Процесс согласования

Процесс согласования обеспечивает надлежащее рассмотрение заявок перед выделением ресурсов.

Кто может согласовывать

• Администратор — полные полномочия
• Менеджер — в пределах своей области
• Супервайзер — для своих команд

Настраиваемый движок workflow

FreeMaint поддерживает рабочие процессы утверждения для каждой компании. Перейдите в Настройки компании → Рабочие процессы и добавьте шаги для Заявок с различными типами утверждающих.

Типы утверждающего

• ROLE — любой пользователь с указанной ролью
• USER — конкретный пользователь
• CREATOR — исходный заявитель
• ASSIGNEE — назначенный пользователь
• TEAM_LEADER — руководитель команды связанного актива
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — руководитель локации/участка заявителя
• TARGET_LOCATION_MANAGER — руководитель локации/участка заявки
• REQUEST_SECTION_MANAGER — руководитель (лидер) ответственного участка (команды) заявки

Обязательные поля на шаг

Каждый шаг может требовать поля, такие как описание, актив, местоположение, категория, фотографии или любое настраиваемое поле (custom:<name>) перед разрешением перехода. При завершении наряда вы также можете потребовать показание счётчика — удобно для обслуживания по моточасам или пробегу.

Отклонение запроса

Запрос можно отклонить только пока он находится в статусе «Ожидает» или «На рассмотрении». После одобрения запрос автоматически становится наряд-заказом и больше не может быть отклонён — вместо этого отмените созданный наряд-заказ. Если кнопка «Отклонить» не отображается, запрос уже прошёл стадию рассмотрения.

Быстрые шаблоны

Вместо создания шагов вручную откройте Настройки компании → Рабочие процессы, выберите вкладку Заявка и примените быстрый шаблон: «Согласование менеджером перед нарядом на работу» для одного уровня или «Двухуровневое согласование заявок» для проверки отдела с последующим согласованием руководителем объекта. Каждый шаблон создаёт редактируемые шаги, которые можно переназначить на ваши точные роли.

Маршрутизация по ответственному участку

Согласование может следовать либо месту работы (Локация), либо ответственному (Участок). Для организационной ответственности — Здание, Электрика, Мастерская и т. д. — смоделируйте каждый участок как Команду и назначьте её лидера руководителем участка. Включите поле «Ответственный участок» в форме заявки, затем добавьте шаг рабочего процесса Заявки с согласующим «Руководитель участка (лидер команды)». Заявка затем направляется только руководителю участка, выбранного заявителем, независимо от локации — одна локация может вмещать работы нескольких участков. Для организаций, чья ответственность действительно привязана к локации, согласующий «Руководитель целевой локации» маршрутизирует по Локации.

Маршрутизация по категории

У категории заявки может быть ответственный участок по умолчанию («Настройки компании > Категории», «Ответственный участок по умолчанию для заявок»). Новая заявка, поданная с этой категорией без собственного участка, направляется этой команде сразу при создании: её лидер получает уведомление, а члены команды, чья роль ограничена данными их команды, видят заявку. Это идеально для общего QR-кода: заявитель выбирает «ИТ» или «Сантехника», и заявку получает нужный отдел. Участок, выбранный в форме, всегда имеет приоритет, наблюдения никогда не маршрутизируются, а последующая смена категории не перенаправляет заявку. По умолчанию уведомляется только руководитель. Чтобы уведомлять и каждого сотрудника участка, отметьте «Сотрудники участка» в строке «Запрос Создан» в разделе Настройки компании > Уведомления > «Расширенная настройка уведомлений»; сотрудники, чья роль не позволяет открыть запрос, уведомление не получают.

Фильтр по ответственному участку

Список заявок можно сузить до одного или нескольких ответственных участков. Откройте панель фильтров и выберите участки, за которые вы отвечаете, — фильтр допускает множественный выбор, поэтому «электрика или механика» это один вопрос, а не два. Он сочетается со всеми остальными фильтрами и никогда не расширяет то, что вам разрешено видеть: если ваша роль ограничена вашими бригадами, запрос участка вне этих границ вернёт пустой список, а не чужие заявки. Фильтр появляется только тогда, когда в вашей компании есть хотя бы одна активная команда.

Маршрутизация по типу заявки (улучшение / ремонт)

В тарифе Business каждый шаг workflow заявок можно ограничить определёнными типами заявок. Откройте Настройки компании → Workflows → Заявки, разверните шаг и отметьте типы в разделе «Применяется к типам заявок». Типичная схема: шаг «Согласование улучшений», ограниченный типом «Улучшение» и направленный руководителю целевой локации — руководителю производства зоны, задаваемому у каждой локации в поле «Менеджер / руководитель подразделения», — плюс шаг «Согласование ремонтов» для остальных типов, направленный роли руководителя обслуживания. Тогда каждая заявка проходит только цепочку согласования своего типа; шаг без отмеченных типов по-прежнему применяется ко всем заявкам. Пресет в один клик «Маршрутизация по типу заявки (улучшение / ремонт)» настраивает это за вас.

Автоматически утверждать срочные заявки

Откройте Настройки компании → Рабочие процессы → Заявки и включите «Автоматически утверждать срочные заявки». Когда включено, любая заявка, отмеченная как срочная, пропускает процесс согласования, и наряд-заказ создаётся немедленно. Когда выключено (по умолчанию), срочные заявки следуют обычной маршрутизации согласования. Каждое автоматическое утверждение записывается в историю заявки для прослеживаемости.

Кто утвердил или отклонил

После утверждения или отклонения заявки вверху появляется уведомление о том, кто принял решение, когда и по какой причине отклонено. Это удобно, когда заявки могут рассматривать несколько руководителей или планировщиков обслуживания. Та же информация отображается в PDF заявки и на вкладке «Активность».