不具合を完了まで追跡する

点検項目が不合格になったとき、その不合格が「不具合」です。特定の設備に問題があり、誰かが是正し、是正されたことを証明しなければなりません。「不具合記録」タブは、すべての点検の不合格項目を 1 つのリストにまとめ、個別の点検報告書の中に埋もれないようにします。

表示場所

「点検」を開き、「不具合記録」タブを選びます。現在不合格として記録されているすべての点検項目が、新しい順に表示されます。記録の閲覧はすべてのプランで利用できます。

5 つのステータス

不具合のステータスは、紐づく是正作業指示から自動的に判定されます。両者を手作業で合わせる必要はありません。人が記録するのは最終確認だけです。

不具合から作業指示を作成する

作業指示がまだない不具合では「作業指示を作成」をクリックします。FreeMaint が設備・場所・不合格項目を自動で入力した是正作業指示を作成し、その不具合に紐づけます。二重クリックしても重複は発生しません。テンプレートで不合格時の自動作成を設定している場合は、最初から紐づいた状態でここに表示されます。

是正を確認する

修理が終わったら不具合に戻り、「確認して完了」をクリックします。現場で問題が本当に解消したことを確認したうえで承認してください。この手順は作業指示の完了とは意図的に分けています。完了した作業指示は作業が行われたことを示すだけで、不具合が是正されたことは示しません。ISO 9001 と ISO 45001 はいずれもこの確認を求めており、記録はお名前で残ります。不具合が再発した場合は再オープンしてください。

再発した不具合

同じ設備の同じ点検項目が後の期間に再び不合格になると、その不合格は独立した不具合として記録され、両方に「再発」が付きます。同じ点検項目に未完了の不具合が 2 件あるのは重複ではなく、シグナルです。問題が 2 回確認されてなお解決していないことを意味します。「再発のみ」フィルターを使うと、より根本的な対策が必要な慢性的問題を見つけられます。

リストを絞り込む

• 点検項目・設備・テンプレートで検索
• ステータスで絞り込み、未完了だけを表示
• 重大度で絞り込み（既定では点検項目に設定したリスクレベル）
• 再発した不具合のみ表示

不適合に対して根本原因分析を行う

欠陥が修理だけでは済まないとき——繰り返し発生する、あるいは工程の問題を示している——不適合の行で「分析」を押してください。FreeMaint はその不適合に紐づいた問題解決レコードを作成します。既定は PDCA で、なぜなぜ分析・特性要因図・A3・DMAIC に切り替えられます。これにより分析、是正処置、有効性の検証が、別の表計算ではなく「継続的改善」台帳に他の記録と並んで残ります。同じ不適合で再度「分析」を押しても常に同じレコードが開き、2 つ目が作られることはありません。分析の作成には Enterprise プランが必要ですが、既存の分析の閲覧に制限はありません。

1. 「点検」を開き、不適合のタブに移動します。
2. 調査したい行で「分析」を押します。
3. 選んだ手法の各ステップを埋め、担当者と期限を指定した是正処置を追加します。
4. 処置の完了後、それが有効だったかどうかを記録します。監査に対して輪を閉じるのはこの記録です。

不具合ひとつに対して一枚のレポート

どの不具合でも「不具合の完全レポート（PDF）」を押すと、履歴すべてを収めた一つの文書が出力されます。不具合が見つかった点検、証拠写真つきの不具合そのもの、是正作業指示とそこで起きたすべて、根本原因分析と是正処置および有効性の確認、そして最後に誰がいつ是正を検証したか。ISO 9001 の監査で求められるのはまさにこれで、七つの画面と三つのエクスポートの代わりになります。使っていないセクションは単に省かれます。

カードか表か

一覧は二つの表示を持ち、選択は記憶されます。カードは各不具合を丸ごと表示します。表は不具合ごとに一行——番号、日付、点検、設備、場所、作業指示、分析、状態、操作——で、多数の不具合をまとめて確認するときに速いです。作業指示と分析の番号はどちらの表示でもクリックできます。

先に是正作業の完了を必須にする

既定では、是正作業指示が開いたままでも不具合を検証・完了できます。その場で直して書類は後で、という働き方は実在するからです。品質システムがそれを許さない場合、管理者は「会社設定 → システム」で条件のいずれか、または両方を有効にできます。是正作業指示の完了を必須にする、問題解決記録の解決を必須にする。条件が満たされていないとき「検証して完了」ボタンは無効になり、どの記録が妨げているかを示します。作業指示も分析もない不具合は決して影響を受けません。