Acompanhar não conformidades até ao fecho

Quando um ponto de controlo de inspeção reprova, essa reprovação é uma não conformidade: algo está errado num ativo concreto e alguém tem de o corrigir e provar que ficou corrigido. O separador Não conformidades reúne todos os pontos de controlo reprovados de todas as inspeções numa única lista, para que nada se perca dentro de um relatório de inspeção.

Onde encontrar

Abra Inspeções e escolha o separador «Não conformidades». A lista mostra todos os pontos de controlo atualmente registados como reprovados, do mais recente para o mais antigo. Consultar o registo está disponível em todos os planos.

Os cinco estados

O estado de uma não conformidade é deduzido automaticamente da ordem de trabalho corretiva associada — nunca terá de sincronizar as duas manualmente. Apenas a verificação final é registada por uma pessoa.

Criar uma ordem de trabalho a partir de uma não conformidade

Se uma não conformidade ainda não tiver ordem de trabalho, clique em «Criar ordem de trabalho». O FreeMaint cria uma ordem corretiva pré-preenchida com o ativo, a localização e o ponto de controlo reprovado, e liga-a à não conformidade. Clicar duas vezes nunca cria um duplicado. Se o seu modelo já cria ordens de trabalho automaticamente em caso de reprovação, as não conformidades chegam aqui já com a ligação feita.

Verificar uma correção

Depois da reparação, volte à não conformidade e clique em «Verificar e fechar». Confirme que verificou no terreno que o problema desapareceu mesmo. Este passo é deliberadamente distinto de fechar a ordem de trabalho: uma ordem concluída prova que houve trabalho, não que o defeito ficou corrigido. A ISO 9001 e a ISO 45001 exigem ambas esta verificação, que fica registada em seu nome. Se o defeito voltar, reabra a não conformidade.

Não conformidades recorrentes

Quando o mesmo ponto de controlo reprova de novo no mesmo ativo num período posterior, essa nova reprovação é registada como não conformidade própria e ambas são marcadas como «Recorrente». Duas não conformidades abertas para o mesmo ponto de controlo são um sinal, não um duplicado: significam que o problema foi visto duas vezes e continua por resolver. Use o filtro «Apenas recorrentes» para detetar problemas crónicos que merecem uma solução de fundo.

Reduzir a lista

• Pesquisar por ponto de controlo, ativo ou modelo
• Filtrar por estado para ver só o que continua aberto
• Filtrar por gravidade, que assume por omissão o nível de risco definido no ponto de controlo
• Mostrar apenas as não conformidades recorrentes

Fazer uma análise de causa raiz sobre uma não conformidade

Quando um defeito merece mais do que uma reparação — repete-se, ou aponta para um problema de processo — toque em Análise na não conformidade. O FreeMaint abre um registo de resolução de problemas, PDCA por omissão e convertível em 5 Porquês, Ishikawa, A3 ou DMAIC, já ligado a essa não conformidade. A análise, as suas ações corretivas e a verificação de eficácia passam a viver no registo de Melhoria contínua com tudo o resto, em vez de numa folha de cálculo à parte. Tocar novamente em Análise reabre sempre o mesmo registo; nunca cria um segundo. Abrir uma análise exige o plano Enterprise; ler uma que já tem, nunca.

1. Abra Inspeções e vá ao separador Não conformidades.
2. Toque em Análise na linha que quer investigar.
3. Percorra os passos do método e acrescente ações corretivas com responsável e prazo.
4. Concluídas as ações, registe se foram eficazes — é isso que fecha o ciclo para uma auditoria.

Um único relatório para todo o defeito

Em qualquer constatação, «Relatório completo do defeito (PDF)» produz um documento único com todo o histórico: a inspeção onde o defeito foi detetado, a constatação com a sua foto, a ordem de trabalho corretiva e tudo o que nela aconteceu, a análise de causa raiz com as suas ações corretivas e a verificação de eficácia e, por fim, quem verificou a correção e quando. É o que um auditor ISO 9001 pede e substitui abrir sete ecrãs e exportar três ficheiros. As secções que não usa são simplesmente omitidas.

Cartões ou tabela

O registo oferece duas apresentações e memoriza a sua escolha. Os cartões mostram cada constatação por inteiro. A tabela mostra uma linha por constatação — número, data, inspeção, ativo, localização, ordem de trabalho, análise, estado e ações — mais rápida quando revê muitos defeitos de uma vez. As referências de ordem de trabalho e de análise são clicáveis em ambas.

Exigir primeiro a conclusão do trabalho corretivo

Por predefinição, uma constatação pode ser verificada e encerrada mesmo com a ordem de trabalho corretiva ainda aberta, porque reparar no momento e tratar do papel depois é uma forma real de trabalhar. Se o seu sistema da qualidade não o permitir, um administrador pode ativar um ou ambos os pré-requisitos em Definições da empresa → Sistema: ordem de trabalho corretiva concluída e registo de resolução de problemas resolvido. Quando um pré-requisito não é cumprido, o botão «Verificar e encerrar» fica desativado e indica que registo está a bloquear. Constatações sem ordem de trabalho nem análise nunca são afetadas.