Mulai inspeksi dengan memindai

Memindai kode QR pada mesin membawa orang yang berdiri di depannya langsung ke inspeksi yang jatuh tempo hari ini, bukan ke daftar inspeksi masa lalu. Pengemudi, operator, dan teknisi memperoleh formulirnya dalam satu langkah, dan catatannya menunjukkan bahwa inspeksi dibuka melalui pemindaian.

Apa yang terjadi saat memindai

1. Pindai kode QR peralatan atau lokasi dengan kamera ponsel atau tombol Pindai QR di aplikasi.
2. FreeMaint menemukan inspeksi yang jatuh tempo untuk periode berjalan dan membukanya.
3. Jika ada dua templat yang berlaku, Anda memilih dari daftar singkat. Jika belum ada satu pun, halaman akan memberitahukannya dan mengarahkan Anda ke templat.
4. Isi checklist dan selesaikan seperti biasa.

Ketika stiker rusak

Label yang tergores, pudar, atau belum pernah dicetak tidak menghalangi siapa pun. Buka halaman peralatan, masuk ke tab Inspeksi, lalu gunakan «Mulai inspeksi hari ini». Anda mendapat formulir yang sama. Catatannya kemudian menunjukkan mulai secara manual, bukan pemindaian — deskripsi jujur atas apa yang terjadi.

Apa yang tersimpan dalam catatan

Ketika inspeksi dibuka melalui pemindaian, pelaksanaannya menyimpan kode yang dipindai beserta waktunya, dan PDF mencetak baris «Pemeriksaan pemindaian». Ini adalah kendali dan catatan bertanggal: ia menunjukkan bahwa pemindaian benar terjadi. Ini bukan bukti kehadiran fisik, karena kode tercetak dapat difoto.

Pemeriksaan setiap kali peralatan digunakan

Beberapa pemeriksaan tidak jatuh pada tanggal tertentu, melainkan setiap kali seseorang memakai peralatan: pemeriksaan keliling kendaraan operasional, pengecekan sebelum mengemudikan forklift. Atur template ke "Setiap kali peralatan digunakan" dan setiap pemindaian membuka pemeriksaan baru untuk orang yang memindai — kendaraan yang dipakai tiga kali sehari mendapat tiga pemeriksaan, masing-masing atas nama pemakainya. Jika orang itu meninggalkan pemeriksaan yang belum selesai hari ini, pemindaian akan melanjutkannya. Tombol di layar pindai menjadi "Lakukan pemeriksaan sebelum pemakaian". Mode ini tersedia di paket Business.

1. Pada template, atur "Kapan diisi?" ke "Setiap kali peralatan digunakan".
2. Di "Berlaku untuk semua aset dalam kategori", pilih kategori yang dicakup — misalnya Kendaraan. Kendaraan yang ditambahkan kemudian tercakup otomatis.
3. Tambahkan item pembacaan meter untuk mencatat odometer, dan ambil hingga 6 foto per item untuk pemeriksaan keliling.
4. Di halaman setiap kendaraan di Armada, bagian "Pemeriksaan" menampilkan siapa yang melakukan pemeriksaan terakhir, kapan, dan berapa item yang gagal.

Cara menyiapkannya

1. Buat templat inspeksi berisi titik-titik yang ingin Anda periksa.
2. Buka penjadwalan templat, pilih frekuensinya, dan tautkan peralatan atau lokasi yang berlaku.
3. Cetak kode QR dari halaman tiap peralatan, atau secara massal dari daftar peralatan.
4. Beri orang yang akan menjalankan inspeksi sebuah peran yang memuat izin «jalankan inspeksi».

Kiat

• Wajibkan pemindaian: pada templat, aktifkan «Wajib pindai QR untuk memulai» sehingga pelaksanaan hanya dapat dibuka di dekat mesin. Orang yang boleh menyunting templat tetap dapat melewatinya bila label rusak, dan pengecualian itu tercatat beserta alasannya. Setelah inspeksi dimulai, perangkat atau tab browser lain, termasuk aplikasi web, harus memindai kode lagi sebelum dapat mengisi atau menyelesaikannya, dan setiap pemindaian tersebut juga dicatat.
• Barcode atau pelat nomor seri yang sudah ada pun berfungsi — FreeMaint juga mencocokkannya, jadi Anda bisa mulai sebelum mencetak stiker apa pun.
• Lokasi juga bisa: memindai kode QR sebuah ruangan, koridor, atau ruang mesin menampilkan "Mulai inspeksi hari ini" untuk ronde yang disematkan pada lokasi tersebut — di halaman web yang terbuka setelah pemindaian dan di aplikasi seluler — sama seperti label peralatan.
• Dua orang yang memindai mesin yang sama pada saat bersamaan mendapat inspeksi yang sama, tidak pernah dua.