Lacak temuan cacat sampai ditutup

Ketika sebuah titik pemeriksaan gagal, kegagalan itu adalah temuan: ada yang tidak beres pada aset tertentu, dan seseorang harus memperbaikinya lalu membuktikan bahwa itu sudah diperbaiki. Tab Temuan cacat mengumpulkan semua titik pemeriksaan yang gagal dari seluruh inspeksi dalam satu daftar, sehingga tidak ada yang hilang di dalam satu laporan inspeksi.

Di mana menemukannya

Buka Inspeksi dan pilih tab «Temuan cacat». Daftar menampilkan semua titik pemeriksaan yang saat ini tercatat gagal, terbaru lebih dulu. Membaca daftar ini tersedia di semua paket.

Lima status

Status sebuah temuan disimpulkan otomatis dari perintah kerja perbaikan yang terhubung — Anda tidak perlu menyelaraskan keduanya secara manual. Hanya verifikasi akhir yang dicatat oleh orang.

Membuat perintah kerja dari sebuah temuan

Jika sebuah temuan belum punya perintah kerja, klik «Buat perintah kerja». FreeMaint membuat perintah kerja perbaikan yang sudah terisi aset, lokasi, dan titik pemeriksaan yang gagal, lalu menautkannya ke temuan. Mengklik dua kali tidak pernah membuat duplikat. Jika templat Anda sudah membuat perintah kerja otomatis saat gagal, temuan tiba di sini dengan tautan yang sudah siap.

Memverifikasi perbaikan

Setelah perbaikan selesai, kembali ke temuan dan klik «Verifikasi & tutup». Pastikan Anda telah memeriksa di lapangan bahwa masalahnya benar-benar hilang. Langkah ini sengaja dipisahkan dari penyelesaian perintah kerja: perintah kerja yang selesai membuktikan ada pekerjaan yang dilakukan, bukan bahwa cacatnya sudah diperbaiki. ISO 9001 dan ISO 45001 sama-sama mewajibkan verifikasi ini, dan tercatat atas nama Anda. Jika cacatnya muncul lagi, buka kembali temuan tersebut.

Temuan berulang

Ketika titik pemeriksaan yang sama gagal lagi pada aset yang sama di periode berikutnya, kegagalan baru itu dicatat sebagai temuan tersendiri dan keduanya ditandai «Berulang». Dua temuan terbuka untuk titik pemeriksaan yang sama adalah sinyal, bukan duplikat: artinya masalah terlihat dua kali dan masih belum selesai. Gunakan filter «Hanya temuan berulang» untuk menemukan masalah kronis yang layak diperbaiki lebih mendalam.

Mempersempit daftar

• Cari berdasarkan titik pemeriksaan, aset, atau templat
• Saring berdasarkan status untuk melihat yang masih terbuka saja
• Saring berdasarkan tingkat keparahan — bawaannya level risiko yang diatur pada titik pemeriksaan
• Tampilkan hanya temuan berulang

Menjalankan analisis akar masalah pada temuan

Ketika sebuah cacat butuh lebih dari sekadar perbaikan — terus berulang, atau menunjuk ke masalah proses — tekan Analisis pada temuan tersebut. FreeMaint membuka catatan pemecahan masalah, PDCA secara bawaan dan bisa diubah ke 5 Why, Ishikawa, A3, atau DMAIC, yang sudah tertaut ke temuan itu. Dengan begitu analisis, tindakan korektifnya, dan verifikasi efektivitasnya berada di register Perbaikan berkelanjutan bersama yang lain, bukan di lembar kerja terpisah. Menekan Analisis lagi pada temuan yang sama selalu membuka catatan yang sama; tidak pernah membuat yang kedua. Membuka analisis memerlukan paket Enterprise; membaca analisis yang sudah ada tidak pernah memerlukannya.

1. Buka Inspeksi lalu masuk ke tab Temuan.
2. Tekan Analisis pada baris yang ingin Anda selidiki.
3. Isi langkah-langkah metodenya, lalu tambahkan tindakan korektif dengan penanggung jawab dan tenggat.
4. Setelah tindakan selesai, catat apakah tindakan itu efektif — inilah yang menutup siklus untuk keperluan audit.

Satu laporan untuk seluruh cacat

Pada cacat mana pun, «Laporan cacat lengkap (PDF)» menghasilkan satu dokumen yang mencakup seluruh riwayat: inspeksi tempat cacat ditemukan, cacat itu sendiri beserta foto buktinya, perintah kerja korektif dan segala yang terjadi padanya, analisis akar masalah beserta tindakan korektif dan verifikasi efektivitasnya, dan terakhir siapa yang memverifikasi perbaikan serta kapan. Inilah yang diminta auditor ISO 9001, menggantikan tujuh layar dan tiga ekspor. Bagian yang tidak Anda pakai cukup dihilangkan.

Kartu atau tabel

Daftar menawarkan dua tata letak dan mengingat pilihan Anda. Kartu menampilkan setiap cacat secara utuh. Tabel menampilkan satu baris per cacat — nomor, tanggal, inspeksi, aset, lokasi, perintah kerja, analisis, status, dan tindakan — lebih cepat saat meninjau banyak cacat sekaligus. Referensi perintah kerja dan analisis dapat diklik di keduanya.

Mewajibkan pekerjaan korektif selesai lebih dulu

Secara bawaan, cacat dapat diverifikasi dan ditutup meski perintah kerja korektifnya masih terbuka, karena memperbaiki di tempat lalu mengurus administrasi belakangan adalah cara kerja yang nyata. Jika sistem mutu Anda tidak mengizinkannya, administrator dapat mengaktifkan salah satu atau kedua prasyarat di Pengaturan perusahaan → Sistem: perintah kerja korektif harus selesai, dan catatan pemecahan masalah harus selesai. Bila prasyarat belum terpenuhi, tombol «Verifikasi dan tutup» dinonaktifkan dan menyebutkan catatan mana yang menahannya. Cacat tanpa perintah kerja dan tanpa analisis tidak pernah terpengaruh.