Prowadzenie niezgodności aż do zamknięcia

Gdy punkt kontrolny nie zostaje zaliczony, to niezgodność: coś jest nie tak z konkretnym zasobem i ktoś musi to usunąć oraz udowodnić, że zostało usunięte. Zakładka Niezgodności zbiera wszystkie niezaliczone punkty kontrolne ze wszystkich przeglądów na jednej liście, żeby nic nie ginęło w pojedynczym protokole.

Gdzie to znaleźć

Otwórz Przeglądy i wybierz zakładkę „Niezgodności”. Lista pokazuje wszystkie punkty kontrolne obecnie zapisane jako niezaliczone, od najnowszych. Przeglądanie rejestru jest dostępne w każdym planie.

Pięć statusów

Status niezgodności jest ustalany automatycznie na podstawie powiązanego zlecenia naprawczego — nigdy nie musisz ich ręcznie uzgadniać. Tylko końcową weryfikację zapisuje człowiek.

Otwarta

Punkt kontrolny nie został zaliczony i nie ma jeszcze aktywnego zlecenia naprawczego.

Utworzono zlecenie

Zlecenie naprawcze istnieje i czeka na rozpoczęcie.

W toku

Trwają prace nad zleceniem naprawczym.

Usunięta

Zlecenie naprawcze zakończono, ale nikt nie potwierdził, że usterka faktycznie zniknęła.

Zweryfikowana i zamknięta

Ktoś sprawdził na miejscu, że naprawa zadziałała. To jedyny status ustawiany przez człowieka.

Tworzenie zlecenia z niezgodności

Jeśli niezgodność nie ma jeszcze zlecenia, kliknij „Utwórz zlecenie”. FreeMaint tworzy zlecenie naprawcze wypełnione zasobem, lokalizacją i niezaliczonym punktem kontrolnym oraz łączy je z niezgodnością. Dwukrotne kliknięcie nigdy nie tworzy duplikatu. Jeśli szablon już automatycznie tworzy zlecenia po niezaliczeniu, niezgodności trafiają tu z gotowym powiązaniem.

Weryfikacja naprawy

Po zakończeniu naprawy wróć do niezgodności i kliknij „Zweryfikuj i zamknij”. Potwierdź, że sprawdzono na miejscu, iż problem faktycznie zniknął. Ten krok jest celowo oddzielony od zamknięcia zlecenia: zakończone zlecenie dowodzi, że wykonano pracę, a nie że usterkę usunięto. ISO 9001 i ISO 45001 wymagają tej weryfikacji, a zapis powstaje pod Twoim nazwiskiem. Jeśli usterka wróci, otwórz niezgodność ponownie.

Niezgodności powtarzające się

Gdy ten sam punkt kontrolny znów nie zostanie zaliczony na tym samym zasobie w późniejszym okresie, nowe niezaliczenie zapisuje się jako osobna niezgodność, a obie zostają oznaczone jako „Powtórka”. Dwie otwarte niezgodności dla tego samego punktu kontrolnego to sygnał, a nie duplikat: problem widziano dwa razy i nadal nie został rozwiązany. Filtr „Tylko powtarzające się” pomaga wykryć problemy przewlekłe, wymagające głębszej naprawy.

Zawężanie listy

Szukaj po punkcie kontrolnym, zasobie lub szablonie
Filtruj po statusie, by widzieć tylko to, co wciąż otwarte
Filtruj po istotności — domyślnie poziom ryzyka ustawiony na punkcie kontrolnym
Pokaż tylko niezgodności powtarzające się

Analiza przyczyn źródłowych dla niezgodności

Gdy usterka zasługuje na coś więcej niż naprawa — wraca albo wskazuje na problem procesu — naciśnij Analiza przy niezgodności. FreeMaint otworzy zapis rozwiązywania problemu, domyślnie PDCA, z możliwością zmiany na 5 Why, Ishikawę, A3 lub DMAIC, już powiązany z tą niezgodnością. Analiza, jej działania korygujące i weryfikacja skuteczności trafiają wtedy do rejestru Ciągłego doskonalenia razem ze wszystkim innym, zamiast do osobnego arkusza. Ponowne naciśnięcie Analiza zawsze otwiera ten sam zapis; nigdy nie tworzy drugiego. Otwarcie analizy wymaga planu Enterprise; odczyt istniejącej — nigdy.

Otwórz Inspekcje i przejdź do zakładki niezgodności.
Naciśnij Analiza w wierszu, który chcesz zbadać.
Przejdź kolejne kroki metody, a następnie dodaj działania korygujące z osobą odpowiedzialną i terminem.
Po wykonaniu działań odnotuj, czy były skuteczne — to właśnie zamyka pętlę na potrzeby audytu.

Jeden raport dla całej usterki

Na dowolnej usterce przycisk „Pełny raport usterki (PDF)" tworzy jeden dokument obejmujący całą historię: przegląd, w którym usterkę wykryto, samą usterkę wraz ze zdjęciem, korekcyjne zlecenie pracy i wszystko, co się w nim wydarzyło, analizę przyczyn źródłowych z działaniami korygującymi i oceną ich skuteczności oraz na koniec kto i kiedy zweryfikował usunięcie. Dokładnie o to prosi audytor ISO 9001 — zamiast siedmiu ekranów i trzech eksportów. Sekcje, których nie używacie, są po prostu pomijane.

Karty albo tabela

Rejestr oferuje dwa układy i zapamiętuje wybór. Karty pokazują każdą usterkę w całości. Tabela pokazuje jeden wiersz na usterkę — numer, datę, przegląd, zasób, lokalizację, zlecenie pracy, analizę, status i akcje — co jest szybsze przy przeglądaniu wielu usterek naraz. Odniesienia do zlecenia i analizy są klikalne w obu widokach.

Wymaganie ukończenia prac korygujących

Domyślnie usterkę można zweryfikować i zamknąć nawet przy otwartym korekcyjnym zleceniu pracy, bo naprawa od ręki i papierologia później to realny sposób pracy. Jeśli wasz system jakości na to nie pozwala, administrator może włączyć jeden lub oba warunki w Ustawienia firmy → System: wymóg zakończonego zlecenia korekcyjnego oraz wymóg rozwiązanej analizy przyczyn. Gdy warunek nie jest spełniony, przycisk „Zweryfikuj i zamknij" jest wyłączony i wskazuje, który rekord blokuje. Usterki bez zlecenia i bez analizy nigdy nie są objęte.