Cykl życia zgłoszenia

Zgłoszenia przechodzą zdefiniowany cykl życia od zatwierdzenia do rozwiązania.

Statusy zgłoszeń

PENDING

Zgłoszone i oczekuje na przegląd. Nic nie zostało jeszcze zatwierdzone.

REVIEWING

Opcjonalny krok wstępnej selekcji: ktoś sprawdza zgłoszenie przed decyzją o zatwierdzeniu.

APPROVED

Zatwierdzone. Zatwierdzenie zwykle tworzy powiązane zlecenie pracy.

PLANNING

Opcjonalny krok podczas przygotowania prac: budżet, części, harmonogram.

ASSIGNED

Przypisane do technika; praca jeszcze się nie zaczęła.

IN_PROGRESS

Technik rozpoczął powiązane zlecenie pracy.

COMPLETED

Wyświetlane jako „Zakończona”. Praca jest wykonana, a zgłoszenie czeka, aż zgłaszający to potwierdzi i ewentualnie oceni. To jeszcze nie koniec drogi.

CLOSED

Wyświetlane jako „Zamknięta”. Zgłaszający potwierdził (albo menedżer zamknął), więc zgłoszenie jest sfinalizowane i zarchiwizowane.

REJECTED

Odrzucone, z zapisanym powodem.

CANCELLED

Wycofane przed zakończeniem.

Zakończona czy Zamknięta?

Te dwa statusy wyglądają podobnie, ale mówią co innego. „Zakończona” to stwierdzenie zespołu utrzymania ruchu: praca została wykonana. „Zamknięta” to stwierdzenie zgłaszającego: zobaczył wynik i go akceptuje. Dlatego zgłoszenie zatrzymuje się na „Zakończona” — czeka na potwierdzenie osoby, która je utworzyła, ze strony zgłoszenia albo z linku zamykającego wysłanego e-mailem. Jeśli Wasz zespół i tak weryfikuje pracę w zleceniu, administrator może wyłączyć ten krok w Ustawieniach firmy → System; zgłoszenia będą wtedy zamykać się same wraz z zamknięciem zlecenia.

Wskazówka

Śledź swoje zgłoszenia w 'Moje zgłoszenia'. Otrzymujesz powiadomienia o zmianach statusu.

Wskazówka

Gdy zlecenie pracy powiązane ze zgłoszeniem zostanie ukończone, zgłoszenie automatycznie przechodzi do stanu „Ukończone”, aby zgłaszający mógł potwierdzić i opcjonalnie ocenić pracę.

Wskazówka

Status zgłoszenia podąża teraz za powiązanym zleceniem pracy: zmienia się na W toku, gdy technik zaczyna, i na Ukończone, gdy zlecenie zostanie ukończone lub zatwierdzone. Na zgłoszeniu pokazywany jest także status samego zlecenia, więc widzisz Zaplanowane lub Zatwierdzone, choć zgłoszenie nie ma takich statusów.

Wskazówka

W wersji webowej i w aplikacji mobilnej każde zgłoszenie pokazuje pięć kroków: Wysłane, Ocenione, Planowanie, W toku i Gotowe. Gdy zgłoszenie stanie się zleceniem pracy, kroki podążają za zleceniem: Planowanie, gdy jest zaplanowane, W toku, gdy praca się zaczyna (lub zostaje wstrzymana), Gotowe, gdy jest ukończone. Odznaka statusu zawsze mówi to samo co kroki.

Wskazówka

Administrator decyduje w Ustawienia firmy → System, czy zamknięcie zgłoszenia wymaga potwierdzenia zgłaszającego. Domyślnie włączone. Wyłącz, jeśli zatwierdzasz pracę w samym zleceniu — zgłoszenie zamknie się samo wraz ze zleceniem.

Wskazówka

Administratorzy mogą bezpośrednio zamknąć zgłoszenie, bez oceny — przydatne, gdy nie ma ono zlecenia pracy, gdy zlecenie zostało usunięte lub gdy ma status „Zakończona”, a zgłaszający nigdy go nie potwierdził (otwórz zgłoszenie, a następnie „Zamknij zgłoszenie”).

Drukowanie i eksport zgłoszenia

Otwórz dowolne zgłoszenie serwisowe i kliknij Drukuj (w prawym górnym rogu), aby pobrać je jako firmowy plik PDF. PDF zawiera szczegóły zgłoszenia, zgłaszającego, decyzję (kto zatwierdził lub odrzucił, kiedy i z jakiego powodu) oraz nazwy załączników — przydatne do archiwizacji lub udostępniania offline.

Otwórz zgłoszenie i wybierz „Udostępnij” u góry strony (w aplikacji mobilnej ikona udostępniania w prawym górnym rogu). Telefon lub przeglądarka wyświetli swoje opcje udostępniania (WhatsApp, e-mail…); jeśli ich nie ma, wiadomość zostanie skopiowana. Zawiera numer zgłoszenia, jego status, tytuł i lokalizację, a po nich link. Osoba, która otworzy link, loguje się, aby zobaczyć zgłoszenie; na telefonie z aplikacją FreeMaint link otworzy się w aplikacji.

Statusy zgłoszeń

PENDING

REVIEWING

APPROVED

PLANNING

ASSIGNED

IN_PROGRESS

COMPLETED

CLOSED

REJECTED

CANCELLED

Zakończona czy Zamknięta?

Wskazówka

Wskazówka

Wskazówka

Wskazówka

Wskazówka

Wskazówka

Drukowanie i eksport zgłoszenia

Udostępnianie zgłoszenia

Powiązane artykuły