Iniciar uma inspeção com leitura do QR

Ler o código QR de uma máquina leva quem está à frente dela diretamente à inspeção devida hoje, e não a uma lista de inspeções passadas. Motoristas, operadores e técnicos obtêm o formulário num único passo, e o registo mostra que a inspeção foi aberta por leitura.

O que acontece ao ler o código

1. Leia o código QR do equipamento ou da localização, com a câmara do telemóvel ou o botão Ler QR na aplicação.
2. O FreeMaint encontra a inspeção devida para o período atual e abre-a.
3. Se houver dois modelos aplicáveis, escolhe numa lista curta. Se não existir nenhum, a página indica-o e encaminha-o para os modelos.
4. Preencha a lista de verificação e conclua-a como habitualmente.

Quando a etiqueta está danificada

Uma etiqueta riscada, gasta ou que nunca foi impressa não bloqueia ninguém. Abra a ficha do equipamento, vá ao separador Inspeções e use «Iniciar a inspeção de hoje». Obtém o mesmo formulário. O registo indicará um início manual em vez de uma leitura, que é a descrição honesta do que aconteceu.

O que fica registado

Quando uma inspeção é aberta por leitura, a execução guarda o código lido e o momento exato, e o PDF imprime uma linha «Verificação de leitura». É um controlo e um registo datado: mostra que houve uma leitura. Não é prova de presença física, porque um código impresso pode ser fotografado.

Uma verificação sempre que o equipamento é utilizado

Algumas verificações não calham numa data, mas sempre que alguém pega no equipamento: a volta a um veículo partilhado, a verificação antes de conduzir um empilhador. Defina o modelo como «Sempre que o equipamento é utilizado» e cada leitura abre uma nova verificação para quem lê — um veículo usado três vezes num dia recebe três verificações, cada uma em nome de quem o tinha. Se essa pessoa deixou uma por terminar hoje, a leitura retoma-a. O botão do ecrã de leitura passa a dizer «Fazer a verificação antes do uso». Este modo está disponível no plano Business.

1. No modelo, defina «Quando é preenchida?» como «Sempre que o equipamento é utilizado».
2. Em «Aplica-se a todos os ativos da categoria», escolha a categoria abrangida — por exemplo Veículos. Os veículos adicionados mais tarde ficam abrangidos automaticamente.
3. Adicione um elemento de leitura de contador para registar a quilometragem, e tire até 6 fotografias por elemento para a volta ao veículo.
4. Na ficha de cada veículo na Frota, a secção «Verificações» indica quem fez as últimas verificações, quando e quantos pontos falharam.

Configuração

1. Crie um modelo de inspeção com os pontos que pretende verificar.
2. Abra o agendamento do modelo, escolha a frequência e associe os equipamentos ou localizações abrangidos.
3. Imprima os códigos QR a partir de cada ficha de equipamento, ou em lote a partir da lista.
4. Atribua a quem vai realizar inspeções um perfil que inclua a permissão «executar inspeções».

Sugestões

• Exigir leitura: no modelo, ative «Exigir leitura de QR para iniciar», para que uma execução só possa ser aberta junto à máquina. Quem pode editar modelos continua a poder ignorar essa exigência numa etiqueta danificada, e a exceção fica registada com o respetivo motivo. Depois de a inspeção iniciada, qualquer outro dispositivo ou separador do navegador, incluindo a aplicação web, tem de ler novamente o código antes de a poder preencher ou concluir, e cada uma dessas leituras também fica registada.
• Um código de barras ou uma chapa com número de série já existentes funcionam — o FreeMaint também os reconhece, pelo que pode começar antes de imprimir qualquer etiqueta.
• Também nos locais: ao ler o código QR de uma sala, de um corredor ou de uma sala técnica, é proposto «Iniciar a inspeção de hoje» para as rondas associadas a esse local — na página web aberta pela leitura e na aplicação móvel —, tal como com a etiqueta de um equipamento.
• Duas pessoas que leem a mesma máquina ao mesmo tempo obtêm a mesma inspeção, nunca duas.