Zarządzanie flotą

Zarządzanie flotą to moduł planu Business, który rozszerza Zasoby o warstwę dedykowaną pojazdom i maszynom samojezdnym: samochody osobowe i dostawcze, ciężarówki lekkie i ciężkie, wózki widłowe, maszyny budowlane, przyczepy, autobusy i motocykle. Każdy pojazd pozostaje pod spodem Zasobem — ale z bogatszym profilem (VIN, numer rejestracyjny, rodzaj paliwa, pojemności) oraz automatycznie podpiętymi licznikami przebiegu i motogodzin na potrzeby konserwacji zapobiegawczej opartej na przebiegu.

Kiedy używać modułu Flota

Korzystaj z modułu Flota zawsze wtedy, gdy sprzęt porusza się o własnym napędzie, a Ty musisz śledzić przebieg, paliwo lub przypisania kierowców. Sprzęt stacjonarny (linie produkcyjne, HVAC, instalacje elektryczne, hydraulika, budynki) pozostaje w standardowym module Zasoby.

Zarejestruj pojazd

1. Otwórz sekcję Flota w panelu bocznym (w grupie ZASOBY I LOKALIZACJE)
2. Kliknij przycisk „+ Dodaj pojazd” (w prawym górnym rogu)
3. Wypełnij kartę „Podstawowe dane”: nazwa (wymagana), typ pojazdu i rodzaj paliwa
4. Dodaj dane identyfikacyjne, jeśli je masz: VIN, numer rejestracyjny, marka, model, rok, kolor, data pierwszej rejestracji
5. Wprowadź parametry ciężarówek i ciężkiego sprzętu: DMC, DMC zespołu, liczba miejsc, ładowność, pojemność zbiornika
6. Zapisz — zasób zostaje utworzony w kategorii „Pojazdy” i automatycznie otrzymuje dwa liczniki

Liczniki automatyczne

Każdy utworzony pojazd otrzymuje dwa gotowe do użycia liczniki:

Odczyty wprowadzaj ze strony szczegółów pojazdu (Otwórz w Zasobach → zakładka Liczniki) lub skanując kod QR w terenie. Wyzwalacz konserwacji zapobiegawczej oparty na przebiegu co 10 000 km lub 250 motogodzin — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej — zdefiniujesz w module Konserwacja zapobiegawcza.

Uprawnienia i role

Flota korzysta ze standardowego systemu uprawnień, przede wszystkim fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete i fleet:book (rezerwacja pojazdu dla siebie). Domyślnie role otrzymują je następująco:

Role niestandardowe (np. SHIFT_LEADER, QC_INSPECTOR) startują bez dostępu do Floty. Administrator może nadać uprawnienia fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete w /people/roles.

Widoczność danych

Pojazdy podlegają dokładnie tym samym regułom widoczności co standardowe Zasoby — respektują zakres danych firmy (ALL, TEAM, ASSIGNED), ograniczenia poddrzewa lokalizacji oraz przypisanie do wielu zespołów. Technik z zakresem TEAM widzi wyłącznie pojazdy przypisane do swojego zespołu. Dotyczy to listy Floty; rezerwacja podlega własnej, szerszej zasadzie — zobacz „Kto może rezerwować które pojazdy”.

Plan Business

Zarządzanie flotą jest dostępne od planu Business. W planach Core i Starter pozycje Floty na pasku bocznym mają kłódkę („Wymaga planu Business”), a lista pojazdów otwiera się tylko do odczytu, bez przycisków dodawania i zmieniania pojazdów. Pojazdy utworzone na planie Business zostają zachowane, jeśli później przejdziesz na niższy plan: nadal można je przeglądać, blokowane są tylko zmiany.

Dziennik paliwowy i zużycie

Rejestruj każde tankowanie i pozwól FreeMaint automatycznie wyliczać zużycie paliwa. Każdy wpis paliwowy zasila zużycie paliwa pojazdu w l/100 km — liczone zarówno w kroczącym oknie 30 dni, jak i za cały okres. Jeśli uzupełnisz stan drogomierza, odczyt jest automatycznie przekazywany do licznika ODOMETER pojazdu (z tym samym zabezpieczeniem monotoniczności co standardowe odczyty liczników).

1. Otwórz stronę szczegółów pojazdu pod adresem /fleet/:id
2. Przewiń do karty „Paliwo” i kliknij „Dodaj tankowanie”
3. Podaj ilość (litry) — wymagane; cena za litr jest opcjonalna i daje koszt każdego tankowania, który zasila wydatki floty na paliwo
4. Podaj stan drogomierza przy dystrybutorze — zdecydowanie zalecane, automatycznie synchronizuje licznik ODOMETER
5. Opcjonalnie: nazwa stacji, forma płatności, URL zdjęcia paragonu, notatki
6. Zapisz — podsumowanie kroczące się odświeża; od drugiego wpisu zużycie w l/100 km jest liczone metodą od pełnego baku do pełnego baku

Zużycie w l/100 km jest przeliczane przy każdym odczycie — nigdy nie jest zapisywane — więc edycja lub usunięcie wpisu natychmiast koryguje podsumowanie. Jeśli odczyt drogomierza jest cofnięty (niższy od ostatniego zapisanego), synchronizacja licznika zapisuje ostrzeżenie i pomija odczyt, ale sam wpis paliwowy zostaje zachowany.

Profile kierowców

Zapisz każdego kierowcę, niezależnie od tego, czy korzysta z FreeMaint. Karta kierowcy zawiera numer prawa jazdy, posiadane kategorie (zaznacz kilka — na przykład B, C i CE razem), daty wydania i ważności oraz organ wydający. Kierowca NIE potrzebuje dostępu: utworzony z poziomu Floty staje się kartą bez e-maila i bez hasła, a nic to nie kosztuje, bo każdy plan pozwala na nieograniczoną liczbę użytkowników.

1. Otwórz Flota > Kierowcy w menu bocznym i kliknij „Nowy kierowca”
2. Wpisz imię i nazwisko, wybierz rolę, a następnie numer prawa jazdy, kategorie i datę ważności
3. Zapisz — osoba od razu pojawia się na liście i można ją przypisać do pojazdu
4. Dla istniejącego użytkownika FreeMaint otwórz jego stronę pod /people/users/:id i skorzystaj z karty „Profil kierowcy”
5. Dużo kierowców do wprowadzenia? Użyj Organizacja > Użytkownicy > Import: wiersz bez e-maila i bez nazwy użytkownika tworzy taką samą kartę

Zmiana daty ważności ponownie uruchamia przypomnienia: ostrzeżenia na 30, 15 i 7 dni zostaną wysłane jeszcze raz dla nowej daty. Uprawnienia do obsługi, które nie są prawem jazdy — wózek widłowy, CACES, ADR, uprawnienia elektryczne — wpisuje się w Organizacja > Kwalifikacje, gdzie zapisywany jest organ wydający, numer referencyjny, skan certyfikatu i własne przypomnienia. W sekcji Flota ▸ Kierowcy pole wyszukiwania znajduje kierowcę po imieniu i nazwisku, e-mailu, numerze prawa jazdy lub stanowisku — bez względu na wielkość liter i znaki diakrytyczne — i łączy się z filtrem ważności.

Dokumenty pojazdu

Zbierz w jednym miejscu wszystkie dokumenty pojazdu: ubezpieczenie, dowód rejestracyjny, przegląd techniczny, opłatę drogową, naklejkę ekologiczną, zezwolenie na eksploatację. Każdy dokument ma datę wydania, datę ważności, dostawcę, numer polisy lub serii, dowolne notatki — oraz sam skan: dołącz PDF lub zdjęcie (25 MB), a otworzy się wprost we FreeMaint, bez pobierania. Możesz też zdefiniować własne typy dokumentów (wycena, faktura, protokół stanu, naprawa…) w Ustawieniach firmy ▸ Kategorie ▸ Typy dokumentów pojazdu — siedem wbudowanych typów pozostaje dostępnych obok Twoich.

Dokumenty są posortowane rosnąco według daty ważności: najpilniejsze odnowienie zawsze na górze, a dokumenty bezterminowe (dowód rejestracyjny nie traci ważności) na końcu. Czerwona etykieta «Wygasł» pojawia się automatycznie po upływie daty. Edycja daty ważności resetuje przypomnienia, więc FreeMaint ostrzeże Cię ponownie 30, 15 i 7 dni przed nową datą. Aby znaleźć jeden dokument wśród setek, wejdź w Flota ▸ Dokumenty: filtruj po typie, szukaj po numerze rejestracyjnym lub dostawcy i otwórz skan prosto z listy. Dokumenty już wygasłe pozostają widoczne w każdym oknie — to właśnie one wymagają działania. Faktury, raporty i inne pliki trafiają do sekcji Pliki pojazdu: przesłane tam są powiązane z pojazdem i widoczne także w zakładce Pliki zasobu. Kwotę faktury zapisuje się w zleceniu pracy, w Kosztach dodatkowych. Filtr Status zostawia tylko dokumenty wygasłe lub z negatywnym wynikiem albo te wkrótce wygasające (okresy od 7 do 90 dni); kafelki dokumentów na pulpicie Floty otwierają tę stronę z odpowiednim filtrem. Błędnie wpisaną datę można usunąć: wyczyść pole i zapisz.

Zapisywanie wyniku przeglądu

Przegląd techniczny ma wynik, a nie tylko datę ważności — pojazd może mieć ważny przegląd i mimo to wynik negatywny. Dodając lub edytując dokument pojazdu, ustaw Wynik przeglądu, aby ekrany floty mówiły o tym pojeździe prawdę. Pole pojawia się tylko przy przeglądzie technicznym i przy typach dokumentów utworzonych przez Ciebie; dokumenty, które nie mogą mieć wyniku pozytywnego ani negatywnego, np. dowód rejestracyjny, go nie pokazują.

Zaznacz „To przegląd powtórny” dla badania następującego po negatywnym. To pozytywny przegląd powtórny zdejmuje oznaczenie — liczy się zawsze najnowszy. Przy wyniku negatywnym ustaw jako datę ważności swój termin naprawy: istniejące odliczanie zacznie śledzić pozostały czas. Listę floty można też sortować według Statusu i dodać kolumnę Dokumenty w widoku tabeli.

Alerty o wygaśnięciu

Codziennie o 04:00 UTC FreeMaint sprawdza każde prawo jazdy i każdy dokument pojazdu i wysyła przypomnienie 30, 15 i 7 dni przed datą ważności. Dokument, który już odnowiono, nie generuje kolejnych przypomnień. Przypomnienia trafiają do dzwonka (w aplikacji), jako powiadomienie push na telefon oraz e-mailem; używane kanały określa się w ustawieniach powiadomień firmy (patrz niżej).

Domyślnie przypomnienia trafiają do osób z rolą Administrator lub Menedżer, które widzą Flotę (w przypadku dokumentu pojazdu — do tych, które widzą ten pojazd), a przy przypomnieniu o prawie jazdy także do samego kierowcy. Aby zmienić odbiorców i kanały, otwórz Ustawienia firmy ▸ Powiadomienia ▸ Zaawansowana konfiguracja powiadomień (/settings/notifications) i przejdź do kategorii „Zarządzanie flotą”. Dokumenty po terminie nie są przypominane ponownie: zachowują czerwoną etykietę «Wygasł» i pojawiają się na liście Dokumenty przeterminowane na pulpicie Floty.

Mandaty

Mandaty drogowe i parkingowe mają własny rejestr, oddzielny od dokumentów: Flota ▸ Mandaty oraz karta Mandaty na stronie każdego pojazdu. Zapisz, kiedy doszło do wykroczenia (data i godzina), kierowcę, kwotę, numer mandatu, kto go wystawił i skan zawiadomienia. Gdy tylko pojazd i godzina są wpisane, FreeMaint proponuje kierowcę, który miał wtedy rezerwację pojazdu. Mandat pozostaje pomarańczowy („Do zapłaty”), dopóki nie zaznaczysz „Opłacony” i nie podasz daty oraz płatnika — firmy lub kierowcy.

• Flota ▸ Mandaty otwiera się na „Do zapłaty” i pokazuje kwotę pozostałą do zapłaty
• Szukaj po numerze rejestracyjnym, kierowcy lub numerze mandatu
• Mandat bez kierowcy pokazuje „Kierowca do wskazania”
• Mandaty widzą tylko osoby z uprawnieniem fleet:update — to dane osobowe dotyczące wykroczeń

Przechowywałeś mandaty jako własny typ dokumentu? Wprowadź je ponownie w Flota ▸ Mandaty, a potem usuń stare dokumenty i — jeśli nie jest już potrzebny — własny typ.

Pulpit floty

Strona tylko do odczytu /fleet/dashboard pokazuje stan operacyjny całej floty w jednym zapytaniu. Sześć kafelków — pojazdy, unieruchomione, wygasające dokumenty, wygasające prawa jazdy, wydatki na paliwo i średnie zużycie — znajduje się nad dwiema listami: nadchodzące terminy (dokumenty pojazdów i prawa jazdy, według daty) oraz pięć pojazdów o największym zużyciu z ostatnich 30 dni. Większość kafelków jest klikalna i otwiera odpowiednią listę już przefiltrowaną.

1. Otwórz Flotę w panelu bocznym, a następnie kliknij przycisk Pulpit
2. Przeczytaj rząd kafelków: «Unieruchomione» liczy pojazdy w warsztacie lub wyłączone z ruchu, a czerwony kafelek «Dokumenty przeterminowane» liczy dokumenty pojazdów, których bieżąca wersja wygasła lub których przegląd dał wynik negatywny — kliknij go, aby otworzyć Flota ▸ Dokumenty przefiltrowane dokładnie na te dokumenty. Podwiersz «+ N przeterminowane» pod «Wygasającymi dokumentami» pojawia się tylko wtedy, gdy ukryjesz ten kafelek
3. Kliknij kafelek, aby otworzyć listę, którą podsumowuje — «Unieruchomione» otwiera pojazdy w naprawie, «Wygasające dokumenty» papiery do odnowienia
4. Każdy wiersz w Nadchodzących terminach pokazuje numer rejestracyjny, lokalizację, do której przypisano pojazd, i dokładną datę wygaśnięcia; kliknij go, aby przejść do pojazdu (dokumenty) lub osoby (prawo jazdy)
5. Użyj menu Sekcje, aby ukryć kafelek lub blok, z którego nie korzystasz — na przykład dwa paliwowe, jeśli paliwo prowadzicie poza FreeMaint — strona pojazdu ma to samo menu, z sekcjami Liczniki (licznik kilometrów, motogodziny) i Konserwacja (otwarte zlecenia pracy, najbliższe konserwacje zapobiegawcze) jako dwiema osobnymi

Menu Sekcje działa dla każdej osoby osobno, nie dla firmy: ukrycie kafelków paliwowych nic nie zmienia u współpracowników, a domyślnie nic nie jest ukryte. «Unieruchomione» liczy tylko pojazdy o statusie W konserwacji lub Wyłączony — pojazd oznaczony jako Zdegradowany nadal jeździ i celowo nie jest liczony. Średnie zużycie floty jest ważone dystansem (suma litrów ÷ suma kilometrów × 100), nigdy zwykła średnia ze średnich poszczególnych pojazdów. Lista terminów domyślnie obejmuje 30 dni; przełącz ją na 60 lub 90 selektorem na karcie, a Twój wybór zostanie zapamiętany. Dane paliwowe zawsze obejmują ostatnie 30 dni, ponieważ to średnia krocząca, a nie termin.

Dokumenty przeterminowane

Gdy tylko coś jest po terminie, nad Nadchodzącymi terminami pojawia się lista «Dokumenty przeterminowane». Obejmuje dokumenty pojazdów, które już wygasły lub mają negatywny wynik przeglądu, oraz wygasłe prawa jazdy, od najbardziej zaległych (negatywne przeglądy na górze), każdy z liczbą dni po terminie. «Zobacz wszystkie» otwiera Flota ▸ Dokumenty przefiltrowane na dokumenty wygasłe lub z negatywnym wynikiem; «Zobacz wszystkie» w Nadchodzących terminach otwiera dokumenty wygasające w wybranym okresie. Liczy się tylko bieżąca wersja dokumentu: odnowiony dokument przestaje się pojawiać. Zarówno kafelek «Dokumenty przeterminowane», jak i tę listę można ukryć w menu Sekcje.

Co dalej w planach

• Odłożone do konkretnej potrzeby klienta: integracje kart paliwowych i import telematyki (Samsara / GeoTab / ogólny GPS) — każda wymaga wyboru konkretnego dostawcy

Integracja telematyki GPS / IoT (Samsara, GeoTab) celowo nie znajduje się w planie rozwoju — koncentrujemy się na śledzeniu operacyjnym, a nie na sprzęcie.

Znaleźć pojazd w dużej flocie

Karta filtrów na liście floty zawęża całą flotę, a nie tylko widoczną stronę — licznik i paginacja podążają za filtrem.

Rezerwacja pojazdu i sprawdzanie, kiedy jest wolny

Każda strona pojazdu ma sekcję Dostępność: czy pojazd jest teraz wolny oraz jego najbliższe 30 dni — rezerwacje, zgłoszone okresy niedostępności i planowana konserwacja, pobierana automatycznie z zaplanowanych zleceń pracy i planów prewencyjnych pojazdu, aby nikt nie wpisywał dwa razy wizyty w warsztacie. Pokazuje to też lista floty: pojazd w użyciu ma plakietkę z informacją, kto go ma i do kiedy, a na stronie pojazdu każda rezerwacja wyświetla swoje uwagi.

1. Otwórz pojazd z /fleet i znajdź sekcję Dostępność
2. Kliknij „Zarezerwuj ten pojazd”, a następnie wybierz początek, koniec i powód
3. Jeśli pojazd jest już zarezerwowany, okno pokazuje, kto go ma i kiedy — wybierz inny termin lub inny pojazd
4. Jeśli w tym okresie zaplanowano konserwację, zobaczysz ostrzeżenie; zaznacz „Rozumiem — zarezerwuj mimo to”, aby potwierdzić
5. Menedżer może zarezerwować dla innej osoby lub użyć „Zgłoś niedostępność” dla pojazdu wypożyczonego do innej lokalizacji lub stojącego w warsztacie
6. Otwórz Flota > Planowanie: jeden wiersz na pojazd na 7, 14 lub 28 dni (Twój wybór zostaje zapamiętany), z numerem rejestracyjnym, typem pojazdu i lokalizacją. Filtruj według lokalizacji (lokalizacja obejmuje swoje podlokalizacje) i typu pojazdu — filtry można łączyć — oraz użyj filtra „Wolne od … do …”, aby zostawić tylko pojazdy wolne przez cały okres. Kolory: rezerwacje na niebiesko, niedostępności na szaro, zlecenia pracy na bursztynowo, konserwacja zapobiegawcza na zielono, unieruchomione na czerwono Każdy wiersz pokazuje też markę, model i rok produkcji. Wybranie daty w polu «Wolne od» przenosi Planowanie na ten tydzień i wyróżnia dni szukanego okresu. Aby porównać kilka pojazdów, wybierz do 10 z nich w selektorze pojazdów.
7. Planowanie zawsze zaczyna się od poniedziałku: strzałki przesuwają widok o tydzień, „Dzisiaj” wraca do bieżącego tygodnia, a numer tygodnia i daty okresu są widoczne obok. Miesiąc jest podany nad pierwszym dniem i nad każdym 1. dniem miesiąca Nagłówek dni i kolumna pojazdów pozostają na miejscu podczas przewijania. Planowanie pokazuje po 50 pojazdów, posortowanych według nazwy: «Pokaż więcej» na dole dodaje kolejne.
8. Aby zarezerwować bez otwierania pojazdu, kliknij „Zarezerwuj pojazd” u góry Planowania i wybierz pojazd w oknie. Jeśli ustawiono filtr „Wolne od … do …”, okno przyjmuje te daty i proponuje tylko pojazdy wolne przez cały okres. Na liście pojazdów (/fleet) ikona kalendarza na każdej karcie lub w każdym wierszu od razu rezerwuje dany pojazd
9. Na pulpicie Floty kafelek „Dostępne teraz” liczy pojazdy wolne w tej chwili i otwiera Planowanie

Rezerwacja dla siebie wymaga uprawnienia „Rezerwowanie pojazdów”, nadawanego domyślnie wszystkim rolom widzącym Flotę; rezerwacja dla innej osoby i zgłaszanie niedostępności wymagają uprawnienia Floty „aktualizacja”. Osoba otrzymuje powiadomienie, gdy pojazd zostanie zarezerwowany na jej nazwisko lub rezerwacja zostanie anulowana. W aplikacji mobilnej strona zasobu pojazdu ma tę samą sekcję Dostępność i przycisk Zarezerwuj, a Twoje rezerwacje pojawiają się w Kalendarzu. Anulowana rezerwacja pozostaje w historii.

Kontrola przy wydaniu i przy zwrocie

Jeśli pojazd ma kontrolę przed użyciem (szablon inspekcji ustawiony na „Przy każdym użyciu sprzętu”), kontrola ukończona przez osobę posiadającą rezerwację jest do niej przypisywana automatycznie: pierwsza to kontrola przy wydaniu, następna przy zwrocie. Rezerwacja pokazuje wtedy oba raporty, niezaliczone punkty i kilometry przejechane między nimi, pobrane z punktów odczytu licznika. Podczas skanowania pojazdu aplikacja informuje, czy wykonujesz kontrolę przy wydaniu, czy przy zwrocie.

Data zakończenia nieznana: „do zwrotu”

Gdy pojazd wyjeżdża bez znanej daty powrotu (wypożyczenie do innego obiektu, pobyt w warsztacie), zaznacz „Data zakończenia nieznana — do zwrotu” zamiast wybierać koniec — zarówno w rezerwacji, jak i w niedostępności. Pojazd jest wtedy oznaczony jako „od … · do zwrotu” w Planowaniu, na stronie pojazdu i w aplikacji i pozostaje zablokowany do czasu zwrotu: kontrola przy zwrocie kończy rezerwację w tym momencie, a „Zakończ teraz” (w wierszu rezerwacji lub w sekcji Moje rezerwacje w aplikacji) kończy ją ręcznie, jeśli kontrola przy zwrocie nie zostanie wykonana. Kto może anulować rezerwację, może ją też zakończyć.

Rezerwacja „do zwrotu” blokuje pojazd najwyżej na 92 dni: po tej dacie kończy się sama. Aby w międzyczasie zarezerwować ten sam pojazd, najpierw ją zakończ albo nadaj jej datę zakończenia.

Wskazywanie kierowcy na współdzielonym tablecie

Jeśli pracownicy rezerwują pojazdy oraz wykonują kontrole przy wyjeździe i zwrocie na tablecie, który pozostaje zalogowany na wspólne konto, każda rezerwacja i każda kontrola i tak mogą wskazać osobę prowadzącą. Wybierz kierowcę z listy kierowców (osoby na niej nie potrzebują konta logowania) albo dodaj go na miejscu, podając imię i nazwisko. Kierowca staje się posiadaczem rezerwacji i jest widoczny jako „Kierowca” w kontroli i jej pliku PDF; pole „Skontrolował” nadal pokazuje użyte konto.

1. W ustawieniach ról (/people/roles) otwórz rolę wspólnego konta i zaznacz „Wskazywanie kierowcy (urządzenie współdzielone)” oprócz rezerwowania pojazdów i wykonywania inspekcji
2. Na stronie Kierowcy (/fleet/drivers) w sekcji „Dodawanie kierowców z urządzenia współdzielonego” wybierz rolę nadawaną osobom dodanym z tabletu. Pozostaw „Wyłączone”, aby dopuścić tylko kierowców już znajdujących się na liście
3. Na tablecie wybierz osobę w polu „Kierowca” podczas rezerwacji oraz w polu „Kierowca” na górze kontroli przy wyjeździe lub zwrocie. Wpisz nazwisko spoza listy, aby dodać tę osobę
4. Rezerwację utworzoną z tabletu można zmienić lub anulować z tego samego konta

Rezerwacja pojazdu dla lokalizacji

Kierownicy (uprawnienie Floty „aktualizacja”) mogą zarezerwować pojazd dla lokalizacji — ośrodka, działu — zanim wiadomo, kto nim pojedzie: w oknie rezerwacji wybierz lokalizację w polu „Dla lokalizacji” i zostaw pole „Dla” puste („Do wyznaczenia przy wyjeździe”). Planowanie pokazuje wtedy „[lokalizacja] · do wyznaczenia”. Pierwsza osoba, która w czasie rezerwacji ukończy kontrolę pojazdu przed użyciem (kontrolę przy wydaniu), automatycznie staje się jej posiadaczem; kontrola przy zwrocie jest następnie jak zwykle przypisywana do tej samej rezerwacji, więc raporty z wydania i zwrotu oraz przejechane kilometry działają dokładnie tak jak przy rezerwacji imiennej. Nikt nie otrzymuje powiadomienia, dopóki kierowca nie zostanie wyznaczony. Osoby, które mogą rezerwować tylko dla siebie, nie mogą rezerwować dla lokalizacji.

Kierowca w zleceniu dotyczącym pojazdu

Zlecenie pracy dotyczące pojazdu ma pole „Kierowca”: kto siedział za kierownicą — o to pytają szkody, mandaty i ubezpieczenie. Zwykle nie trzeba go wpisywać: przy tworzeniu zlecenia wypełnia się posiadaczem bieżącej rezerwacji pojazdu, a zlecenie naprawcze utworzone z kontroli przy wydaniu lub zwrocie przejmuje posiadacza tej rezerwacji. Można go zmienić lub wyczyścić w formularzu zlecenia i wybrać także kierowców bez konta FreeMaint (Flota > Kierowcy > Nowy kierowca). Pole pojawia się tylko wtedy, gdy zasób jest pojazdem; zlecenie utworzone jednocześnie dla kilku zasobów nie ma kierowcy. Kierowca jest widoczny na stronie zlecenia i w aplikacji mobilnej.

Kto może rezerwować które pojazdy

Każdy, czyja rola może rezerwować pojazdy (fleet:book) lub zarządzać flotą (fleet:update), widzi i rezerwuje wszystkie aktywne pojazdy w planowaniu Floty i w aplikacji mobilnej — nawet jeśli rola widzi tylko przypisany jej sprzęt, jak Operator. Przy dostępie według działów oferowane są tylko pojazdy z jego lokalizacji. Pojazdu o statusie Wycofany nigdy nie można zarezerwować. Pojazd spoza jego widoczności sprzętu pokazuje tylko nazwę, numer rejestracyjny, markę, model, lokalizację i dostępność, bez linku do karty zasobu. „Moje rezerwacje” zawsze pokazują własne rezerwacje użytkownika.

Flota w aplikacji mobilnej

W aplikacji otwórz Więcej → Flota. Szukaj po nazwie lub numerze rejestracyjnym i przełączaj między Wszystkie, Dostępne teraz (wolne przez najbliższe 30 minut) i Moje rezerwacje. Każdy wiersz pokazuje, czy pojazd jest dostępny, zarezerwowany, niedostępny lub w serwisie, i do kiedy. Dotknij pojazdu, aby zobaczyć jego dostępność i go zarezerwować; dotknij swojej rezerwacji, aby ją anulować. Po zeskanowaniu kodu QR pojazdu pojawia się „Zarezerwuj ten pojazd”. Rezerwacja wymaga połączenia.

W Flota > Kierowcy kliknij kierowcę, aby otworzyć jego panel: numer prawa jazdy, kategorie i data ważności, które można edytować z uprawnieniem Floty „aktualizacja”. „Otwórz profil użytkownika” widzą tylko osoby uprawnione do przeglądania użytkowników: kierownicy floty nie potrzebują już dostępu do zarządzania użytkownikami, aby aktualizować prawa jazdy.

Proponowane kategorie prawa jazdy zależą od kraju firmy (Ustawienia Firmy > Regionalne): domyślnie europejskie kategorie B, BE, C1, C, CE, D1, D i DE, dla firmy w Indonezji indonezyjskie kategorie SIM (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I), a wszędzie OTHER.

Oprócz 7, 14 i 28 dni wybór okresu w Planowaniu oferuje teraz „1 dzień”: jedna kolumna na każdą godzinę wybranego dnia, a strzałki przesuwają o jeden dzień. Wystarczająco szeroki pasek pokazuje swój przedział godzin i osobę, dla której jest rezerwacja.

Kliknij rezerwację lub niedostępność w Planowaniu, aby ją otworzyć: pojazd, „Dla”, „Zgłoszone przez”, daty, lokalizacja, powód i uwagi, wraz z „Edytuj rezerwację”, „Anuluj rezerwację” i „Otwórz pojazd”. Edycja i anulowanie są dostępne dla kierowników floty (uprawnienie Floty „aktualizacja”) oraz dla osoby, do której należy rezerwacja.

W „Moje rezerwacje” menu rezerwacji oferuje teraz także „Edytuj rezerwację”, na tych samych zasadach co w przeglądarce: można ją przesunąć albo zmienić jej koniec, powód lub uwagi. Pojazdu i typu nie można zmienić.