Uygunsuzlukları kapanışa kadar izleyin

Bir denetim kontrol noktası başarısız olduğunda, bu başarısızlık bir uygunsuzluktur: belirli bir varlıkta bir sorun vardır ve birinin bunu düzeltip düzeltildiğini kanıtlaması gerekir. Uygunsuzluklar sekmesi, tüm denetimlerinizdeki başarısız kontrol noktalarını tek bir listede toplar; böylece hiçbiri tek bir denetim raporunun içinde kaybolmaz.

Nerede bulunur

Denetimler'i açın ve «Uygunsuzluklar» sekmesini seçin. Liste, hâlihazırda başarısız olarak kaydedilmiş tüm kontrol noktalarını en yeniden başlayarak gösterir. Kaydı görüntülemek tüm planlarda mevcuttur.

Beş durum

Bir uygunsuzluğun durumu, bağlı düzeltici iş emrinden otomatik olarak çıkarılır — ikisini elle eşitlemeniz hiç gerekmez. Yalnızca son doğrulamayı bir kişi kaydeder.

Uygunsuzluktan iş emri açma

Bir uygunsuzluğun henüz iş emri yoksa «İş emri oluştur»a tıklayın. FreeMaint, varlık, konum ve başarısız kontrol noktasıyla önceden doldurulmuş bir düzeltici iş emri oluşturur ve uygunsuzluğa bağlar. İki kez tıklamak asla kopya oluşturmaz. Şablonunuz başarısızlıkta zaten otomatik iş emri oluşturuyorsa, uygunsuzluklar buraya bağlantısı hazır olarak gelir.

Bir düzeltmeyi doğrulama

Onarım bittiğinde uygunsuzluğa dönün ve «Doğrula ve kapat»a tıklayın. Sorunun gerçekten giderildiğini sahada kontrol ettiğinizi onaylayın. Bu adım, iş emrini bitirmekten bilinçli olarak ayrıdır: tamamlanmış bir iş emri çalışma yapıldığını kanıtlar, kusurun giderildiğini değil. ISO 9001 ve ISO 45001 bu doğrulamayı zorunlu kılar ve kayıt adınıza işlenir. Kusur tekrarlarsa uygunsuzluğu yeniden açın.

Tekrarlayan uygunsuzluklar

Aynı kontrol noktası aynı varlıkta sonraki bir dönemde yeniden başarısız olursa, bu yeni başarısızlık kendi uygunsuzluğu olarak kaydedilir ve her ikisi de «Tekrar» olarak etiketlenir. Aynı kontrol noktası için iki açık uygunsuzluk bir kopya değil, bir sinyaldir: sorun iki kez görüldü ve hâlâ çözülmedi. Daha köklü bir çözümü hak eden kronik sorunları bulmak için «Yalnızca tekrarlayanlar» filtresini kullanın.

Listeyi daraltma

• Kontrol noktası, varlık veya şablona göre arama
• Yalnızca açık olanları görmek için duruma göre filtreleme
• Önem derecesine göre filtreleme — varsayılan olarak kontrol noktasında tanımlı risk düzeyi
• Yalnızca tekrarlayan uygunsuzlukları gösterme

Bir uygunsuzluk için kök neden analizi yapmak

Bir kusur onarımdan fazlasını hak ettiğinde — sürekli tekrar ediyorsa ya da bir süreç sorununa işaret ediyorsa — uygunsuzluk satırında Analiz'e basın. FreeMaint, varsayılan olarak PDCA olan ve 5 Neden, Ishikawa, A3 veya DMAIC'e çevrilebilen, o uygunsuzluğa zaten bağlı bir problem çözme kaydı açar. Böylece analiz, düzeltici faaliyetleri ve etkinlik doğrulaması ayrı bir tabloda değil, Sürekli iyileştirme kütüğünde diğer her şeyle birlikte durur. Aynı uygunsuzlukta Analiz'e yeniden basmak her zaman aynı kaydı açar; asla ikincisini oluşturmaz. Analiz açmak Enterprise planını gerektirir; mevcut bir analizi okumak asla gerektirmez.

1. Denetimler'i açıp Uygunsuzluklar sekmesine gidin.
2. İncelemek istediğiniz satırda Analiz'e basın.
3. Yöntemin adımlarını doldurun, ardından sorumlusu ve termini olan düzeltici faaliyetler ekleyin.
4. Faaliyetler tamamlandığında etkili olup olmadıklarını kaydedin — denetim karşısında döngüyü kapatan budur.

Kusurun tamamı için tek rapor

Herhangi bir kusurda «Tam kusur raporu (PDF)» tüm geçmişi kapsayan tek bir belge üretir: kusurun bulunduğu denetim, kanıt fotoğrafıyla birlikte kusurun kendisi, düzeltici iş emri ve orada olan biten her şey, kök neden analizi ile düzeltici aksiyonları ve etkinlik doğrulaması ve son olarak düzeltmeyi kimin ne zaman doğruladığı. Bir ISO 9001 denetçisinin istediği tam olarak budur; yedi ekran açıp üç dosya dışa aktarmanın yerini alır. Kullanmadığınız bölümler basitçe çıkarılır.

Kartlar veya tablo

Kayıt iki düzen sunar ve seçiminizi hatırlar. Kartlar her kusuru tam olarak gösterir. Tablo kusur başına bir satır gösterir — numara, tarih, denetim, varlık, konum, iş emri, analiz, durum ve işlemler — çok sayıda kusuru birlikte incelerken daha hızlıdır. İş emri ve analiz referansları her iki görünümde de tıklanabilir.

Önce düzeltici işin tamamlanmasını şart koşmak

Varsayılan olarak bir kusur, düzeltici iş emri hâlâ açıkken bile doğrulanıp kapatılabilir; yerinde onarıp evrakı sonra tamamlamak gerçek bir çalışma biçimidir. Kalite sisteminiz buna izin vermiyorsa, bir yönetici Şirket ayarları → Sistem altında koşullardan birini ya da ikisini birden açabilir: düzeltici iş emrinin tamamlanmış olması ve kök neden analizinin çözülmüş olması. Bir koşul sağlanmadığında «Doğrula ve kapat» düğmesi devre dışı kalır ve hangi kaydın engellediğini söyler. İş emri ve analizi olmayan kusurlar hiçbir zaman etkilenmez.