercher par point de contrôle, équipement ou modèle
• Filtrer par statut pour ne voir que ce qui reste ouvert
• Filtrer par gravité, qui reprend par défaut le niveau de risque défini sur le point de contrôle
• N'afficher que les non-conformités récurrentes

Lancer une analyse des causes racines sur une non-conformité

Quand un défaut mérite plus qu'une réparation — il revient sans cesse, ou il révèle un problème de processus — appuyez sur Analyse sur la non-conformité. FreeMaint ouvre une fiche de résolution de problèmes, en PDCA par défaut et convertible en 5 Pourquoi, Ishikawa, A3 ou DMAIC, déjà reliée à cette non-conformité. L'analyse, ses actions correctives et leur vérification d'efficacité vivent alors dans le registre Amélioration continue avec tout le reste, plutôt que dans un tableur à part. Appuyer de nouveau sur Analyse rouvre toujours la même fiche : jamais une seconde. Ouvrir une analyse nécessite le forfait Enterprise ; relire une analyse existante, jamais.

1. Ouvrez Inspections et allez dans l'onglet Non-conformités.
2. Appuyez sur Analyse sur la ligne à investiguer.
3. Déroulez les étapes de la méthode, puis ajoutez des actions correctives avec un responsable et une échéance.
4. Une fois les actions faites, indiquez si elles ont été efficaces — c'est ce qui boucle la boucle pour un audit.

Un seul rapport pour tout le défaut

Sur n'importe quel constat, « Rapport complet du défaut (PDF) » produit un document unique couvrant tout l'historique : l'inspection où le défaut a été détecté, le constat lui-même avec sa photo, l'ordre de travail correctif et tout ce qui s'y est passé, l'analyse des causes avec ses actions correctives et leur vérification d'efficacité, et enfin qui a vérifié la correction et quand. C'est ce que demande un auditeur ISO 9001, et cela remplace l'ouverture de sept écrans et l'export de trois fichiers. Les sections que vous n'utilisez pas sont simplement omises.

Cartes ou tableau

Le registre propose deux présentations, et votre choix est mémorisé. Les cartes affichent chaque constat en entier. Le tableau affiche une ligne par constat — numéro, date, inspection, actif, emplacement, ordre de travail, analyse, statut et actions — ce qui est plus rapide quand vous passez en revue de nombreux défauts. Les références d'ordre de travail et d'analyse sont cliquables dans les deux vues.

Exiger que le travail correctif soit terminé d'abord

Par défaut, un constat peut être vérifié et clôturé même si son ordre de travail correctif est encore ouvert, parce que réparer sur le champ et finir la paperasse plus tard est une façon de travailler réelle. Si votre système qualité ne l'autorise pas, un administrateur peut activer l'une ou l'autre des conditions (ou les deux) dans Paramètres de l'entreprise → Système : exiger que l'ordre de travail correctif soit terminé, et exiger que l'analyse de résolution de problème soit résolue. Quand une condition n'est pas remplie, le bouton « Vérifier et clôturer » est désactivé et indique quel enregistrement bloque. Les constats sans ordre de travail ni analyse ne sont jamais concernés.