Otomatiskan inspeksi dalam skala besar

Ketika satu daftar periksa berlaku untuk ratusan aset, membuat setiap inspeksi secara manual adalah bagian pemeliharaan yang paling memakan waktu. FreeMaint memungkinkan Anda menerapkan sebuah templat ke banyak aset sekaligus, menjalankannya secara otomatis sesuai jadwal, memantau hasil pada periode yang fleksibel, dan mengekspor laporan yang siap untuk audit.

Terapkan ke banyak aset sekaligus

Dari grid inspeksi, klik "Terapkan ke aset", pilih daftar aset atau seluruh kategori aset, tentukan periode, dan FreeMaint akan membuat satu inspeksi per aset. Aset yang sudah dijadwalkan untuk periode tersebut akan dilewati, sehingga Anda dapat menjalankan ulang satu putaran dengan aman.

Jadwalkan secara otomatis

Pada sebuah templat, buka kartu "Jadwal otomatis", aktifkan, tentukan frekuensi (mis. setiap 1 bulan), pilih aset yang akan diinspeksi, dan tentukan tanggal proses pertama. FreeMaint kemudian akan membuat inspeksi setiap siklus secara otomatis — secara opsional membuat satu Perintah Kerja per siklus jika teknisi Anda bekerja berdasarkan daftar tugas. Untuk menghapus inspeksi yang dibuat karena kesalahan (misalnya aset yang ditambahkan ke template yang salah), keluarkan dulu aset tersebut dari jadwal, lalu di daftar inspeksi centang eksekusinya ("Pilih semua di halaman ini" membantu) dan klik "Hapus" di bilah pilihan — diperlukan izin untuk menghapus inspeksi.

Lewati akhir pekan dan hari libur pada ronde harian

Jika jadwal berjalan setiap hari, aktifkan "Lewati hari non-kerja" pada kartu "Jadwal otomatis": tidak ada inspeksi yang dibuat pada hari perusahaan Anda tidak bekerja — hari dalam seminggu yang dinonaktifkan dan hari libur yang dicatat di Pengaturan Perusahaan → Jadwal Kerja. Hari yang dilewati cukup dilompati, sehingga hari Senin tidak menerima inspeksi akhir pekan di samping inspeksinya sendiri. Tanpa kalender kerja, setiap hari dihitung sebagai hari kerja. Jadwal mingguan, bulanan, dan yang lebih panjang tidak terpengaruh, karena setiap putarannya mencakup satu periode penuh.

Beberapa ronde per hari (Business)

Dengan kadens harian, aktifkan "Beberapa ronde per hari" pada kartu "Jadwal otomatis" dan tambahkan hingga 12 jam, berjarak minimal satu jam, dalam zona waktu perusahaan Anda — misalnya 06:00, 14:00, dan 22:00 untuk tiga shift. FreeMaint kemudian membuka satu ronde pada setiap jam tersebut untuk setiap aset dan setiap lokasi dalam templat. Setiap ronde jatuh tempo saat ronde berikutnya dimulai, sehingga ronde malam tetap dapat diselesaikan setelah tengah malam. Titik yang diatur "Sekali sehari" — pilihan yang hanya tersedia pada templat seperti ini — tetap wajib sampai salah satu ronde hari itu menjawabnya; ronde yang dibuka setelah jawaban tersebut tidak lagi mewajibkannya. Fitur ini termasuk dalam paket Business dan tidak dapat digabungkan dengan pembuatan perintah kerja otomatis.

Siapa yang diberi tahu

Setiap pagi pukul 07.00 di zona waktu perusahaan Anda, setiap orang yang memiliki inspeksi baru menerima SATU ringkasan — bukan satu pesan per inspeksi, sehingga ronde yang mencakup 200 aset tetap menjadi satu notifikasi. Menugaskan ronde secara manual langsung memberi tahu orang tersebut. Inspeksi yang ditugaskan ke sebuah tim menjangkau seluruh anggotanya. Admin dapat menyalakan atau mematikan salurannya, termasuk e-mail, di Pengaturan > Notifikasi > Inspeksi. Inspeksi terlambat: setiap orang yang ditugaskan diberi tahu tentang inspeksinya sendiri, dan peran yang Anda centang menerima satu ringkasan inspeksi terlambat yang dapat mereka lihat. Jika jadwal aktif kehilangan aset atau lokasi terakhirnya (dihapus, termasuk kendaraan yang dikeluarkan dari Armada), orang yang mengelola pengaturan perusahaan diberi peringatan.

Pemantauan mingguan dan harian (Business)

Grid menampilkan bulan secara default. Pada paket Business, Anda juga dapat melihat per minggu atau per hari untuk putaran dengan frekuensi tinggi, dan jadwal mendukung siklus harian serta mingguan. Pemantauan bulanan, triwulanan, dan tahunan tetap tersedia di semua paket.

Riwayat dan laporan kustom

Setiap inspeksi yang selesai akan muncul dalam riwayat asetnya. Pada paket Business, tombol "Ekspor laporan" pada halaman Inspections menghasilkan Excel, CSV, atau PDF kustom yang difilter berdasarkan templat, aset, status, dan periode — siap untuk audit.

Kunci inspeksi pada target yang tepat

Pada kartu "Jadwal otomatis", aktifkan "Hanya izinkan target ini yang diinspeksi" agar templat hanya bisa dipakai pada aset dan lokasi yang Anda sematkan. Menjalankannya di tempat lain akan diblokir, sehingga riwayat inspeksi tetap terkait dengan peralatan dan tempat yang benar dalam daftar Anda. Biarkan nonaktif untuk tetap menjalankan templat secara ad-hoc pada apa pun yang terdaftar.

Inspeksi lokasi, bukan hanya aset

Sebagian ronda mencakup sebuah tempat, bukan mesin: koridor, tangga, jalur pintu tahan api, area penyimpanan. Pada kartu "Jadwal otomatis", gunakan "Lokasi yang diinspeksi" di samping "Aset yang diinspeksi" — cari berdasarkan nama atau telusuri hierarki lokasi Anda. Setiap lokasi yang disematkan mendapat inspeksinya sendiri pada tiap siklus, persis seperti aset yang disematkan, dan satu templat bisa memuat keduanya. Inspeksi lokasi muncul di tabel tahunan dan diekspor ke PDF seperti inspeksi aset.