Flux de aprobare

Fluxul de aprobare asigură că cererile sunt revizuite corespunzător înainte de alocarea resurselor.

Cine poate aproba

• Administrator — autoritate deplină
• Manager — în limitele domeniului său
• Supervizor — pentru echipele sale

Motor de flux configurabil

FreeMaint suportă fluxuri de aprobare per companie. Mergeți la Setări companie → Fluxuri și adăugați pași pentru Solicitări cu diferite tipuri de aprobatori.

Tipuri de aprobator

• ROLE — orice utilizator cu rolul specificat
• USER — un utilizator anume
• CREATOR — solicitantul inițial
• ASSIGNEE — utilizatorul atribuit
• TEAM_LEADER — liderul echipei activului asociat
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — managerul locației/secției solicitantului
• TARGET_LOCATION_MANAGER — managerul locației/secției cererii
• REQUEST_SECTION_MANAGER — managerul (liderul) secțiunii responsabile (echipei) cererii

Câmpuri obligatorii pe pas

Fiecare pas poate solicita câmpuri precum descrierea, activul, locația, categoria, fotografii sau orice câmp personalizat (custom:<nume>) înainte de a permite tranziția. La finalizarea unui ordin de lucru puteți solicita și o citire a contorului — utilă pentru mentenanța bazată pe ore de funcționare sau kilometraj.

Respingerea unei cereri

O cerere poate fi respinsă doar cât timp este În așteptare sau În curs de examinare. După aprobare, cererea devine automat o comandă de lucru și nu mai poate fi respinsă — anulați în schimb comanda de lucru rezultată. Dacă butonul Respinge nu apare, cererea a depășit deja etapa de examinare.

Presetări rapide

În loc să creați pașii manual, deschideți Setări companie → Fluxuri de lucru, alegeți fila Cerere și aplicați o presetare rapidă: „Aprobarea managerului înainte de comanda de lucru” pentru un singur nivel sau „Aprobarea cererilor pe două niveluri” pentru o verificare a departamentului urmată de aprobarea managerului de facilități. Fiecare presetare creează pași editabili pe care îi puteți reatribui rolurilor dvs. exacte.

Rutare după secțiunea responsabilă

Aprobarea poate urma fie locul lucrării (Locație), fie responsabilul (Secțiune). Pentru responsabilitatea organizațională — Clădire, Electrică, Atelier etc. — modelați fiecare secțiune ca o Echipă și setați liderul acesteia ca manager de secțiune. Activați câmpul «Secțiune responsabilă» în formularul de cerere, apoi adăugați un pas de flux de lucru pentru Cerere cu aprobatorul «Manager de secțiune (lider de echipă)». Cererea este apoi rutată doar către managerul secțiunii alese de solicitant, indiferent de locație — o locație poate găzdui lucrări ale mai multor secțiuni. Pentru organizațiile a căror responsabilitate ține într-adevăr de locație, aprobatorul «Manager al locației țintă» rutează în schimb după Locație.

Rutare după categorie

O categorie de cerere poate avea o Secțiune responsabilă implicită (Setări companie > Categorii, «Secțiunea responsabilă implicită a cererilor»). O cerere nouă depusă cu această categorie și fără o secțiune proprie este trimisă acelei echipe imediat ce este creată: liderul ei este anunțat, iar membrii echipei al căror rol este limitat la datele echipei lor o văd. Este ideal pentru un cod QR general: solicitantul alege «IT» sau «Instalații sanitare», iar departamentul potrivit o primește. O secțiune aleasă în formular are întotdeauna prioritate, observațiile nu sunt niciodată rutate, iar schimbarea ulterioară a categoriei nu rutează din nou cererea. Implicit, este anunțat doar responsabilul. Pentru a anunța și fiecare membru al secțiunii, bifați «Membrii secțiunii» pe rândul «Cerere creată» din Setări companie > Notificări > «Configurare avansată a notificărilor»; membrii al căror rol nu permite deschiderea cererii nu sunt anunțați.

Filtrare după secția responsabilă

Lista de solicitări poate fi restrânsă la una sau mai multe secții responsabile. Deschideți bara de filtre și alegeți secțiile de care răspundeți — filtrul permite selecție multiplă, așa că „electric sau mecanic” este o singură întrebare, nu două. Se combină cu toate celelalte filtre și nu lărgește niciodată ce aveți dreptul să vedeți: dacă rolul dumneavoastră este limitat la echipele proprii, o secție din afara acestui domeniu returnează o listă goală, nu solicitările altcuiva. Filtrul apare doar după ce compania dumneavoastră are cel puțin o echipă activă.

Rutare după tipul cererii (îmbunătățire vs reparație)

În planul Business, fiecare pas al workflow-ului de Cereri poate fi limitat la anumite tipuri de cereri. Deschideți Setări companie → Workflow-uri → Cereri, extindeți un pas și bifați tipurile la „Se aplică tipurilor de cereri”. Configurație tipică: un pas „Aprobare îmbunătățiri” limitat la tipul Îmbunătățire, rutat către Managerul locației țintă — managerul de producție al zonei, setat pe fiecare locație prin câmpul „Manager / șef de departament” — plus un pas „Aprobare reparații” pentru celelalte tipuri, rutat către rolul de manager de mentenanță. Fiecare cerere urmează astfel doar lanțul de aprobare al propriului tip; un pas fără tipuri bifate continuă să se aplice tuturor cererilor. Presetarea într-un clic „Rutare după tipul cererii (îmbunătățire vs reparație)” configurează totul pentru dvs.

Aprobă automat cererile de urgență

Deschideți Setări companie → Fluxuri de lucru → Cereri și activați «Aprobă automat cererile de urgență». Când este activat, orice cerere marcată ca Urgență sare peste fluxul de aprobare și se creează imediat un ordin de lucru. Când este dezactivat (implicit), cererile de urgență urmează rutarea normală de aprobare. Fiecare aprobare automată este înregistrată în istoricul cererii pentru trasabilitate.

Cine a aprobat sau a respins

După ce o cerere este aprobată sau respinsă, o casetă din partea de sus arată cine a luat decizia, când și motivul respingerii. Este util când mai mulți manageri sau planificatori de mentenanță pot examina cererile. Aceleași informații apar în PDF-ul cererii și în fila Activitate.