Przepływ zatwierdzania

Przepływ zatwierdzania zapewnia odpowiednią weryfikację zgłoszeń przed zaangażowaniem zasobów.

Kto może zatwierdzać

• Administrator — pełne uprawnienia
• Menedżer — w swoim zakresie
• Kierownik zespołu — dla swoich zespołów

Konfigurowalny silnik przepływu

FreeMaint obsługuje przepływy zatwierdzania dla każdej firmy. Przejdź do Ustawienia firmy → Przepływy i dodaj kroki dla Zgłoszeń z różnymi typami zatwierdzających.

Typy zatwierdzającego

• ROLE — każdy użytkownik z określoną rolą
• USER — konkretny użytkownik
• CREATOR — pierwotny zgłaszający
• ASSIGNEE — użytkownik przypisany
• TEAM_LEADER — lider zespołu powiązanego zasobu
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — kierownik lokalizacji/sekcji wnioskodawcy
• TARGET_LOCATION_MANAGER — kierownik lokalizacji/sekcji wniosku
• REQUEST_SECTION_MANAGER — kierownik (lider) odpowiedzialnej sekcji (zespołu) zgłoszenia

Pola wymagane na krok

Każdy krok może wymagać pól takich jak opis, zasób, lokalizacja, kategoria, zdjęcia lub dowolne pole niestandardowe (custom:<name>) przed zezwoleniem na przejście. Przy zamykaniu zlecenia pracy możesz też wymagać odczytu licznika — przydatne przy konserwacji opartej na motogodzinach lub przebiegu.

Odrzucanie zgłoszenia

Zgłoszenie można odrzucić tylko wtedy, gdy ma status Oczekujące lub W trakcie przeglądu. Po zatwierdzeniu zgłoszenie automatycznie staje się zleceniem pracy i nie można go już odrzucić — zamiast tego anuluj powstałe zlecenie pracy. Jeśli przycisk Odrzuć nie jest widoczny, zgłoszenie minęło już etap przeglądu.

Szybkie szablony

Zamiast tworzyć kroki ręcznie, otwórz Ustawienia firmy → Przepływy pracy, wybierz kartę Zgłoszenie i zastosuj szybki szablon: „Zatwierdzenie przez Managera przed zleceniem pracy” dla jednego poziomu lub „Dwupoziomowe zatwierdzanie zgłoszeń” dla przeglądu działu, a następnie zatwierdzenia przez kierownika obiektu. Każdy szablon tworzy edytowalne kroki, które możesz przypisać do swoich dokładnych ról.

Kierowanie według odpowiedzialnej sekcji

Zatwierdzanie może podążać za miejscem pracy (Lokalizacja) albo za odpowiedzialnym (Sekcja). W przypadku odpowiedzialności organizacyjnej — Budynek, Elektryka, Warsztat itp. — zamodeluj każdą sekcję jako Zespół i ustaw jego lidera jako kierownika sekcji. Włącz pole «Odpowiedzialna sekcja» w formularzu zgłoszenia, a następnie dodaj krok przepływu pracy Zgłoszenia z osobą zatwierdzającą «Kierownik sekcji (lider zespołu)». Zgłoszenie jest wtedy kierowane wyłącznie do kierownika sekcji wybranej przez zgłaszającego, niezależnie od lokalizacji — jedna lokalizacja może obejmować prace wielu sekcji. W organizacjach, których odpowiedzialność rzeczywiście zależy od lokalizacji, osoba zatwierdzająca «Kierownik lokalizacji docelowej» kieruje według Lokalizacji.

Kierowanie według kategorii

Kategoria zgłoszenia może mieć domyślną odpowiedzialną sekcję (Ustawienia firmy > Kategorie, «Domyślna odpowiedzialna sekcja zgłoszeń»). Nowe zgłoszenie złożone z tą kategorią i bez własnej sekcji trafia do tego zespołu od razu po utworzeniu: jego lider dostaje powiadomienie, a członkowie zespołu, których rola jest ograniczona do danych ich zespołu, widzą je. To idealne rozwiązanie dla ogólnego kodu QR: zgłaszający wybiera «IT» lub «Hydraulika», a zgłoszenie otrzymuje właściwy dział. Sekcja wybrana w formularzu zawsze ma pierwszeństwo, obserwacje nigdy nie są kierowane, a późniejsza zmiana kategorii nie kieruje zgłoszenia ponownie. Domyślnie powiadamiany jest tylko kierownik. Aby powiadamiać również każdego członka sekcji, zaznacz «Członkowie sekcji» w wierszu «Utworzono Żądanie» w Ustawienia firmy > Powiadomienia > «Zaawansowana konfiguracja powiadomień»; członkowie, których rola nie pozwala otworzyć żądania, nie są powiadamiani.

Filtrowanie według sekcji odpowiedzialnej

Listę zgłoszeń można zawęzić do jednej lub kilku sekcji odpowiedzialnych. Otwórz pasek filtrów i wybierz sekcje, za które odpowiadasz — filtr pozwala na wielokrotny wybór, więc „elektryka lub mechanika” to jedno pytanie, a nie dwa. Łączy się ze wszystkimi pozostałymi filtrami i nigdy nie poszerza tego, co wolno ci zobaczyć: jeśli twoja rola jest ograniczona do twoich zespołów, wybranie sekcji spoza tego zakresu zwróci pustą listę, a nie cudze zgłoszenia. Filtr pojawia się dopiero wtedy, gdy twoja firma ma co najmniej jeden aktywny zespół.

Routing według typu zgłoszenia (ulepszenie vs naprawa)

W planie Business każdy krok workflow Zgłoszeń można ograniczyć do wybranych typów zgłoszeń. Otwórz Ustawienia firmy → Workflowy → Zgłoszenia, rozwiń krok i zaznacz typy w sekcji „Dotyczy typów zgłoszeń”. Typowa konfiguracja: krok „Zatwierdzanie ulepszeń” ograniczony do typu Ulepszenie, kierowany do Kierownika lokalizacji docelowej — kierownika produkcji strefy, ustawianego w każdej lokalizacji polem „Kierownik / szef działu” — plus krok „Zatwierdzanie napraw” dla pozostałych typów, kierowany do roli kierownika utrzymania ruchu. Każde zgłoszenie przechodzi wtedy tylko łańcuch zatwierdzeń swojego typu; krok bez zaznaczonych typów nadal obowiązuje dla wszystkich zgłoszeń. Preset jednym kliknięciem „Routing według typu zgłoszenia (ulepszenie vs naprawa)” skonfiguruje to za Ciebie.

Automatycznie zatwierdzaj zgłoszenia awaryjne

Otwórz Ustawienia firmy → Przepływy pracy → Zgłoszenia i włącz «Automatycznie zatwierdzaj zgłoszenia awaryjne». Po włączeniu każde zgłoszenie oznaczone jako awaryjne pomija przepływ zatwierdzania, a zlecenie pracy jest tworzone natychmiast. Po wyłączeniu (domyślnie) zgłoszenia awaryjne podlegają normalnemu kierowaniu zatwierdzania. Każde automatyczne zatwierdzenie jest zapisywane w historii zgłoszenia w celu zapewnienia identyfikowalności.

Kto zatwierdził lub odrzucił

Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu zgłoszenia u góry pojawia się informacja, kto podjął decyzję, kiedy i jaki był powód odrzucenia. Jest to przydatne, gdy zgłoszenia może przeglądać kilku menedżerów lub planistów konserwacji. Te same informacje znajdują się w pliku PDF zgłoszenia oraz na karcie Aktywność.