Convidando usuários

Novos usuários entram por convites por e-mail com funções pré-atribuídas.

Passos

1. Organização > Usuários > Convidar usuário
2. Informe o e-mail
3. Selecione a função
4. Atribua uma equipe (opcional)
5. Envie o convite

Copiar link

Se o e-mail não chegar, peça à pessoa para verificar a pasta de spam, ou abra Organização > Convites e clique em “Copiar link do convite” para compartilhá-lo diretamente.

Importar vários usuários de uma vez

Se você já tem uma lista de pessoas em uma planilha, importe todas de uma vez em vez de convidá-las uma a uma. As linhas que incluem um endereço de e-mail recebem um convite para definir a própria senha e aparecem em Organização > Convites. As linhas com um nome de usuário em vez de um e-mail tornam-se imediatamente contas com acesso — a senha gerada é mostrada uma vez após a importação para que você possa entregá-la. As linhas sem nenhum dos dois tornam-se membros passivos (sem login) — útil para equipes de oficina às quais você apenas atribui trabalho.

1. Organização > Usuários
2. Clique em Importar
3. Baixe o modelo CSV ou Excel
4. Preencha Nome, Função e (opcional) E-mail de cada pessoa
5. Envie o arquivo e revise a prévia
6. Inicie a importação

Aceitar com Google ou Apple

Na página do convite, a pessoa pode clicar em “Continuar com Google” ou “Continuar com Apple” em vez de criar uma senha. Ela escolhe a conta do endereço convidado e entra diretamente no seu espaço de trabalho, com a função que você escolheu; a partir daí, entra com essa conta. Se ela entrar com Google pela página de login em vez de abrir o convite, o FreeMaint identifica o convite aguardando o endereço dela e oferece a entrada no seu espaço de trabalho — nunca cria um separado.

Convidar alguém que já usa o FreeMaint

Se o email que você convida já tiver uma conta FreeMaint em outro espaço de trabalho, isso não é um erro. Ao abrir o convite, será solicitado que ela confirme a mudança para o seu espaço de trabalho. Se essa pessoa for o único membro do espaço de trabalho atual (muitas vezes um teste esquecido), ele é encerrado e ela entra no seu; se esse espaço tiver outros membros ou um plano pago, ela será orientada a sair dele primeiro ou a entrar em contato com o suporte. Uma conta criada com Google, Microsoft ou Apple ainda não tem senha: a página do convite oferece enviar um link para definir uma (“Enviar um link para definir minha senha”); depois, a pessoa abre o convite de novo para confirmar a troca.

Entrar com um código de convite

Um código de convite (compartilhado por link, QR ou mensagem) também pode ser digitado manualmente: na página de login ou de cadastro, clique em « Tem um código de convite? », digite-o e clique em « Entrar ». A página seguinte mostra o espaço e a função antes de criar qualquer coisa — é a entrada certa para um colega que, de outra forma, se cadastraria e ficaria sozinho em um espaço vazio.

Contas para a equipe de um fornecedor externo

As três formas de adicionar alguém descritas acima aceitam um fornecedor opcional: o convite por e-mail, o membro de oficina (sem e-mail, sem login) e a conta direta com nome de usuário. Escolha um e a conta pertence a esse fornecedor desde o momento em que existe. A partir daí ela só vê as ordens de serviço atribuídas a ela, e nunca um custo, o valor de um ativo ou um preço de compra, quaisquer que sejam as funções que receba depois. Essas contas ficam fora de Organização > Usuários por padrão: ative «Mostrar contas de fornecedor» para listá-las, ou abra a página do próprio fornecedor. O vínculo pode ser alterado ou removido depois no perfil da pessoa. A importação de usuários tem a mesma coluna, «External Vendor (Name)»: digite o nome do fornecedor e as contas importadas ficam vinculadas a ele. Um nome que não corresponde a nada faz a linha falhar em vez de criar uma conta sem vínculo, e a exportação grava a coluna de volta, então um ciclo exportar–editar–reimportar mantém o vínculo.

Acesso temporário com data de término

Cada convite e cada conta direta pode ter uma data opcional « Acesso até »: o último dia em que a pessoa pode entrar, no fuso horário da sua empresa. No fim desse dia, a conta é desativada automaticamente e desconectada em todos os lugares; os administradores que podem editar usuários são avisados 7 dias antes. Você pode definir, alterar ou remover a data depois no perfil da pessoa (nunca na sua própria conta). Reativar uma conta cuja data já passou remove a data. Útil para terceirizados, temporários e parceiros de serviços.