Inspekcje: szybki start

Moduł Inspekcje zastępuje papierowe listy kontrolne przepływem pracy natywnym dla CMMS. Każdy szablon opisuje punkty kontrolne, które chcesz weryfikować co miesiąc, a każde wykonanie to jedna wypełniona kopia tego szablonu dla danej pary (zasób, miesiąc). Widok rocznej siatki pokazuje wyniki z 12 miesięcy jednym rzutem oka.

Jak to się ze sobą łączy

Szablony → Pozycje → Wykonania → Komórki. Szablon to formularz. Pozycja to jeden wiersz formularza (np. „Temperatura silnika / korpusu ≤ 40°C”). Pozycje można grupować w sekcje (MECHANICZNA, ELEKTRYCZNA, HYDRAULICZNA itd.). Wykonanie to jeden miesięczny przebieg dla pary (szablon, zasób, rok, miesiąc). Komórka to końcowy wynik dla pary (wykonanie, pozycja) — jaki kod, jaka wartość, jakie notatki.

Utwórz pierwszy szablon

1. Przejdź do /inspections/templates i kliknij „Nowy szablon”. Nadaj mu nazwę (np. „Miesięczna kontrola sprężarki”) i opcjonalnie numer dokumentu oraz rewizję (pola dokumentu nadzorowanego wg ISO 9001).
2. Opcjonalnie ustaw Odpowiedzialną sekcję — funkcjonalny zespół odpowiedzialny za ten formularz. Wygenerowane inspekcje dziedziczą go jako przypisany zespół, a sekcja jest drukowana na PDF.
3. Opcjonalnie wybierz Kategorię, aby pogrupować ten szablon na stronie Inspekcje — na przykład kategorię „Lista kontrolna klimatyzacji" zawierającą formularze „Miesięczny" i „Tygodniowy". Zarządzaj kategoriami w Ustawienia firmy → Kategorie (Inspekcja).
4. Jeśli chcesz pogrupować punkty, dodaj sekcje w kreatorze — typowe grupy to MECHANIKA, ELEKTRYKA, SMAROWANIE, BEZPIECZEŃSTWO. Sekcje są opcjonalne; punkty mogą też istnieć „bez sekcji”.
5. W każdej sekcji kliknij „Dodaj pozycję” i zdefiniuj punkt kontrolny: nazwę części i opis kontroli.
6. Skonfiguruj kody akcji przez „Edytuj kody akcji”. Nowy szablon startuje z kodami P = Zgodny, F = Niezgodny i N = Nie dotyczy; jeśli wolisz, zastąp je własną legendą — na przykład P = Sprawdź, R = Wymień, A = Wyreguluj, C = Wyczyść, T = Uzupełnij — używając dowolnych kodów z 1–3 liter.
7. Zapisz szablon. Stanie się dostępny dla nowych wykonań.

Duplikowanie sekcji

Aby utworzyć kilka podobnych sekcji (na przykład po jednej na silnik), kliknij „Duplikuj sekcję” (ikona kopiowania) w nagłówku sekcji: kopia ze wszystkimi punktami pojawi się tuż pod nią. Zmień jej nazwę i wybierz urządzenie ołówkiem.

Albo zacznij od szkicu AI

Na stronie Nowy szablon otwórz „Wygeneruj z AI” i opisz listę kontrolną — na przykład „Cotygodniowy przegląd prewencyjny sprężarkowni: bezpieczeństwo, porządek, rozdzielnice elektryczne, wentylacja, wycieki, oznakowanie i 6S”. FreeMee zaproponuje sekcje i punkty kontrolne (zgodne/niezgodne, odczyt liczbowy lub tekst) oraz uzupełni nazwę i opis, które nadal możesz edytować. Limity liczbowe są uzupełniane tylko wtedy, gdy podasz je w opisie; odczyty bez limitów są oznaczane, abyś ustawił je w edytorze. Kliknij „Utwórz z tą listą”, aby utworzyć szablon ze wszystkimi punktami kontrolnymi naraz, a następnie dopracuj go w edytorze. Każde generowanie kosztuje 3 kredyty AI, tylko gdy zwrócony zostanie użyteczny szkic.

Pokaż punkt do sprawdzenia na zdjęciu referencyjnym

W edytorze szablonu każdy punkt kontrolny ma przycisk „Dodaj zdjęcie referencyjne”. Zdjęcie pojawia się potem obok punktu kontrolnego podczas wypełniania inspekcji — w wersji webowej i w aplikacji mobilnej — dzięki czemu osoba wykonująca obchód widzi dokładnie, na który punkt ma spojrzeć. Kliknij miniaturę, aby ją powiększyć; mały krzyżyk ją usuwa. Zduplikowany szablon zachowuje swoje zdjęcia referencyjne. To zdjęcie należy do szablonu — operator nadal robi własne zdjęcia podczas obchodu. Zdjęcie jest też drukowane jako miniatura obok punktu kontrolnego w pliku PDF inspekcji, w pliku PDF zlecenia pracy i na pustym formularzu. Aplikacja mobilna zapisuje jego kopię na telefonie, gdy tylko pobierze inspekcję, więc zdjęcie widać także podczas obchodu bez zasięgu. Do punktu możesz dodać do 3 zdjęć — na przykład miejsce punktu, jego prawidłowy stan i stan wadliwy. Pierwsze wyświetla się obok punktu; dotknięcie otwiera wszystkie.

Sprawdzanie niektórych punktów rzadziej niż obchód

Obchód często łączy punkty sprawdzane za każdym razem z punktami sprawdzanymi co miesiąc lub co rok. Dodając lub edytując punkt, wybierz „Jak często sprawdzany jest ten punkt?”: „Przy każdej inspekcji” (domyślnie) albo częstotliwość od co tydzień do co 2 lata — proponowane są tylko rzadsze niż obchód. Przy tworzeniu inspekcji punkt wypełniony niedawno na tym samym urządzeniu lub w tej samej lokalizacji nie jest wymagany: jest zwinięty w „Tym razem niewymagane” na końcu sekcji, nie jest obowiązkowy i nie wlicza się do postępu, ale nadal można go wypełnić. Punkt, którego ostatnia odpowiedź była negatywna, pozostaje wymagany. Siatka roczna pokazuje „—” w okresie, gdy punkt nie był wymagany, a pusty formularz drukuje częstotliwość każdego punktu. Zmiana częstotliwości dotyczy inspekcji utworzonych później. Dostępne w planie Business.

Dodawanie trasy obchodu

W edytorze szablonu karta „Trasa obchodu” przyjmuje do 6 zdjęć — mapę trasy, widok ogólny linii. Wyświetlają się na początku każdej inspekcji z tego szablonu, w wersji webowej i w aplikacji mobilnej (telefon przechowuje kopię na obchody bez zasięgu), i są drukowane nad listą na pustym formularzu. Podobnie jak zdjęcia punktów należą do szablonu, a zduplikowany szablon je zachowuje.

Dodawanie uwagi dotyczącej bezpieczeństwa do punktu kontrolnego

Podczas dodawania lub edytowania punktu kontrolnego („Dodaj pozycję” albo ołówek „Edytuj punkt”) wypełnij opcjonalne pole „Uwaga dotycząca bezpieczeństwa” — na przykład „Nie pracuj przy wzierniku, gdy kocioł jest pod ciśnieniem”. Technik widzi ją tuż pod punktem kontrolnym, nad odpowiedzią — w wersji webowej i w aplikacji mobilnej — a w pliku PDF inspekcji i w pliku PDF zlecenia pracy jest drukowana pod punktem kontrolnym. Opróżnij pole, aby usunąć uwagę. Zduplikowany szablon zachowuje swoje uwagi dotyczące bezpieczeństwa.

Opcjonalnie: automatyczne tworzenie korekcyjnego zlecenia pracy przy wyniku FAIL

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Gdy w tej samej inspekcji nie przejdzie kilka pozycji, nowe ustawienie „Gdy kilka pozycji nie przejdzie“ steruje wynikiem: zachowaj jedno zlecenie pracy na inspekcję (z wszystkimi niezgodnymi pozycjami) albo utwórz jedno zlecenie pracy na każdą niezgodną pozycję, każde niezależnie przypisywane i zamykane.

Uruchom inspekcję

W szablonie kliknij „Uruchom inspekcję”, wybierz zasób i miesiąc — inspekcja otworzy się od razu, już rozpoczęta, abyś mógł ją wypełnić. Aby uruchomić ten sam szablon na wielu zasobach naraz, użyj „Zaplanuj dla wielu zasobów”. Każda zaplanowana lub trwająca inspekcja pojawia się w zakładce „Inspekcje do wykonania” na stronie Inspekcji, więc żadna utworzona inspekcja nie ginie — otwórz tam jedną, aby ją rozpocząć lub kontynuować. Widok Kalendarza pokazuje też zaplanowane inspekcje na fioletowo; przeciągnij dowolną inspekcję wciąż w statusie SCHEDULED, aby ją przeplanować.

Wypełnij wykonanie

Otwórz inspekcję z zakładki „Inspekcje do wykonania” (lub od razu po „Uruchom inspekcję”) i kliknij każdą pozycję, aby wprowadzić wynik. Wybierz kod działania z legendy szablonu, opcjonalnie wpisz wartość liczbową (kontrola progu automatycznie wyprowadzi OK/FAIL, jeśli zdefiniowano min/maks), dodaj notatki, dołącz zdjęcie i zapisz. Status automatycznie zmienia się na IN_PROGRESS. Gdy wszystkie wymagane pozycje są wypełnione, kliknij „Zakończ” — inspekcja zostaje zablokowana i (opcjonalnie) rejestruje adres URL podpisu na potrzeby audytu.

Eksport do PDF

Każde wykonanie ma przycisk „Pobierz PDF”, który generuje raport A4 w orientacji pionowej (nagłówek + siatka z podziałem na sekcje + legenda kodów działań + linia podpisu) w języku Twojego interfejsu. Strona rocznej siatki ma własny przycisk „Pobierz roczny PDF” dla 12-miesięcznej macierzy A4 w orientacji poziomej — zielony dla OK, czerwony dla FAIL, bursztynowy dla PENDING. Każdy szablon można też wydrukować jako pusty formularz do wypełnienia ręcznie (zob. następną sekcję).

Drukowanie pustego formularza do wypełnienia ręcznie

Na stronie szablonu kliknij „Drukuj pusty formularz”, aby pobrać plik PDF listy kontrolnej gotowy do wydrukowania i wypełnienia ręcznie — na przykład cotygodniową kontrolę kotła wywieszoną obok maszyny. Arkusz zawiera nazwę szablonu, numer dokumentu, wersję i częstotliwość oraz puste linie na zasób lub lokalizację, datę i osobę kontrolującą. Każdy punkt kontrolny jest drukowany ze zdjęciem referencyjnym i uwagą dotyczącą bezpieczeństwa oraz z polem odpowiedzi dopasowanym do jego typu: jedno pole na każdy kod działania, pola Zgodny / Niezgodny lub Tak / Nie, linia z jednostką i dopuszczalnym zakresem dla odczytu, jedno pole na każdą opcję przy wielokrotnym wyborze. Jeśli szablon ma harmonogram, dalej znajduje się rejestr z jednym wierszem na okres — jednym wierszem na tydzień przy kontroli cotygodniowej — oraz kolumnami na datę, podpis i komentarze; rok nie jest drukowany, więc ten sam arkusz można używać ponownie. Stronę zamykają linie na podpisy. Przycisk jest dostępny dla każdego, kto może przeglądać inspekcje, w każdym planie.

Usuń szablon

Aby usunąć nieużywany już szablon, otwórz jego kartę (lub stronę szczegółów), kliknij menu ⋯ i wybierz Usuń. Krok potwierdzenia pokazuje, ile sekcji, pozycji i zaplanowanych wykonań zostanie usuniętych — przeczytaj go uważnie, ponieważ usunięcie jest nieodwracalne i kaskadowo obejmuje każdą wypełnioną komórkę. Usuwanie wymaga uprawnienia inspections:template_write (domyślnie nadanego administratorom i menedżerom).

Wskazówki

• Zacznij od małego: zdefiniuj JEDEN szablon dla najbardziej krytycznego zasobu i stosuj go przez miesiąc, zanim wdrożysz go szerzej.
• Pole tekstowe „Krytyczność” szablonu ustala priorytet zleceń korygujących, które z niego powstają: domyślnie Wysoki, a Średni, gdy pole zawiera słowo „low” (na przykład „Low”). Każda inna wartość, np. ocena punktowa, pozostawia priorytet Wysoki.
• Siatka roczna to Twoja ścieżka audytu. Drukuj ją raz w roku na audyty ISO 9001.
• Możesz tworzyć różne szablony dla różnych rodzin zasobów (sprężarki, przenośniki, szafy elektryczne) i nadal widzieć je obok siebie we wspólnym kalendarzu.

Wypełnianie przeglądu (automatyczny zapis)

Otwórz wykonanie i dotknij kodu przy każdej pozycji — Twój wybór zapisuje się automatycznie, więc nie ma przycisku zapisu dla pojedynczej pozycji. Po zapisaniu komórki pojawia się mały znacznik. Możesz też dotknąć „Zapisz wszystko" lub po prostu „Zakończ" (najpierw zapisze oczekujące zmiany). Dołącz zdjęcie do dowolnej pozycji przyciskiem aparatu: pojawia się jako miniatura, otwiera na pełnym ekranie po dotknięciu i jest dołączane do PDF.

Wyniki z kodami kolorów (Zgodny / Niezgodny)

W „Edytuj kody działań" oznacz każdy kod jako Zgodny, Niezgodny lub Neutralny. Kody Zgodny stają się zielone, a Niezgodny czerwone — zarówno na ekranie wypełniania, jak i w siatce rocznej. Wynik Niezgodny oznacza pozycję jako wadliwą, więc to on uruchamia automatyczne korygujące zlecenie pracy, gdy ta opcja jest włączona. Kody pozostawione jako Neutralne (na przykład „nd.") nigdy nie powodują niepowodzenia pozycji.

Obchody i tabela roczna

Gdy szablon obejmuje kilka zasobów, „Przeglądy do wykonania” pokazują jeden wiersz na przegląd zamiast jednego na zasób, z paskiem postępu obejmującym jego zasoby. Rozwiń wiersz, aby zobaczyć listę zasobów i uruchomić dowolny; przycisk „Grupuj według przeglądu” wraca do listy płaskiej. W zakładce Szablony przycisk Tabela zamienia karty na tabelę wszystkich szablonów z kolumnami harmonogramu oraz pasem od stycznia do grudnia pokazującym, co faktycznie wykonano w każdym miesiącu wybranego roku.

Inspekcje ukończone po terminie

Inspekcja ukończona po terminie pokazuje „Ukończono po terminie” i liczbę dni opóźnienia — na liście i w inspekcji. Zaległą inspekcję zawsze można wypełnić i ukończyć.

Pytać tylko wtedy, gdy to ma znaczenie

Punkt kontrolny może pojawiać się tylko wtedy, gdy wcześniejszy otrzymał określoną odpowiedź — „opisz wyciek” tylko wtedy, gdy na „czy przecieka?” odpowiedziano Tak. W edytorze szablonu wybierz punkt sterujący w „Pytaj tylko, gdy…” i zaznacz odpowiedzi, które go odsłaniają. Sterować innym punktem mogą tylko punkty o stałym zbiorze odpowiedzi (zgodny/niezgodny, tak/nie, kod działania, wielokrotny wybór); liczba ani wolny tekst nie mogą. Ukryty punkt nie jest zadawany, nie blokuje zamknięcia, nawet jeśli jest wymagany lub żąda zdjęcia, i nigdy nie tworzy zlecenia naprawczego. Już zapisana odpowiedź zostaje i nadal jest drukowana w raporcie.

Zobaczyć, kiedy je wykonano

Każdy obchód pojawia się także w Kalendarzu (/calendar). Obchód jeszcze do wykonania stoi na zaplanowanej dacie; po zakończeniu przenosi się na datę, w której faktycznie go przeprowadzono — wyszarzony i przekreślony. To właśnie tę datę musi pokazać rejestr roczny. Filtr źródła pozostawi same inspekcje.

Odrzucanie inspekcji rozpoczętej przez pomyłkę

Rozpoczęto niewłaściwą inspekcję? Otwórz ją i kliknij „Odrzuć” (w aplikacji: ⋮, potem Odrzuć); powód jest opcjonalny. Może to zrobić osoba, która ją rozpoczęła, przypisani, jej zespół lub każdy, kto może usuwać wykonania inspekcji. Kontrola przed użyciem albo ręczna inspekcja, którą sam utworzyłeś i rozpocząłeś, zostaje usunięta; każda inna inspekcja wraca do stanu Zaplanowana z tym samym terminem, a jej odpowiedzi, notatki i zdjęcia są usuwane. Zużyty zapas wraca do magazynu, wprowadzone odczyty liczników zostają zachowane, a działanie trafia do dziennika audytu. Zakończonej ani podpisanej inspekcji nie można odrzucić.

Zmiana typu odpowiedzi punktu kontrolnego

Możesz zmienić „Typ odpowiedzi” punktu kontrolnego (na przykład z „Kody działań” na „Tak / Nie”), nawet jeśli ma już odpowiedzi. Edytor najpierw informuje, ile ich jest: te odpowiedzi pozostają dokładnie takie, jakie zostały udzielone, i zachowują swój wynik, a stary kod jest wyświetlany ze swoim znaczeniem z legendy, np. „C — Zgodny”. Tylko nowe odpowiedzi używają nowego typu.

Zaznaczanie wielu inspekcji naraz

W « Inspekcje do wykonania » każdy obchód ma własne pole wyboru: zaznacza wszystkie inspekcje obchodu do działań zbiorczych (przypisanie, rozpoczęcie, weryfikacja, usunięcie). Usuwanie wymaga uprawnienia do usuwania inspekcji, a zaplanowana inspekcja wraca w kolejnym cyklu.