Управление автопарком

Управление автопарком — модуль тарифа Business, который расширяет «Активы» отдельным слоем для подвижной техники: легковых автомобилей, фургонов, лёгких и тяжёлых грузовиков, погрузчиков, строительной техники, прицепов, автобусов и мотоциклов. Каждое транспортное средство по-прежнему остаётся активом, но с более подробным профилем (VIN, госномер, тип топлива, вместимость) и автоматически подключёнными счётчиками одометра и моточасов для ППР по пробегу.

Когда использовать «Автопарк»

Используйте «Автопарк», когда техника перемещается своим ходом и нужно отслеживать пробег, топливо или назначение водителей. Стационарное оборудование (производственные линии, вентиляция и кондиционирование, электрика, сантехника, здания) остаётся в обычном модуле «Активы».

Регистрация транспортного средства

1. Откройте раздел «Автопарк» в боковом меню (в группе «АКТИВЫ И ЛОКАЦИИ»)
2. Нажмите кнопку «+ Добавить транспорт» (вверху справа)
3. Заполните карточку «Основные данные»: название (обязательно), тип транспортного средства и тип топлива
4. Добавьте идентификационные данные, если они есть: VIN, гос. номер, марка, модель, год выпуска, цвет, дата первой регистрации
5. Для грузовиков и тяжёлой техники укажите характеристики: полная масса, полная масса с прицепом, количество мест, полезная нагрузка, объём бака
6. Сохраните — актив создаётся в категории «Транспортные средства», и к нему автоматически привязываются два счётчика

Автоматические счётчики

К каждому созданному вами транспортному средству автоматически привязываются два готовых к работе счётчика:

Вносите показания на странице транспортного средства (Открыть в разделе «Активы» → вкладка «Счётчики») или сканированием QR-кода прямо на объекте. Триггер ППР по пробегу — каждые 10 000 км или 250 моточасов, в зависимости от того, что наступит раньше; настраивается в модуле профилактического обслуживания.

Разрешения и роли

Автопарк использует стандартную систему прав, в основном fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete и fleet:book (бронирование транспортного средства для себя). Изначально роли получают их так:

Пользовательские роли (например, SHIFT_LEADER, QC_INSPECTOR) изначально не имеют доступа к автопарку. Администратор может выдать fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete в разделе /people/roles.

Видимость данных

Транспортные средства подчиняются ровно тем же правилам видимости, что и обычные активы: они учитывают область данных компании (ALL, TEAM, ASSIGNED), ограничения по поддереву локаций и назначение на несколько команд. Техник с областью TEAM видит только те машины, которые назначены его команде. Это относится к списку автопарка; для бронирования действует своё, более широкое правило — см. «Кто и какой автомобиль может забронировать».

Тариф Business

Управление автопарком доступно начиная с тарифа Business. На тарифах Core и Starter пункты автопарка в боковом меню отмечены замком («Требуется тариф Business»), а список транспортных средств открывается только для чтения, без кнопок добавления и изменения. Транспортные средства, созданные на Business, сохраняются, если позже вы перейдёте на более низкий тариф: они остаются доступны для чтения, блокируются только изменения.

Журнал заправок и расход топлива

Фиксируйте каждую заправку, а FreeMaint автоматически рассчитает топливную экономичность. Каждая запись о заправке учитывается при расчёте расхода топлива в л/100 км — как за последние 30 дней (скользящее окно), так и за весь период. Если вы заполните показание одометра, оно автоматически передаётся в счётчик ODOMETER транспортного средства (с той же защитой от снижения значения, что и у обычных показаний счётчиков).

1. Откройте страницу транспортного средства по адресу /fleet/:id
2. Прокрутите до карточки «Топливо» и нажмите «Добавить заправку»
3. Укажите объём (литры) — обязательно; цена за литр необязательна и даёт стоимость каждой заправки, которая учитывается в расходах автопарка на топливо
4. Укажите показание одометра на заправке — настоятельно рекомендуется, оно автоматически синхронизируется со счётчиком ODOMETER
5. Необязательно: название АЗС, способ оплаты, URL фото чека, заметки
6. Сохраните — скользящая сводка обновится; начиная со второй записи расход в л/100 км рассчитывается методом «от полного бака до полного бака»

Расход в л/100 км пересчитывается при каждом чтении и нигде не хранится, поэтому редактирование или удаление записи мгновенно исправляет сводку. Если показание одометра оказывается меньше последнего сохранённого, синхронизация счётчика записывает предупреждение и пропускает значение, но сама запись о заправке всё равно сохраняется.

Профили водителей

Заводите карточку на каждого водителя — независимо от того, пользуется он FreeMaint или нет. В карточке хранятся номер прав, открытые категории (можно отметить несколько — например, B, C и CE сразу), даты выдачи и окончания и выдавший орган. Водителю НЕ нужен доступ: созданный из раздела автопарка, он становится карточкой без почты и без пароля, и это ничего не стоит, потому что на всех тарифах число пользователей не ограничено.

1. Откройте Автопарк > Водители в боковом меню и нажмите «Новый водитель»
2. Введите имя, выберите роль, затем номер прав, категории и дату окончания
3. Сохраните — человек сразу появится в списке и его можно назначить на машину
4. Для существующего пользователя FreeMaint откройте его страницу по адресу /people/users/:id и используйте карточку «Профиль водителя»
5. Нужно завести многих сразу? Воспользуйтесь «Организация > Пользователи > Импорт»: строка без почты и без логина создаёт такую же карточку

Изменение даты окончания срока снова включает напоминания: предупреждения за 30, 15 и 7 дней будут отправлены заново для новой даты. Допуски к оборудованию, которые не являются водительскими правами, — погрузчик, CACES, ADR, электробезопасность — вносятся в раздел «Организация > Квалификации», где хранятся выдавший орган, номер документа, скан сертификата и собственные напоминания. В разделе «Автопарк ▸ Водители» поле поиска находит водителя по имени, e-mail, номеру удостоверения или должности — без учёта регистра и диакритики — и сочетается с фильтром по сроку действия.

Документы транспортного средства

Соберите все документы транспортного средства в одном месте: страховка, свидетельство о регистрации, техосмотр, транспортный налог, экологический знак, разрешение на эксплуатацию. У каждого документа есть дата выдачи, срок действия, поставщик, номер полиса или серии, свободные заметки — и сам скан: приложите PDF или фотографию (25 МБ), и он откроется прямо во FreeMaint, без скачивания. Вы также можете задать собственные типы документов (смета, счёт, акт осмотра, ремонт…) в разделе Настройки компании ▸ Категории ▸ Типы документов транспорта — семь стандартных типов останутся доступны рядом с вашими.

Документы отсортированы по сроку действия по возрастанию: самое срочное продление всегда сверху, а бессрочные бумаги (свидетельство о регистрации не истекает) — в конце. Красная отметка «Истёк» появляется автоматически после наступления даты. Изменение срока действия сбрасывает напоминания, поэтому FreeMaint снова предупредит вас за 30, 15 и 7 дней до новой даты. Чтобы найти одну бумагу среди сотен, откройте «Автопарк ▸ Документы»: отфильтруйте по типу документа, найдите по госномеру или поставщику и откройте скан прямо из списка. Уже просроченные документы остаются видны во всех окнах — именно они требуют действий. Счета, отчёты и любые другие файлы кладите в раздел «Файлы» транспортного средства: загруженные там, они привязываются к нему и видны также на вкладке «Файлы» актива. Сумма счёта вносится в наряд-заказ, в «Дополнительные расходы». Фильтр «Статус» оставляет только истёкшие документы или документы с непройденной проверкой либо те, срок которых скоро истекает (периоды от 7 до 90 дней); плитки документов на панели автопарка открывают эту страницу с уже установленным фильтром. Ошибочно введённую дату можно удалить: очистите поле и сохраните.

Запись результата техосмотра

У техосмотра есть результат, а не только дата окончания — машина может быть в сроке и при этом не пройти осмотр. Добавляя или изменяя документ автомобиля, укажите «Результат техосмотра», чтобы экраны автопарка говорили о машине правду. Поле появляется только у техосмотра и у типов документов, созданных вами; документы, которые нельзя пройти или не пройти, например свидетельство о регистрации, его не показывают.

Отметьте «Это повторный осмотр» для проверки после неудачного осмотра. Снимает отметку именно пройденный повторный осмотр — всегда учитывается самый свежий. Для непройденного осмотра поставьте датой окончания свой срок ремонта: существующий обратный отсчёт начнёт отслеживать оставшееся время. Список автопарка можно также сортировать по статусу и добавить столбец «Документы» в табличном виде.

Оповещения об истечении сроков

Каждый день в 04:00 UTC FreeMaint проверяет все водительские удостоверения и документы транспортных средств и отправляет напоминание за 30, 15 и 7 дней до окончания срока действия. По уже продлённому документу напоминания не приходят. Напоминания приходят в колокольчик (в приложении), push-уведомлением на мобильный и по электронной почте; используемые каналы задаются в настройках уведомлений вашей компании (см. ниже).

По умолчанию напоминания получают пользователи с ролью Администратор или Менеджер, у которых есть доступ к автопарку (для документа транспортного средства — те, кто видит это транспортное средство), а для напоминания об удостоверении — ещё и сам водитель. Чтобы изменить получателей и каналы, откройте «Настройки компании ▸ Уведомления ▸ Расширенная настройка уведомлений» (/settings/notifications) и найдите категорию «Автопарк». По документам, срок которых уже истёк, напоминания больше не приходят: у них остаётся красная отметка «Истёк», и они отображаются в списке «Просроченные документы» на панели автопарка.

Штрафы

Штрафы за нарушения ПДД и парковки ведутся в отдельном реестре, а не в документах: Автопарк ▸ Штрафы и карточка «Штрафы» на странице каждого автомобиля. Укажите, когда произошло нарушение (дату и время), водителя, сумму, номер постановления, кем оно выдано, и приложите скан. Как только указаны автомобиль и время, FreeMaint предлагает водителя, у которого в этот момент было бронирование. Штраф остаётся оранжевым («К оплате»), пока вы не отметите «Оплачен» с датой и плательщиком — компания или водитель.

• Автопарк ▸ Штрафы открывается на вкладке «К оплате» и показывает оставшуюся сумму
• Поиск по номеру, водителю или номеру постановления
• Штраф без водителя показывает «Водитель не указан»
• Штрафы видят только пользователи с разрешением fleet:update — это персональные данные о нарушениях

Раньше хранили штрафы как собственный тип документа? Внесите их заново в Автопарк ▸ Штрафы, затем удалите старые документы и, если он больше не нужен, собственный тип.

Дашборд автопарка

Страница только для чтения /fleet/dashboard показывает операционное состояние всего автопарка за один запрос. Шесть плиток — машины, не на ходу, истекающие документы, истекающие права, расходы на топливо и средний расход — расположены над двумя списками: ближайшие сроки (документы машин и водительские права, по дате) и пять машин с наибольшим расходом за последние 30 дней. Большинство плиток кликабельны и открывают соответствующий список уже отфильтрованным.

1. Откройте «Автопарк» в боковом меню и нажмите кнопку «Панель»
2. Прочитайте ряд плиток: «Не на ходу» считает машины в ремонте или остановленные, а красная плитка «Просроченные документы» считает документы машин, текущая версия которых истекла или осмотр не пройден, — нажмите на неё, чтобы открыть Автопарк ▸ Документы с фильтром именно по этим документам. Подстрока «+ N просрочено» под «Истекающими документами» появляется, только если скрыть эту плитку
3. Нажмите на плитку, чтобы открыть список, который она обобщает: «Не на ходу» откроет машины в ремонте, «Истекающие документы» — бумаги к продлению
4. Каждая строка в «Ближайших сроках» показывает госномер, площадку, за которой закреплена машина, и точную дату окончания срока; нажмите на неё, чтобы перейти к машине (документы) или к человеку (права)
5. В меню «Разделы» скройте любую плитку или блок, которыми не пользуетесь, — например две топливные, если топливо у вас ведётся вне FreeMaint — на странице машины то же меню, где «Счётчики» (одометр, моточасы) и «Техобслуживание» (открытые наряды, ближайшее плановое ТО) — два отдельных раздела

Меню «Разделы» действует для каждого человека, а не для компании: скрыв топливные плитки, вы ничего не меняете для коллег, и по умолчанию ничего не скрыто. «Не на ходу» считает только машины со статусом «На обслуживании» или «Остановлен» — машина с пометкой «Деградирован» всё ещё на ходу и намеренно не учитывается. Средний расход по автопарку взвешен по пробегу (всего литров ÷ всего километров × 100), а не простое среднее из средних по машинам. Список сроков по умолчанию охватывает 30 дней; переключите его на 60 или 90 селектором на карточке, ваш выбор запомнится. Топливные цифры всегда охватывают последние 30 дней, потому что это скользящее среднее, а не срок.

Просроченные документы

Как только что-то просрочено, над «Ближайшими сроками» появляется список «Просроченные документы». В нём — уже истёкшие документы машин или документы с отрицательным результатом осмотра, а также истёкшие водительские права, от самых просроченных к менее просроченным (непройденные осмотры первыми), и у каждого указано число дней просрочки. «Посмотреть всё» открывает Автопарк ▸ Документы с фильтром по истекшим документам или документам с непройденным осмотром; «Посмотреть всё» в «Ближайших сроках» открывает документы, срок которых истекает в выбранный период. Учитывается только текущая версия документа: продлённый документ больше не отображается. И плитку «Просроченные документы», и этот список можно скрыть в меню «Разделы».

Что появится дальше

• Отложено до конкретной потребности клиента: интеграция топливных карт и импорт телематики (Samsara / GeoTab / универсальный GPS) — каждая требует выбора конкретного поставщика

Интеграция GPS- и IoT-телематики (Samsara, GeoTab) намеренно не входит в дорожную карту — мы сосредоточены на операционном учёте, а не на оборудовании.

Найти машину в большом парке

Карточка фильтров в списке автопарка сужает весь парк, а не только видимую страницу — счётчик и постраничная навигация следуют за фильтром.

Бронирование автомобиля и его доступность

На странице каждого автомобиля есть раздел «Доступность»: свободен ли автомобиль сейчас и его ближайшие 30 дней — бронирования, указанные периоды недоступности и плановое обслуживание, которое автоматически берётся из запланированных заказ-нарядов и планов ТО автомобиля, так что никто не вводит визит в сервис дважды. Это видно и в списке автопарка: у используемого автомобиля есть значок — у кого он и до какого времени, а на странице автомобиля каждое бронирование показывает свои примечания.

1. Откройте автомобиль из /fleet и найдите раздел «Доступность»
2. Нажмите «Забронировать этот автомобиль» и выберите начало, окончание и причину
3. Если автомобиль уже забронирован, окно покажет, у кого он и когда — выберите другое время или другой автомобиль
4. Если на этот период запланировано обслуживание, вы получите предупреждение; отметьте «Понятно — всё равно забронировать» для подтверждения
5. Руководитель может бронировать для другого человека или «Указать недоступность» для автомобиля, переданного на другой объект или находящегося в сервисе
6. Откройте Автопарк > Планирование: строка на каждый автомобиль на 7, 14 или 28 дней (выбор запоминается), с госномером, типом транспорта и площадкой. Фильтруйте по площадке (площадка включает вложенные в неё места) и по типу транспорта — фильтры сочетаются — и используйте фильтр «Свободны с … по …», чтобы оставить только автомобили, свободные весь период. Цвета: бронирования — синий, недоступность — серый, наряды — янтарный, плановое обслуживание — зелёный, не на ходу — красный В каждой строке также указаны марка, модель и год выпуска. Если выбрать дату в поле «Свободны с», планирование перейдёт на эту неделю и выделит дни искомого периода. Чтобы сравнить несколько машин, выберите до 10 из них в селекторе машин.
7. Планирование всегда начинается с понедельника: стрелки переходят на неделю вперёд или назад, «Сегодня» возвращает к текущей неделе, а номер недели и даты периода показаны рядом. Месяц указан над первым днём и над каждым 1-м числом месяца Строка с днями и столбец машин остаются на месте при прокрутке. Планирование показывает по 50 машин, отсортированных по названию: кнопка «Показать ещё» внизу добавляет следующие.
8. Чтобы забронировать, не открывая автомобиль, нажмите «Забронировать автомобиль» вверху Планирования и выберите автомобиль в окне. Если задан фильтр «Свободны с … по …», окно открывается на этих датах и предлагает только автомобили, свободные весь период. В списке автомобилей (/fleet) значок календаря на каждой карточке или строке сразу бронирует этот автомобиль
9. На панели автопарка плитка «Доступны сейчас» считает автомобили, свободные в данный момент, и открывает Планирование

Для бронирования на себя нужно право «Бронировать автомобили», по умолчанию выданное всем ролям с доступом к автопарку; для бронирования на другого человека и указания недоступности нужно право «изменение» автопарка. Человек получает уведомление, когда автомобиль бронируют на его имя или отменяют это бронирование. В мобильном приложении на странице актива-автомобиля есть тот же раздел «Доступность» и кнопка «Забронировать», а ваши бронирования отображаются в календаре. Отменённое бронирование остаётся в истории.

Осмотр при выезде и при возврате

Если у автомобиля есть осмотр перед использованием (шаблон проверки с режимом «При каждом использовании оборудования»), осмотр, завершённый держателем бронирования, автоматически привязывается к нему: первый — осмотр при выезде, следующий — при возврате. Бронирование показывает оба отчёта, непройденные пункты и пробег между ними по пунктам показаний одометра. При сканировании автомобиля приложение сообщает, выполняете ли вы осмотр при выезде или при возврате.

Дата окончания неизвестна: «до возврата»

Если автомобиль уезжает без известной даты возвращения (передача на другой объект, ремонт в мастерской), отметьте «Дата окончания неизвестна — до возврата» вместо выбора окончания — и в бронировании, и в периоде недоступности. Тогда автомобиль отображается как «с … · до возврата» в планировании, на странице автомобиля и в приложении и остаётся занятым до возвращения: осмотр при возврате завершает бронирование в этот момент, а «Завершить сейчас» (в строке бронирования или в разделе «Мои бронирования» приложения) завершает его вручную, если осмотр при возврате не проводится. Завершить бронирование может тот, кто может его отменить.

Бронирование «до возврата» блокирует автомобиль не более чем на 92 дня: после этой даты оно завершается само. Чтобы забронировать этот автомобиль в промежутке, сначала завершите его или задайте ему дату окончания.

Указание водителя с общего планшета

Если сотрудники бронируют автомобили и проводят осмотры при выезде и возврате на планшете, который остаётся в системе под общей учётной записью, в каждом бронировании и каждом осмотре всё равно можно указать, кто за рулём. Выберите водителя из списка водителей (людям из списка не нужен вход в систему) или добавьте его на месте по имени и фамилии. Водитель становится держателем бронирования и отображается как «Водитель» в осмотре и его PDF; в поле «Проверил» по-прежнему указана использованная учётная запись.

1. В настройках ролей (/people/roles) откройте роль общей учётной записи и отметьте «Указывать водителя (общее устройство)» в дополнение к бронированию автомобилей и проведению проверок
2. На странице «Водители» (/fleet/drivers) в блоке «Добавление водителей с общего устройства» выберите роль, которую получат люди, добавленные с планшета. Оставьте «Выкл.», чтобы разрешить только водителей, уже внесённых в список
3. На планшете выберите человека в поле «Водитель» при бронировании и в поле «Водитель» вверху осмотра при выезде или возврате. Введите имя, которого нет в списке, чтобы добавить этого человека
4. Бронирование, сделанное с планшета, можно изменить или отменить из той же учётной записи

Бронирование автомобиля для площадки

Руководители (право «изменение» автопарка) могут забронировать автомобиль для площадки — пансионата, отдела — ещё не зная, кто поедет: в окне бронирования выберите площадку в поле «Для площадки» и оставьте «Для» пустым («Назначается при выезде»). В Планировании бронирование отображается как «[площадка] · будет назначен». Первый, кто во время бронирования завершит осмотр автомобиля перед использованием (осмотр при выезде), автоматически становится держателем бронирования; осмотр при возврате затем, как обычно, привязывается к тому же бронированию, так что отчёты о выезде и возврате и пробег работают точно так же, как при личном бронировании. Пока водитель не назначен, никто не получает уведомлений. Тот, кто может бронировать только для себя, не может бронировать для площадки.

Водитель в наряде на автомобиль

В наряде на автомобиль есть поле «Водитель»: кто был за рулём — именно это спрашивают при повреждениях, штрафах и страховых случаях. Обычно его не нужно вводить: при создании наряда в него подставляется держатель текущего бронирования автомобиля, а корректирующий наряд, созданный по осмотру при выезде или возврате, получает держателя этого бронирования. Его можно изменить или очистить в форме наряда и выбрать водителя без доступа к FreeMaint (Автопарк > Водители > Новый водитель). Поле появляется только если актив — автомобиль; у наряда, созданного сразу для нескольких активов, водителя нет. Водитель отображается на странице наряда и в мобильном приложении.

Кто и какой автомобиль может забронировать

Любой, чья роль может бронировать автомобили (fleet:book) или управлять автопарком (fleet:update), видит и бронирует все действующие автомобили в планировщике автопарка и в мобильном приложении — даже если роль видит только назначенное ей оборудование, как Оператор. При доступе по подразделениям предлагаются только автомобили его площадок. Автомобиль со статусом «Списан» забронировать нельзя. Автомобиль вне зоны видимости оборудования показывает только название, номер, марку, модель, площадку и доступность, без ссылки на карточку актива. «Мои бронирования» всегда показывают собственные бронирования пользователя.

Автопарк в мобильном приложении

В приложении откройте «Ещё» → «Автопарк». Ищите по названию или номеру и переключайтесь между «Все», «Доступны сейчас» (свободны в ближайшие 30 минут) и «Мои бронирования». Каждая строка показывает, доступен ли автомобиль, забронирован, недоступен или на обслуживании, и до какого времени. Нажмите на автомобиль, чтобы увидеть его доступность и забронировать; нажмите на своё бронирование, чтобы отменить его. При сканировании QR-кода автомобиля появляется «Забронировать этот автомобиль». Для бронирования нужно подключение.

В разделе Автопарк > Водители нажмите на водителя, чтобы открыть его панель: номер прав, категории и срок действия — их можно изменять с правом «изменение» автопарка. «Открыть профиль пользователя» видят только те, кому разрешён просмотр пользователей: менеджерам автопарка больше не нужен доступ к управлению пользователями, чтобы поддерживать права в актуальном состоянии.

Предлагаемые категории прав зависят от страны компании (Настройки Компании > Региональные): по умолчанию европейские категории B, BE, C1, C, CE, D1, D и DE, для компании в Индонезии — индонезийские категории SIM (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I), и везде — OTHER.

Помимо 7, 14 и 28 дней, выбор периода в «Планировании» теперь предлагает «1 день»: по столбцу на каждый час выбранного дня, а стрелки сдвигают период на один день. Достаточно широкая полоса показывает свой интервал времени и того, на кого оформлено бронирование.

Нажмите на бронирование или недоступность в «Планировании», чтобы открыть их: автомобиль, «Для», «Запросил(а)», даты, объект, причина и заметки, а также «Изменить бронирование», «Отменить бронирование» и «Открыть транспортное средство». Изменение и отмена доступны менеджерам автопарка (право «изменение» автопарка) и тому, чьё это бронирование.

В разделе «Мои бронирования» меню бронирования теперь также предлагает «Изменить бронирование» по тем же правилам, что и в веб-версии: перенести его или изменить окончание, причину или заметки. Автомобиль и тип изменить нельзя.