Geçmiş denetimleri içe aktarma

Kâğıt üzerinde veya başka bir araçta yapılan denetimler içe aktarılabilir: her biri, yanıtlarıyla birlikte tamamlanmış bir denetim olarak yıllık tabloya ve varlığının ya da konumunun geçmişine eklenir.

Şablonun dosyasıyla başlayın

Denetimler sayfasında bir şablonun ⋯ menüsünü açın ve Geçmiş içe aktarma dosyası'nı seçin. Dosya, şablonun tüm kontrol noktalarını (Section, Part, Checkpoint) ve Allowed Values sütununda her birinin kabul ettiği değerleri listeler. Bir satır bloğu bir denetimdir: içe aktarılacak her denetim için bloğu bir kez kopyalayın.

Dosyayı doldurma

1. Asset (Reference) veya Asset (Name) ya da Location (Name): neyin denetlendiği — biri ya da diğeri, asla ikisi birden değil.
2. Date: denetimin günü, YYYY-AA-GG biçiminde veya şirketinizin tarih biçiminde. Şablonda günde birden fazla denetim varsa Time (HH:mm) gereklidir.
3. Result: satırın izin verilen değerlerinden biri — bir kod, PASS/FAIL, YES/NO, DONE/NOT_DONE/NA, bir sayı, bir metin veya | ile ayrılmış birden fazla seçenek. Yanıtlanmamış kontrol noktalarının satırlarını silin.
4. Note ve Performed By isteğe bağlıdır. Performed By bir kullanıcının e-posta adresini veya kullanıcı adını alır; diğer her metin denetçinin adı olarak saklanır.

İçe aktarma

Denetimler sayfasında Geçmiş'i, ardından Geçmiş denetimleri içe aktar'ı seçin ve dosyayı yükleyin. İçe aktarma öncesi kontrol, içe aktarılamayan satırları nedenleriyle birlikte ve dosyanın dolduracağı planlanmış denetimleri listeler. Sonunda içe aktarılmayan satırları indirin: son sütunda nedenleriyle birlikte gelirler — düzeltip bu dosyayı yeniden içe aktarın.

İçe aktarmanın yaptıkları — ve yapmadıkları

• Aynı şablon, hedef, tarih ve saate sahip satırlar tek bir denetim oluşturur; denetim ya bütünüyle içe aktarılır ya da hiç aktarılmaz.
• Yanıt içeren bir denetimin üzerine asla yazılmaz. Henüz yanıtı olmayan planlanmış bir denetim içe aktarılan yanıtları alır.
• Olumsuz yanıtlar, denetim tarihinde kapatılmış uygunsuzluklar olarak kaydedilir: geçmişte kalırlar ve uygunsuzluk kaydını yeniden açmazlar.
• Hiçbir iş emri, e-posta, stok hareketi veya sayaç okuması tetiklenmez.
• Şablonun bir doğrulayıcısı varsa içe aktarılan denetimler diğerleri gibi doğrulama bekler — toplu olarak doğrulanabilirler.
• Gelecekteki tarihler reddedilir.

Kimler içe aktarabilir

İçe aktarma, bir denetimi geçmişe tarihleme iznini (varsayılan olarak Yönetici ve Müdür) ve denetimleri içeren bir planı (Starter veya üzeri) gerektirir.

Yanıtları dışa aktarma

Geçmiş, ardından Yanıtları dışa aktar, tamamlanmış denetimlerin yanıtlarını aynı sütunlarda, her yanıt için bir satır olacak şekilde indirir (Starter planı veya üzeri). Dosya olduğu gibi yeniden içe aktarılabilir — örneğin aynı şablonlara sahip başka bir çalışma alanına. Bir şablonun ⋯ menüsü yalnızca o şablonun yanıtlarını dışa aktarır; bir dosya en fazla 100.000 yanıt içerir.