Panduan Cepat Inspeksi

Modul Inspeksi menggantikan daftar periksa kertas dengan alur kerja native CMMS. Setiap templat menjelaskan titik pemeriksaan yang ingin Anda verifikasi setiap bulan, dan setiap eksekusi adalah satu salinan terisi dari templat tersebut untuk (aset, bulan) tertentu. Tampilan grid tahunan menunjukkan hasil selama 12 bulan sekaligus.

Bagaimana semuanya saling berkaitan

Templat → Item → Eksekusi → Sel. Templat adalah formulirnya. Item adalah satu baris dari formulir tersebut (mis. "Suhu motor / bodi ≤ 40°C"). Item dapat dikelompokkan ke dalam bagian (MECHANICAL, ELECTRICAL, HYDRAULIC, dll.). Eksekusi adalah satu proses bulanan untuk (templat, aset, tahun, bulan). Sel adalah hasil terkecil untuk satu (eksekusi, item) — kode apa, nilai berapa, catatan apa.

Buat templat pertama Anda

1. Buka /inspections/templates dan klik "Templat baru". Beri nama (mis. "Pemeriksaan bulanan kompresor") dan secara opsional nomor dokumen serta revisi (kolom dokumen terkendali ISO-9001).
2. Secara opsional, tetapkan Responsible Section — tim fungsional yang bertanggung jawab atas formulir ini. Inspeksi yang dihasilkan akan mewarisi tim tersebut sebagai tim yang ditugaskan, dan bagian ini dicetak pada PDF.
3. Secara opsional, pilih Category untuk mengelompokkan templat ini pada halaman Inspections — misalnya kategori "Checklist AC" yang menampung formulir AC "Bulanan" dan "Mingguan" Anda. Kelola kategori di Company Settings → Categories (Inspection).
4. Tambahkan section dari builder jika Anda ingin mengelompokkan item — kelompok umum adalah MECHANICAL, ELECTRICAL, LUBRICATION, SAFETY. Section bersifat opsional; item juga dapat berada "tanpa section".
5. Untuk setiap section, klik "Tambah item" dan tentukan satu titik pemeriksaan: nama komponen + deskripsi titik pemeriksaan.
6. Konfigurasikan kode tindakan melalui "Edit kode tindakan". Templat baru dimulai dengan P = Pass, F = Fail, dan N = N/A; ganti dengan legenda Anda sendiri jika mau — misalnya P = Check, R = Replace, A = Adjust, C = Clean, T = Top up (periksa, ganti, setel, bersihkan, isi ulang) — menggunakan kode 1-3 huruf apa pun.
7. Simpan templat. Templat akan tersedia untuk eksekusi baru.

Menduplikasi bagian

Untuk membuat beberapa bagian yang mirip (misalnya satu per motor), klik “Duplikat bagian” (ikon salin) di judul bagian: salinan beserta semua poinnya muncul tepat di bawahnya. Ganti namanya dan pilih peralatannya dengan pensil.

Atau mulai dari draf AI

Di halaman Templat baru, buka "Buat dengan AI" dan jelaskan daftar periksanya — misalnya "Inspeksi preventif mingguan ruang kompresor: keselamatan, kerapian, panel listrik, ventilasi, kebocoran, rambu, dan 6S". FreeMee mengusulkan bagian dan titik pemeriksaan (lulus/gagal, pembacaan numerik, atau teks) serta mengisi nama dan deskripsi, yang tetap dapat Anda edit. Batas numerik hanya diisi jika deskripsi Anda menyebutkannya; pembacaan tanpa batas ditandai agar Anda menetapkannya di editor. Tekan "Buat dengan daftar periksa ini" untuk membuat templat beserta semua titik pemeriksaannya sekaligus, lalu sempurnakan di editor. Setiap pembuatan memakai 3 kredit AI, hanya jika draf yang dapat digunakan dikembalikan.

Tunjukkan titik yang harus diperiksa dengan foto referensi

Di editor templat, setiap titik pemeriksaan memiliki tombol "Tambahkan foto referensi". Foto tersebut lalu muncul di samping titik pemeriksaan saat inspeksi diisi, baik di web maupun di aplikasi seluler, sehingga orang yang melakukan inspeksi melihat persis titik mana yang harus diperhatikan. Klik gambar mini untuk memperbesarnya; tanda silang kecil menghapusnya. Templat yang diduplikat tetap menyimpan foto referensinya. Foto ini milik templat — operator tetap mengambil fotonya sendiri selama inspeksi. Foto ini juga dicetak sebagai gambar mini di samping titik pemeriksaan pada PDF inspeksi, PDF Perintah Kerja, dan formulir kosong. Aplikasi seluler menyimpan salinannya di ponsel begitu inspeksi diunduh, sehingga foto tetap tampil saat inspeksi dilakukan tanpa sinyal. Anda dapat menambahkan hingga 3 foto per titik — misalnya letak titik, kondisi yang benar, dan kondisi yang rusak. Foto pertama ditampilkan di samping titik; mengetuknya membuka semuanya.

Memeriksa beberapa titik lebih jarang daripada ronde

Sebuah ronde sering mencampur titik yang diperiksa setiap kali dengan titik yang diperiksa bulanan atau tahunan. Saat menambah atau mengedit titik, pilih "Seberapa sering titik ini diperiksa?": "Setiap inspeksi" (default), atau frekuensi dari setiap minggu hingga setiap 2 tahun — hanya yang lebih jarang daripada ronde yang ditawarkan. Saat inspeksi dibuat, titik yang baru saja diisi pada peralatan atau lokasi yang sama tidak perlu: titik itu dilipat di bawah "Tidak perlu kali ini" di akhir section-nya, tidak wajib dan tidak dihitung dalam progres, tetapi masih bisa diisi. Titik yang jawaban terakhirnya gagal tetap perlu. Grid tahunan menampilkan "—" pada periode ketika titik tidak perlu, dan formulir kosong mencetak frekuensi setiap titik. Perubahan frekuensi berlaku untuk inspeksi yang dibuat sesudahnya. Tersedia di paket Business.

Menambahkan rute ronde

Di editor templat, kartu "Rute yang diikuti" menerima hingga 6 foto — peta rute, gambaran umum lini. Foto-foto itu ditampilkan di bagian atas setiap inspeksi dari templat ini, di web dan di aplikasi seluler (ponsel menyimpan salinannya untuk ronde tanpa sinyal), dan dicetak di atas daftar pada formulir kosong. Seperti foto titik, foto itu milik templat, dan templat yang diduplikasi tetap menyimpannya.

Menambahkan catatan keselamatan ke titik pemeriksaan

Saat menambahkan atau mengedit titik pemeriksaan ("Tambah item", atau ikon pensil "Edit item"), isi kolom opsional "Catatan keselamatan" — misalnya "Jangan bekerja pada kaca penduga saat boiler masih bertekanan". Teknisi melihatnya tepat di bawah titik pemeriksaan, di atas jawaban, baik di web maupun di aplikasi seluler, dan catatan itu dicetak di bawah titik pemeriksaan pada PDF inspeksi dan PDF Perintah Kerja. Kosongkan kolom untuk menghapus catatan. Templat yang diduplikat tetap menyimpan catatan keselamatannya.

Opsional: buat otomatis Perintah Kerja korektif saat FAIL

Pada halaman templat, aktifkan "Buat otomatis Perintah Kerja korektif saat FAIL". Ketika sel mana pun dari eksekusi mendatang ditandai FAIL, sistem akan otomatis membuat Perintah Kerja berprioritas tinggi dengan tenggat waktu 24 jam, yang tertaut dua arah dengan inspeksi tersebut. Sakelar ini nonaktif secara default — aktifkan hanya ketika tim Anda siap menghadapi lonjakan WO. Anda juga dapat memilih pihak yang ditugaskan default terlebih dahulu agar WO baru langsung diarahkan ke teknisi yang tepat. Ketika beberapa item gagal dalam inspeksi yang sama, pengaturan baru "Ketika beberapa item gagal" mengontrol hasilnya: pertahankan satu Perintah Kerja per inspeksi (setiap item yang gagal dicantumkan di dalamnya) atau buat satu Perintah Kerja per item yang gagal, masing-masing dapat ditugaskan dan ditutup secara independen.

Jalankan sebuah inspeksi

Dari sebuah templat, klik "Jalankan inspeksi", pilih aset dan bulan, dan inspeksi akan langsung terbuka — sudah dimulai — sehingga Anda bisa langsung mengisinya. Untuk menjalankan templat yang sama pada banyak aset sekaligus, gunakan "Jadwalkan untuk banyak aset". Setiap inspeksi yang dijadwalkan atau sedang berlangsung akan muncul di tab "Inspeksi yang harus dilakukan" pada halaman Inspections, sehingga proses yang telah dibuat tidak akan pernah hilang — buka salah satunya di sana untuk memulai atau melanjutkannya. Tampilan Calendar juga menampilkan inspeksi terjadwal dengan warna ungu; seret inspeksi mana pun yang masih berstatus SCHEDULED untuk menjadwalkan ulang.

Isi sebuah eksekusi

Buka inspeksi dari tab "Inspeksi yang harus dilakukan" (atau langsung setelah "Jalankan inspeksi") dan klik setiap item untuk memasukkan hasil. Pilih kode tindakan dari legenda templat Anda, secara opsional masukkan nilai numerik (pemeriksaan ambang batas akan menentukan OK/FAIL secara otomatis jika Anda menetapkan min/maks), tambahkan catatan, lampirkan foto, lalu simpan. Status akan berpindah ke IN_PROGRESS secara otomatis. Ketika semua item wajib telah diisi, klik "Selesai" — eksekusi akan terkunci dan (secara opsional) merekam URL tanda tangan untuk keperluan audit.

Ekspor sebagai PDF

Setiap eksekusi memiliki tombol "Unduh PDF" yang menghasilkan laporan A4 potret (header + grid berdasarkan section + legenda kode tindakan + baris tanda tangan) dalam bahasa antarmuka Anda. Halaman grid tahunan memiliki tombol tersendiri "Unduh PDF tahunan" untuk matriks 12 bulan A4 lanskap — hijau untuk OK, merah untuk FAIL, kuning untuk PENDING. Setiap templat juga dapat dicetak kosong untuk diisi secara manual (lihat bagian berikutnya).

Mencetak formulir kosong untuk diisi manual

Di halaman templat, klik "Cetak formulir kosong" untuk mengunduh PDF daftar periksa yang siap dicetak dan diisi secara manual — misalnya pemeriksaan mingguan boiler yang ditempel di samping mesin. Lembar ini memuat nama templat, nomor dokumen, revisi, dan frekuensinya, dengan baris kosong untuk aset atau lokasi, tanggal, dan pemeriksa. Setiap titik pemeriksaan dicetak bersama foto referensi dan catatan keselamatannya, serta kotak jawaban yang sesuai dengan jenisnya: satu kotak per kode tindakan, kotak Lulus / Gagal atau Ya / Tidak, satu baris dengan satuan dan rentang yang diterima untuk sebuah pembacaan, satu kotak per opsi untuk pilihan ganda. Jika templat terjadwal, berikutnya ada log dengan satu baris per periode — satu baris per minggu untuk pemeriksaan mingguan — dan kolom untuk tanggal, tanda tangan, dan komentar; tidak ada tahun yang dicetak, sehingga lembar yang sama dapat digunakan ulang. Baris tanda tangan menutup halaman. Tombol ini tersedia bagi semua orang yang dapat melihat inspeksi, di semua paket.

Hapus sebuah templat

Untuk menghapus templat yang tidak lagi Anda gunakan, buka kartu templat (atau halaman detailnya) dan klik menu ⋯, lalu pilih Delete. Langkah konfirmasi menampilkan berapa banyak section, item, dan eksekusi terjadwal yang akan dihapus — baca dengan saksama karena penghapusan bersifat permanen dan berdampak berjenjang ke setiap sel yang telah terisi. Penghapusan memerlukan izin inspections:template_write (secara default diberikan kepada Admin dan Manajer).

Kiat

• Mulai dari yang kecil: tentukan SATU templat untuk aset Anda yang paling kritis dan jalankan selama satu bulan sebelum diperluas.
• Kolom teks bebas "Kritikalitas" pada templat menentukan prioritas perintah kerja korektif yang dibuatnya: Tinggi secara default, Sedang jika kolom tersebut mengandung kata "low" (misalnya "Low"). Nilai lain, seperti skor, tetap Tinggi.
• Grid tahunan adalah jejak audit Anda. Cetak setahun sekali untuk audit ISO-9001.
• Pelanggan dapat membuat templat berbeda untuk keluarga aset yang berbeda (kompresor, konveyor, panel listrik) dan tetap dapat melihatnya berdampingan dalam Calendar terpadu.

Isi sebuah inspeksi (simpan otomatis)

Buka sebuah eksekusi dan ketuk kode pada setiap item — pilihan Anda tersimpan otomatis, sehingga tidak ada tombol simpan per item. Tanda centang kecil akan muncul setelah sebuah sel tersimpan. Anda juga dapat mengetuk "Simpan semua", atau langsung "Selesai" (yang akan menyimpan perubahan yang tertunda terlebih dahulu). Lampirkan foto ke item mana pun dengan tombol kamera: foto akan muncul sebagai thumbnail, terbuka layar penuh saat diketuk, dan disertakan dalam PDF.

Hasil dengan kode warna (Lolos / Gagal)

Pada "Edit kode tindakan", tandai setiap kode sebagai Lolos, Gagal, atau Netral. Kode Lolos akan berubah menjadi hijau dan kode Gagal akan berubah menjadi merah — baik pada layar pengisian maupun pada grid tahunan. Hasil berkode Gagal adalah yang menandai item tersebut gagal, sehingga hal ini juga yang memicu Perintah Kerja korektif otomatis ketika opsi tersebut diaktifkan. Kode yang dibiarkan Netral (misalnya "N/A") tidak pernah menggagalkan sebuah item.

Ronde dan tabel tahunan

Ketika satu templat mencakup beberapa aset, «Inspeksi yang harus dilakukan» menampilkan satu baris per inspeksi, bukan per aset, dengan bilah kemajuan atas asetnya. Buka baris untuk melihat daftar aset dan memulai salah satunya; tombol «Kelompokkan per inspeksi» kembali ke daftar datar. Di tab Templat, tombol Tabel mengganti kartu dengan tabel semua templat beserta kolom penjadwalannya dan strip Januari–Desember yang menunjukkan apa yang benar-benar berjalan tiap bulan di tahun terpilih.

Inspeksi yang selesai terlambat

Inspeksi yang selesai setelah waktu jatuh temponya menampilkan “Selesai terlambat” dan berapa hari terlambat, di daftar dan di inspeksi. Inspeksi yang terlambat selalu dapat diisi dan diselesaikan.

Bertanya hanya bila perlu

Sebuah titik pemeriksaan dapat diatur agar muncul hanya jika titik sebelumnya dijawab dengan cara tertentu — «uraikan kebocoran» hanya bila «bocor?» dijawab Ya. Di editor templat, pilih titik pengendali pada «Tanyakan hanya bila…» lalu centang jawaban yang memunculkannya. Hanya titik dengan kumpulan jawaban tetap yang bisa mengendalikan titik lain (lulus/gagal, ya/tidak, kode tindakan, pilihan ganda); angka atau teks bebas tidak bisa. Titik yang tersembunyi tidak ditanyakan, tidak menghalangi penyelesaian meski wajib atau memerlukan foto, dan tidak pernah memunculkan perintah kerja korektif. Jawaban yang sudah terekam tetap tersimpan dan tetap tercetak di laporan.

Melihat kapan dijalankan

Setiap inspeksi juga muncul di Kalender (/calendar). Inspeksi yang belum dikerjakan berada pada tanggal jadwalnya; setelah selesai, ia berpindah ke tanggal pelaksanaan sebenarnya, berwarna abu-abu dan dicoret — dan itulah tanggal yang harus ditunjukkan catatan tahunan. Gunakan filter sumber untuk menampilkan inspeksi saja.

Membuang inspeksi yang dimulai secara keliru

Memulai inspeksi yang salah? Buka lalu klik "Buang" (di seluler: ⋮, lalu Buang); alasan bersifat opsional. Yang dapat melakukannya adalah orang yang memulainya, penerima tugas, timnya, atau siapa pun yang berhak menghapus pelaksanaan inspeksi. Pemeriksaan sebelum pemakaian, atau inspeksi manual yang Anda buat dan mulai sendiri, akan dihapus; inspeksi lainnya kembali ke Terjadwal dengan tanggal jatuh tempo yang sama, dan jawaban, catatan, serta fotonya dihapus. Stok yang terpakai kembali ke gudang, pembacaan meter yang dimasukkan tetap disimpan, dan tindakan ini dicatat di log audit. Inspeksi yang sudah selesai atau ditandatangani tidak dapat dibuang.

Mengubah jenis jawaban titik pemeriksaan

Anda dapat mengubah «Jenis jawaban» sebuah titik pemeriksaan (misalnya dari «Kode tindakan» ke «Ya / Tidak») meskipun sudah pernah dijawab. Editor terlebih dahulu memberi tahu berapa jawaban yang sudah ada: jawaban tersebut tetap persis seperti saat diberikan dan mempertahankan hasilnya, dan kode lama ditampilkan dengan artinya dari legenda, misalnya «C — Sesuai». Hanya jawaban baru yang memakai jenis baru.

Memilih banyak inspeksi sekaligus

Di « Inspeksi yang harus dilakukan », setiap putaran memiliki kotak centang sendiri: kotak ini memilih semua inspeksi putaran untuk tindakan massal (tugaskan, mulai, verifikasi, hapus). Menghapus memerlukan izin menghapus inspeksi, dan inspeksi terjadwal akan muncul lagi pada siklus berikutnya.