Invitarea utilizatorilor

Utilizatorii noi se alătură prin invitații prin e-mail cu roluri preatribuite.

Pași

1. Organizare > Utilizatori > „Invită Utilizator”
2. Introduceți adresa de e-mail
3. Selectați rolul
4. Atribuiți o echipă (opțional)
5. Trimiteți invitația

Copiere link

Dacă e-mailul nu ajunge, rugați persoana să verifice dosarul de spam sau deschideți Organizare > Invitații și faceți clic pe „Copiază linkul invitației” pentru a-l partaja direct.

Importați mai mulți utilizatori deodată

Dacă aveți deja o listă de persoane într-o foaie de calcul, importați-le pe toate deodată în loc să le invitați una câte una. Rândurile care includ o adresă de e-mail primesc o invitație pentru a-și seta propria parolă și apar la Organizare > Invitații. Rândurile cu un nume de utilizator în loc de e-mail devin imediat conturi capabile să se autentifice — parola generată este afișată o singură dată după import, astfel încât să o puteți transmite. Rândurile fără niciunul dintre cele două devin membri pasivi (fără autentificare) — utile pentru echipele de atelier cărora le atribuiți doar lucrări.

1. Organizare > Utilizatori
2. Faceți clic pe Import
3. Descărcați șablonul CSV sau Excel
4. Completați Prenume, Rol și (opțional) E-mail pentru fiecare persoană
5. Încărcați fișierul și verificați previzualizarea
6. Porniți importul

Acceptarea cu Google sau Apple

Pe pagina de invitație, persoana poate face clic pe „Continuați cu Google” sau „Continuați cu Apple” în loc să creeze o parolă. Alege contul adresei invitate și se alătură direct spațiului dvs. de lucru, cu rolul ales de dvs.; de atunci se conectează cu acel cont. Dacă se conectează cu Google din pagina de autentificare în loc să deschidă invitația, FreeMaint observă invitația care îi așteaptă adresa și îi propune să se alăture spațiului dvs. de lucru — nu creează niciodată unul separat.

Invitarea unei persoane care folosește deja FreeMaint

Dacă emailul pe care îl inviți are deja un cont FreeMaint în alt spațiu de lucru, aceasta nu este o eroare. La deschiderea invitației, persoanei i se va cere să confirme comutarea la spațiul tău de lucru. Dacă este singurul membru al spațiului său de lucru actual (adesea o perioadă de probă rămasă neutilizată), acesta este închis și persoana se alătură celui tău; dacă spațiul respectiv are alți membri sau un plan plătit, persoana va fi îndrumată să îl părăsească mai întâi sau să contacteze asistența. Un cont creat cu Google, Microsoft sau Apple nu are încă parolă: pagina invitației propune trimiterea unui link pentru setarea ei („Trimite-mi un link pentru a-mi seta parola”), apoi persoana deschide din nou invitația pentru a confirma comutarea.

Alăturarea cu un cod de invitație

Un cod de invitație (trimis prin link, QR sau mesaj) poate fi introdus și manual: pe pagina de autentificare sau de înregistrare, faceți clic pe « Aveți un cod de invitație? », introduceți-l și faceți clic pe « Alăturați-vă ». Pagina următoare arată spațiul de lucru și rolul înainte de a crea ceva — aceasta este intrarea pentru un coleg care altfel s-ar înregistra singur și ar ajunge într-un spațiu de lucru gol.

Conturi pentru echipa unui furnizor extern

Toate cele trei moduri de a adăuga o persoană descrise mai sus acceptă un furnizor opțional: invitația prin e-mail, membrul de atelier (fără e-mail, fără autentificare) și contul direct cu nume de utilizator. Alegeți unul, iar contul aparține acelui furnizor din momentul în care există. De atunci vede doar comenzile de lucru care îi sunt atribuite și niciodată un cost, valoarea unui activ sau un preț de achiziție, indiferent de rolurile primite ulterior. Aceste conturi sunt excluse implicit din Organizare > Utilizatori: activați «Afișează conturile de furnizor» pentru a le lista sau deschideți pagina furnizorului. Asocierea poate fi modificată sau eliminată ulterior din profilul persoanei. Importul de utilizatori are aceeași coloană, «External Vendor (Name)»: scrieți numele furnizorului și conturile importate îi sunt asociate. Un nume care nu se potrivește cu nimic face ca rândul să eșueze, în loc să creeze un cont neasociat, iar exportul scrie coloana înapoi, astfel încât un ciclu export–editare–reimport păstrează asocierea.

Acces temporar cu dată de încheiere

Fiecare invitație și fiecare cont direct poate avea o dată opțională « Acces până la »: ultima zi în care persoana se poate conecta, în fusul orar al companiei. La sfârșitul acelei zile, contul este dezactivat automat și deconectat peste tot; administratorii care pot edita utilizatori primesc un memento cu 7 zile înainte. Puteți seta, muta sau elimina data ulterior din profilul persoanei (niciodată pe propriul cont). Reactivarea unui cont a cărui dată a trecut elimină data. Util pentru contractori, personal temporar și parteneri de servicii.