Automatyzuj inspekcje na dużą skalę

Gdy jedna lista kontrolna dotyczy setek zasobów, tworzenie każdej inspekcji ręcznie jest najbardziej czasochłonną częścią utrzymania ruchu. FreeMaint pozwala zastosować szablon do wielu zasobów naraz, uruchamiać go automatycznie według harmonogramu, monitorować wyniki w elastycznych okresach i eksportować raporty gotowe do audytu.

Zastosuj do wielu zasobów naraz

W siatce inspekcji kliknij «Zastosuj do zasobów», wybierz listę zasobów lub całą kategorię, wybierz okres, a FreeMaint utworzy jedną inspekcję na zasób. Zasoby już zaplanowane na ten okres są pomijane, więc możesz bezpiecznie powtórzyć obchód.

Zaplanuj automatycznie

Na szablonie otwórz kartę «Harmonogram automatyczny», włącz go, ustaw częstotliwość (np. co 1 miesiąc), wybierz zasoby do inspekcji i datę pierwszego uruchomienia. FreeMaint generuje następnie inspekcje w każdym cyklu automatycznie — opcjonalnie tworząc zlecenie pracy na cykl, jeśli Twoi technicy pracują z listy zadań. Aby usunąć inspekcje utworzone przez pomyłkę (np. zasoby dodane do niewłaściwego szablonu), najpierw usuń te zasoby z harmonogramu, a następnie na liście inspekcji zaznacz je („Zaznacz wszystko na tej stronie” pomaga) i kliknij „Usuń” na pasku zaznaczenia — potrzebne jest uprawnienie do usuwania inspekcji.

Pomijanie weekendów i świąt w codziennych obchodach

Gdy harmonogram działa codziennie, włącz „Pomijaj dni wolne od pracy” na karcie „Harmonogram automatyczny”: w dni, w które Twoja firma nie pracuje — wyłączone dni tygodnia i święta wpisane w Ustawienia firmy → Harmonogram pracy — nie jest tworzona żadna inspekcja. Pominięty dzień zostaje po prostu opuszczony, więc poniedziałek nie dostaje inspekcji z weekendu oprócz własnych. Bez kalendarza pracy każdy dzień liczy się jako roboczy. Harmonogramy tygodniowe, miesięczne i dłuższe nie są objęte zmianą, ponieważ każde ich uruchomienie obejmuje cały okres.

Kilka obchodów dziennie (Business)

Przy codziennej częstotliwości włącz „Kilka obchodów dziennie” na karcie „Harmonogram automatyczny” i dodaj do 12 godzin, oddalonych od siebie o co najmniej godzinę, w strefie czasowej firmy — na przykład 06:00, 14:00 i 22:00 dla trzech zmian. FreeMaint otwiera wtedy o każdej z tych godzin obchód dla każdego zasobu i każdej lokalizacji szablonu. Termin każdego obchodu mija z chwilą rozpoczęcia następnego, więc obchód nocny można zakończyć także po północy. Punkt ustawiony na „Raz dziennie” — opcja dostępna tylko w takich szablonach — pozostaje wymagany, dopóki jeden z obchodów danego dnia na niego nie odpowie; obchody otwarte po tej odpowiedzi już go nie wymagają. Ta funkcja należy do planu Business i nie można jej łączyć z automatycznym tworzeniem zleceń pracy.

Kto jest powiadamiany

Każdego ranka o 07:00 w strefie czasowej Twojej firmy każda osoba z nowymi inspekcjami otrzymuje JEDNO podsumowanie — nigdy po jednej wiadomości na inspekcję, więc obchód obejmujący 200 zasobów pozostaje pojedynczym powiadomieniem. Ręczne przypisanie obchodu powiadamia tę osobę natychmiast. Inspekcja przypisana zespołowi dociera do wszystkich członków. Administratorzy włączają i wyłączają kanały, w tym e-mail, w Ustawienia > Powiadomienia > Inspekcje. Zaległe inspekcje: każda przypisana osoba dowiaduje się o swoich, a zaznaczone role otrzymują jedno podsumowanie zaległych inspekcji, które widzą. Jeśli aktywny harmonogram straci ostatni zasób lub lokalizację (usunięte, w tym pojazd usunięty z Floty), powiadamiane są osoby zarządzające ustawieniami firmy.

Monitorowanie tygodniowe i dzienne (Business)

Siatka domyślnie pokazuje miesiące. W planie Business możesz też wyświetlać tygodniowo lub dziennie dla obchodów o wysokiej częstotliwości, a harmonogram obsługuje rytmy dzienne i tygodniowe. Monitorowanie miesięczne, kwartalne i roczne pozostaje dostępne w każdym planie.

Historia i raporty niestandardowe

Każda ukończona inspekcja pojawia się w historii swojego zasobu. W planie Business przycisk «Eksportuj raport» na stronie Inspekcji tworzy niestandardowy plik Excel, CSV lub PDF filtrowany według szablonu, zasobu, statusu i okresu — gotowy do audytu.

Ogranicz przeglądy do właściwych obiektów

Na karcie „Automatyczny harmonogram” włącz „Zezwalaj na przegląd tylko tych obiektów”, aby szablon działał wyłącznie na przypiętych zasobach i lokalizacjach. Uruchomienie go gdzie indziej jest blokowane, dzięki czemu historia przeglądów pozostaje powiązana z właściwym sprzętem i miejscami w rejestrze. Zostaw wyłączone, aby nadal uruchamiać szablon doraźnie na dowolnym zarejestrowanym elemencie.

Kontroluj lokalizacje, nie tylko zasoby

Niektóre obchody dotyczą miejsca, a nie maszyny: korytarza, klatki schodowej, linii drzwi przeciwpożarowych, strefy magazynowej. Na karcie „Automatyczny harmonogram” użyj pola „Lokalizacje do przeglądu” obok „Zasoby do przeglądu” — wyszukaj po nazwie lub przejrzyj hierarchię lokalizacji. Każda przypięta lokalizacja otrzymuje własny przegląd w każdym cyklu, dokładnie jak przypięty zasób, a jeden szablon może zawierać oba. Przeglądy lokalizacji pojawiają się w siatce rocznej i eksportują się do PDF jak przeglądy zasobów.