Inspeções: início rápido

O módulo de Inspeções substitui as listas em papel por um fluxo nativo do CMMS. Cada modelo descreve os pontos que quer verificar todos os meses, e cada execução é uma cópia preenchida desse modelo para um par (ativo, mês). A vista de grelha anual mostra-lhe 12 meses de resultados num relance.

Como tudo encaixa

Modelos → Pontos de verificação → Execuções → Células. O modelo é o formulário. Um ponto de verificação é uma linha do formulário (por exemplo «Motor / temperatura da carcaça ≤ 40 °C»). Os pontos podem ser agrupados em secções (MECÂNICA, ELÉTRICA, HIDRÁULICA, etc.). Uma execução é uma passagem mensal para (modelo, ativo, ano, mês). Uma célula é o resultado elementar de (execução, ponto) — que código, que valor, que notas.

Crie o seu primeiro modelo

1. Vá a /inspections/templates e clique em "Novo modelo". Dê-lhe um nome (ex. "Verificação mensal do compressor") e, opcionalmente, um número de documento e uma revisão (campos de documento controlado ISO-9001).
2. Opcionalmente, defina uma Secção responsável — a equipa funcional responsável por este formulário. As inspeções geradas herdam-na como equipa atribuída e a secção é impressa no PDF.
3. Opcionalmente, escolha uma Categoria para agrupar este modelo na página de Inspeções — por exemplo, uma categoria "Checklist de ar condicionado" com os seus formulários "Mensal" e "Semanal". Faça a gestão das categorias em Definições da empresa → Categorias (Inspeção).
4. Adicione secções a partir do editor se quiser agrupar os pontos — os grupos habituais são MECÂNICA, ELÉTRICA, LUBRIFICAÇÃO, SEGURANÇA. As secções são opcionais; os pontos também podem ficar "sem secção".
5. Em cada secção, clique em "Adicionar ponto" e defina um ponto de verificação: um nome de peça e a descrição da verificação.
6. Configure os códigos de ação em "Editar códigos de ação". Um novo modelo começa com P = Conforme, F = Não conforme e N = N/A; substitua-os pela sua própria legenda se preferir — por exemplo P = Verificar, R = Substituir, A = Ajustar, C = Limpar, T = Atestar — com quaisquer códigos de 1 a 3 letras.
7. Guarde o modelo. Fica disponível para novas execuções.

Duplicar uma secção

Para criar várias secções semelhantes (uma por motor, por exemplo), clique em «Duplicar secção» (o ícone de cópia) no cabeçalho de uma secção: a cópia, com todos os seus pontos, aparece logo abaixo. Mude-lhe o nome e escolha o equipamento com o lápis.

Ou começar a partir de um rascunho de IA

Na página Novo modelo, abra «Gerar com IA» e descreva a lista — por exemplo, «Inspeção preventiva semanal de uma sala de compressores: segurança, arrumação e limpeza, quadros elétricos, ventilação, fugas, sinalização e 6S». O FreeMee propõe secções e pontos de verificação (conforme/não conforme, leitura numérica ou texto) e preenche o nome e a descrição, que pode continuar a editar. Os limites numéricos só são preenchidos quando a sua descrição os indica; as leituras sem limites são assinaladas para que os defina no editor. Prima «Criar com esta lista» para criar o modelo com todos os pontos de verificação de uma só vez e depois ajuste-o no editor. Cada geração custa 3 créditos de IA, apenas quando é devolvido um rascunho utilizável.

Mostrar o ponto a verificar com uma fotografia de referência

No editor de modelos, cada ponto de verificação tem um botão «Adicionar uma fotografia de referência». A fotografia aparece depois ao lado do ponto de verificação quando a inspeção é preenchida, na web e na aplicação móvel, para que quem faz a ronda veja exatamente que ponto deve observar. Clique na miniatura para a ampliar; a pequena cruz remove-a. Um modelo duplicado mantém as suas fotografias de referência. Esta fotografia pertence ao modelo — o operador continua a tirar as suas próprias fotografias durante a ronda. A fotografia é também impressa em miniatura ao lado do ponto de verificação no PDF da inspeção, no da ordem de trabalho e no formulário em branco. A aplicação móvel guarda uma cópia no telefone assim que descarrega a inspeção, pelo que a fotografia continua visível durante uma ronda sem rede. Pode adicionar até 3 fotografias por ponto — por exemplo, onde fica o ponto, o seu estado correto e um estado defeituoso. A primeira aparece junto ao ponto; tocar nela abre todas.

Verificar alguns pontos com menos frequência do que a ronda

Uma ronda mistura muitas vezes pontos verificados sempre e pontos verificados todos os meses ou todos os anos. Ao adicionar ou editar um ponto, escolha "Com que frequência este ponto é verificado?": "Em cada inspeção" (predefinição), ou uma frequência de todas as semanas a de 2 em 2 anos — só são propostas as menos frequentes do que a ronda. Ao criar uma inspeção, um ponto preenchido recentemente no mesmo equipamento ou local não está previsto: fica recolhido em "Não previsto desta vez" no fim da sua secção, não é obrigatório e não conta para o progresso, mas pode ainda ser preenchido. Um ponto cuja última resposta foi uma falha continua previsto. A grelha anual mostra "—" num período em que o ponto não estava previsto, e o formulário em branco imprime a frequência de cada ponto. Uma alteração de frequência aplica-se às inspeções criadas depois. Disponível no plano Business.

Adicionar o plano da ronda

No editor de modelos, o cartão "Plano a seguir" aceita até 6 fotografias — o mapa do circuito, uma vista geral da linha. São mostradas no topo de cada inspeção deste modelo, na web e na aplicação móvel (o telemóvel guarda uma cópia para rondas sem rede), e impressas acima da lista no formulário em branco. Tal como as fotografias dos pontos, pertencem ao modelo, e um modelo duplicado conserva-as.

Adicionar uma nota de segurança a um ponto de verificação

Ao adicionar ou editar um ponto de verificação («Adicionar ponto», ou o lápis «Editar ponto»), preencha o campo opcional «Nota de segurança» — por exemplo, «Não intervir no visor de nível enquanto a caldeira estiver sob pressão». O técnico vê-a logo abaixo do ponto de verificação, acima da resposta, na web e na aplicação móvel, e é impressa abaixo do ponto de verificação no PDF da inspeção e no da ordem de trabalho. Esvazie o campo para remover a nota. Um modelo duplicado mantém as suas notas de segurança.

Opcional: criar automaticamente uma ordem de trabalho corretiva em caso de falha

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Quando vários itens falham na mesma inspeção, a nova definição «Quando vários itens falham» controla o resultado: manter uma OT por inspeção (com todos os itens reprovados listados) ou criar uma OT por item reprovado, cada uma atribuível e encerrável de forma independente.

Executar uma inspeção

A partir de um modelo, clique em «Executar inspeção», escolha um ativo e um mês: a inspeção abre logo — já iniciada — para que a possa preencher. Para lançar o mesmo modelo em vários ativos de uma vez, utilize «Agendar para vários ativos». Toda inspeção agendada ou em curso aparece no separador «Inspeções a fazer» na página de Inspeções, por isso nenhuma inspeção criada se perde — abra uma aí para a iniciar ou continuar. A vista de Calendário também mostra as inspeções agendadas a roxo; arraste qualquer inspeção ainda no estado SCHEDULED para a reagendar.

Preencher uma execução

Abra uma inspeção a partir do separador «Inspeções a fazer» (ou logo após «Executar inspeção») e clique em cada item para introduzir o resultado. Escolha um código de ação da legenda do seu modelo, opcionalmente introduza um valor numérico (a verificação de limite deriva OK/FAIL automaticamente se definiu mín/máx), adicione notas, anexe uma foto e guarde. O estado passa a IN_PROGRESS automaticamente. Quando todos os itens obrigatórios estiverem preenchidos, clique em «Concluir» — a inspeção bloqueia e (opcionalmente) captura um URL de assinatura para auditoria.

Exportar em PDF

Todas as execuções têm um botão «Descarregar PDF» que gera um relatório A4 vertical (cabeçalho + grelha por secções + legenda dos códigos de ação + linha de assinatura) no idioma da sua interface. A página da grelha anual tem o seu próprio botão «Descarregar PDF anual» para a matriz de 12 meses em A4 horizontal — verde para conforme, vermelho para falha e âmbar para pendente. Cada modelo também pode ser impresso em branco, para ser preenchido à mão (ver a secção seguinte).

Imprimir um formulário em branco para preencher à mão

Na página de um modelo, clique em «Imprimir formulário em branco» para descarregar um PDF da lista de verificação, pronto a imprimir e a preencher à mão — por exemplo, o controlo semanal de uma caldeira afixado junto à máquina. A folha inclui o nome do modelo, o número do documento, a revisão e a frequência, com linhas em branco para o ativo ou a localização, a data e o inspetor. Cada ponto de verificação é impresso com a sua fotografia de referência e a sua nota de segurança, e com uma caixa de resposta adequada ao seu tipo: uma caixa por código de ação, caixas Conforme / Falha ou Sim / Não, uma linha com a unidade e o intervalo aceite para uma leitura, uma caixa por opção para uma escolha múltipla. Se o modelo estiver agendado, segue-se um registo com uma linha por período — uma linha por semana para um controlo semanal — e colunas para a data, a assinatura e os comentários; nenhum ano é impresso, pelo que a mesma folha pode ser reutilizada. Linhas de assinatura fecham a página. O botão está disponível para todas as pessoas que podem ver as inspeções, em todos os planos.

Eliminar um modelo

Para remover um modelo que já não usa, abra o seu cartão (ou a página de detalhe), clique no menu ⋯ e escolha Eliminar. O passo de confirmação indica quantas secções, pontos de verificação e execuções agendadas serão removidos — leia com atenção, porque a eliminação é definitiva e propaga-se a todas as células preenchidas. Eliminar exige a permissão inspections:template_write (atribuída por omissão a administradores e gestores).

Dicas

• Comece pequeno: defina UM modelo para o seu ativo mais crítico e use-o durante um mês antes de o alargar.
• O campo de texto livre "Criticidade" do modelo define a prioridade das ordens de trabalho corretivas que este gera: Alta por predefinição, Média quando o campo contém a palavra "low" (por exemplo "Low"). Qualquer outro valor, como uma pontuação, mantém Alta.
• A grelha anual é o seu registo de auditoria. Imprima-a uma vez por ano para as auditorias ISO-9001.
• Pode criar modelos diferentes para famílias de ativos diferentes (compressores, transportadores, quadros elétricos) e continuar a vê-los lado a lado no Calendário unificado.

Preencher uma inspeção (gravação automática)

Abra uma execução e toque num código em cada item — a sua escolha é gravada automaticamente, por isso não há botão de gravação por item. Aparece uma pequena marca quando uma célula é gravada. Também pode tocar em «Guardar tudo» ou simplesmente «Concluir» (que grava primeiro as alterações pendentes). Anexe uma foto a qualquer item com o botão da câmara: aparece como miniatura, abre em ecrã inteiro ao tocar e é incluída no PDF.

Resultados com código de cor (Conforme / Não conforme)

Em «Editar códigos de ação», marque cada código como Conforme, Não conforme ou Neutro. Os códigos Conforme ficam verdes e os Não conforme ficam vermelhos — tanto no ecrã de preenchimento como na grelha anual. Um resultado Não conforme marca o item como falhado, sendo por isso também o que despoleta a ordem de trabalho corretiva automática quando essa opção está ativada. Os códigos deixados em Neutro (por exemplo «N/A») nunca reprovam um item.

Rondas e tabela anual

Quando um modelo cobre vários ativos, «Inspeções a fazer» mostra uma linha por inspeção em vez de uma por ativo, com uma barra de progresso sobre os seus ativos. Abra a linha para ver a lista de ativos e iniciar qualquer um; o botão «Agrupar por inspeção» volta à lista simples. No separador Modelos, o botão Tabela troca os cartões por uma tabela de todos os modelos com as colunas de agendamento e uma faixa de janeiro a dezembro que mostra o que realmente correu em cada mês do ano escolhido.

Inspeções concluídas com atraso

Uma inspeção concluída depois do vencimento mostra «Concluída com atraso» e quantos dias de atraso, na lista e na inspeção. Uma inspeção em atraso pode sempre ser preenchida e concluída.

Perguntar apenas quando importa

Um ponto de verificação pode surgir apenas se um anterior tiver certa resposta: «descreva a fuga» só se «há fuga?» for Sim. No editor de modelos, escolha o ponto que comanda em «Perguntar apenas quando…» e assinale as respostas que o revelam. Só pontos com um conjunto fixo de respostas podem comandar outro (conforme/não conforme, sim/não, código de ação, escolha múltipla); um número ou texto livre não. Um ponto oculto não é perguntado, não impede o fecho mesmo sendo obrigatório ou exigindo foto, e nunca gera uma ordem de trabalho corretiva. Uma resposta já registada mantém-se e continua a sair no relatório.

Ver quando foram realizadas

Cada ronda de inspeção aparece também no Calendário (/calendar). Uma ronda ainda por fazer fica na data agendada; depois de concluída, passa para a data em que foi efetivamente realizada, a cinzento e rasurada — é essa a data que um registo anual tem de mostrar. Use o filtro de origem para ver apenas inspeções.

Descartar uma inspeção iniciada por engano

Iniciou a inspeção errada? Abra-a e clique em «Descartar» (no telemóvel: ⋮ e depois Descartar); o motivo é opcional. Podem fazê-lo quem a iniciou, os seus atribuídos, a sua equipa ou quem tenha permissão para eliminar execuções de inspeção. Um controlo de utilização, ou uma inspeção manual que criou e iniciou, é eliminado; qualquer outra inspeção volta a Agendada com a mesma data-limite e as respostas, notas e fotos são apagadas. O stock consumido regressa ao armazém, as leituras de contador introduzidas são mantidas e a ação fica registada no registo de auditoria. Uma inspeção concluída ou assinada não pode ser descartada.

Alterar o tipo de resposta de um ponto de verificação

Pode alterar o «Tipo de resposta» de um ponto de verificação (por exemplo de «Códigos de ação» para «Sim / Não») mesmo que já tenha respostas. O editor indica-lhe primeiro quantas tem: essas respostas mantêm-se exatamente como foram dadas e conservam o seu resultado, e um código antigo é mostrado com o seu significado na legenda, por exemplo «C — Conforme». Só as novas respostas usam o novo tipo.

Selecionar várias inspeções de uma vez

Em « Inspeções a fazer », cada ronda tem a sua própria caixa: seleciona todas as inspeções da ronda para as ações em massa (atribuir, iniciar, verificar, eliminar). Eliminar exige a permissão de eliminar inspeções, e uma inspeção agendada volta no ciclo seguinte.