Convidar Utilizadores

Os novos utilizadores aderem através de convites por e-mail com funções pré-atribuídas.

Passos

1. Organização > Utilizadores > Convidar Utilizador
2. Introduza o e-mail
3. Selecione a função
4. Atribua uma equipa (opcional)
5. Envie o convite

Copiar Link

Se o e-mail não chegar, peça à pessoa que verifique a pasta de spam, ou abra Organização > Convites e clique em «Copiar ligação do convite» para a partilhar diretamente.

Importar vários utilizadores de uma vez

Se já tem uma lista de pessoas numa folha de cálculo, importe-as todas de uma vez em vez de as convidar uma a uma. As linhas que incluem um endereço de e-mail recebem um convite para definir a própria palavra-passe e aparecem em Organização > Convites. As linhas com um nome de utilizador em vez de um e-mail tornam-se imediatamente contas com acesso — a palavra-passe gerada é mostrada uma vez após a importação para que a possa entregar. As linhas sem nenhum dos dois tornam-se membros passivos (sem início de sessão) — útil para equipas de oficina às quais apenas atribui trabalho.

1. Organização > Utilizadores
2. Clique em Importar
3. Transfira o modelo CSV ou Excel
4. Preencha Nome, Função e (opcional) E-mail de cada pessoa
5. Carregue o ficheiro e reveja a pré-visualização
6. Inicie a importação

Aceitar com Google ou Apple

Na página do convite, a pessoa pode clicar em «Continuar com Google» ou «Continuar com Apple» em vez de criar uma palavra-passe. Escolhe a conta do endereço convidado e junta-se diretamente ao seu espaço de trabalho, com a função que escolheu; a partir daí inicia sessão com essa conta. Se iniciar sessão com Google a partir da página de início de sessão em vez de abrir o convite, o FreeMaint deteta o convite à espera do seu endereço e propõe-lhe juntar-se ao seu espaço de trabalho — nunca cria um à parte.

Convidar alguém que já utiliza o FreeMaint

Se o email que convida já tiver uma conta FreeMaint noutro espaço de trabalho, isso não é um erro. Ao abrir o convite, ser-lhe-á pedido que confirme a mudança para o seu espaço de trabalho. Se essa pessoa for o único membro do seu espaço de trabalho atual (muitas vezes um período experimental esquecido), este é encerrado e ela junta-se ao seu; se esse espaço tiver outros membros ou um plano pago, será orientada a sair dele primeiro ou a contactar o suporte. Uma conta criada com Google, Microsoft ou Apple ainda não tem palavra-passe: a página do convite propõe enviar-lhe um link para definir uma («Enviar-me um link para definir a palavra-passe»); depois, a pessoa abre novamente o convite para confirmar a mudança.

Entrar com um código de convite

Um código de convite (partilhado por link, QR ou mensagem) também pode ser escrito à mão: na página de início de sessão ou de registo, clique em « Tem um código de convite? », introduza-o e clique em « Entrar ». A página seguinte mostra o espaço e a função antes de criar o que quer que seja — é a entrada prevista para um colega que, de outra forma, se registaria e ficaria sozinho num espaço vazio.

Contas para a equipa de um fornecedor externo

As três formas de adicionar alguém descritas acima aceitam um fornecedor opcional: o convite por e-mail, o membro de oficina (sem e-mail, sem acesso) e a conta direta com nome de utilizador. Escolha um e a conta pertence a esse fornecedor desde o momento em que existe. A partir daí só vê as ordens de trabalho que lhe são atribuídas, e nunca um custo, o valor de um ativo ou um preço de compra, quaisquer que sejam as funções que receba depois. Estas contas ficam fora de Organização > Utilizadores por predefinição: ative «Mostrar contas de fornecedor» para as listar, ou abra a página do próprio fornecedor. A associação pode ser alterada ou removida mais tarde no perfil da pessoa. A importação de utilizadores tem a mesma coluna, «External Vendor (Name)»: escreva o nome do fornecedor e as contas importadas ficam associadas a ele. Um nome que não corresponde a nada faz falhar essa linha em vez de criar uma conta sem associação, e a exportação volta a escrever a coluna, pelo que um ciclo exportar–editar–reimportar mantém a ligação.

Acesso temporário com data de fim

Cada convite e cada conta direta pode ter uma data opcional « Acesso até »: o último dia em que a pessoa pode iniciar sessão, no fuso horário da sua empresa. No fim desse dia, a conta é desativada automaticamente e a sessão é terminada em todo o lado; os administradores que podem editar utilizadores são avisados 7 dias antes. Pode definir, alterar ou remover a data mais tarde a partir da ficha da pessoa (nunca na sua própria conta). Reativar uma conta cuja data já passou remove a data. Útil para prestadores, pessoal temporário e parceiros de serviços.