Denetimler: hızlı başlangıç

Denetimler modülü, kâğıt kontrol listelerinin yerine CMMS'e özgü bir iş akışı koyar. Her şablon, aylık olarak doğrulamak istediğiniz kontrol noktalarını tanımlar; her çalıştırma ise o şablonun belirli bir (varlık, ay) için doldurulmuş bir kopyasıdır. Yıllık ızgara görünümü 12 aylık sonucu tek bakışta gösterir.

Parçalar nasıl birleşiyor

Şablonlar → Maddeler → Çalıştırmalar → Hücreler. Şablon, formun kendisidir. Madde, formun tek bir satırıdır (örn. "Motor / gövde sıcaklığı ≤ 40°C"). Maddeler bölümler altında gruplanabilir (MEKANİK, ELEKTRİK, HİDROLİK vb.). Çalıştırma, bir (şablon, varlık, yıl, ay) için yapılan tek bir aylık turdur. Hücre ise bir (çalıştırma, madde) çiftinin uç sonucudur — hangi kod, hangi değer, hangi notlar.

İlk şablonunuzu oluşturun

1. /inspections/templates sayfasına gidin ve "Yeni Şablon"a tıklayın. Bir ad verin (ör. "Kompresör aylık kontrolü") ve isteğe bağlı olarak bir belge numarası ve revizyon girin (ISO-9001 kontrollü doküman alanları).
2. İsteğe bağlı olarak bir Sorumlu Bölüm belirleyin — bu formdan sorumlu işlevsel ekip. Oluşturulan denetimler bunu atanan ekip olarak devralır ve bölüm PDF üzerinde yazdırılır.
3. İsteğe bağlı olarak bu şablonu Denetimler sayfasında gruplamak için bir Kategori seçin — örneğin "Aylık" ve "Haftalık" formlarınızı içeren bir "Klima Kontrol Listesi" kategorisi. Kategorileri Şirket Ayarları → Kategoriler (Denetim) bölümünden yönetin.
4. Maddeleri gruplamak istiyorsanız oluşturucudan bölümler ekleyin — tipik gruplar MEKANİK, ELEKTRİK, YAĞLAMA, GÜVENLİK'tir. Bölümler isteğe bağlıdır; maddeler "bölümsüz" de olabilir.
5. Her bölümde "Öğe ekle" düğmesine tıklayın ve bir kontrol noktası tanımlayın: parça adı ve kontrol açıklaması.
6. Eylem kodlarını "Eylem kodlarını düzenle" ile yapılandırın. Yeni bir şablon P = Uygun, F = Uygun değil ve N = Uygulanamaz kodlarıyla başlar; isterseniz bunları kendi göstergenizle değiştirin — örneğin P = Kontrol, R = Değiştir, A = Ayarla, C = Temizle, T = Tamamla — 1-3 harfli herhangi bir kod kullanarak.
7. Şablonu kaydedin. Yeni çalıştırmalar için kullanılabilir hale gelir.

Bir bölümü çoğaltma

Birkaç benzer bölüm oluşturmak için (örneğin her motor için bir tane), bir bölüm başlığında “Bölümü çoğalt” (kopyalama simgesi) düğmesine tıklayın: kopya, tüm noktalarıyla hemen altında görünür. Kalemle adını değiştirin ve ekipmanını seçin.

Ya da yapay zeka taslağıyla başlayın

Yeni şablon sayfasında "Yapay zeka ile oluştur" bölümünü açın ve kontrol listesini anlatın — örneğin "Kompresör dairesinin haftalık önleyici muayenesi: güvenlik, düzen ve temizlik, elektrik panoları, havalandırma, sızıntılar, işaretler ve 6S". FreeMee bölümler ve kontrol noktaları (uygun/uygun değil, sayısal okuma veya metin) önerir; adı ve açıklamayı doldurur, bunları yine de düzenleyebilirsiniz. Sayısal sınırlar yalnızca açıklamanızda belirtildiğinde doldurulur; sınırı olmayan okumalar, düzenleyicide belirlemeniz için işaretlenir. Şablonu tüm kontrol noktalarıyla tek seferde oluşturmak için "Bu kontrol listesiyle oluştur"a basın, ardından düzenleyicide iyileştirin. Her oluşturma, yalnızca kullanılabilir bir taslak döndüğünde 3 yapay zeka kredisi tutar.

Kontrol edilecek noktayı bir referans fotoğrafıyla gösterin

Şablon düzenleyicisinde her kontrol noktasının bir «Referans fotoğrafı ekle» düğmesi vardır. Fotoğraf daha sonra denetim doldurulurken hem web'de hem mobil uygulamada kontrol noktasının yanında görünür; böylece turu yapan kişi tam olarak hangi noktaya bakacağını görür. Büyütmek için küçük resme tıklayın; küçük çarpı işareti fotoğrafı kaldırır. Çoğaltılan bir şablon referans fotoğraflarını korur. Bu fotoğraf şablona aittir — operatör tur sırasında yine kendi fotoğraflarını çeker. Fotoğraf ayrıca denetim PDF'inde, iş emri PDF'inde ve boş formda kontrol noktasının yanında küçük resim olarak yazdırılır. Mobil uygulama denetimi indirir indirmez telefonda bir kopyasını saklar; böylece fotoğraf, şebekenin çekmediği bir turda da görünür. Nokta başına en fazla 3 fotoğraf ekleyebilirsiniz — örneğin noktanın yeri, doğru durumu ve kusurlu bir durumu. İlki noktanın yanında gösterilir; dokunulunca hepsi açılır.

Bazı noktaları turdan daha seyrek kontrol etmek

Bir tur çoğu zaman her seferinde kontrol edilen noktalarla aylık veya yıllık kontrol edilen noktaları bir arada içerir. Bir nokta eklerken veya düzenlerken "Bu nokta ne sıklıkla kontrol edilir?" seçeneğinden "Her denetimde" (varsayılan) ya da haftalıktan 2 yılda bire kadar bir sıklık seçin — yalnızca turdan daha seyrek olanlar sunulur. Bir denetim oluşturulduğunda, aynı ekipmanda veya konumda yakın zamanda yanıtlanmış bir nokta gerekmez: bölümünün sonunda "Bu sefer gerekmiyor" altında daraltılır, zorunlu değildir ve ilerlemeye sayılmaz, ancak yine de yanıtlanabilir. Son yanıtı başarısız olan bir nokta gerekli kalır. Yıllık tablo, noktanın gerekmediği dönem için "—" gösterir ve boş form her noktanın sıklığını yazdırır. Sıklık değişikliği, sonradan oluşturulan denetimlere uygulanır. Business planında kullanılabilir.

Tur güzergâhını eklemek

Şablon düzenleyicide "İzlenecek güzergâh" kartı en fazla 6 fotoğraf alır — güzergâh haritası, hattın genel görünümü. Bu şablonun her denetiminin başında, web'de ve mobil uygulamada gösterilir (telefon, çekmeyen yerlerdeki turlar için bir kopya saklar) ve boş formda listenin üstüne yazdırılır. Nokta fotoğrafları gibi şablona aittir ve kopyalanan şablon bunları korur.

Bir kontrol noktasına güvenlik notu ekleme

Bir kontrol noktası eklerken veya düzenlerken («Öğe ekle» ya da kalem simgesi «Maddeyi düzenle»), isteğe bağlı «Güvenlik notu» alanını doldurun — örneğin «Kazan basınç altındayken gözetleme camına müdahale etmeyin». Teknisyen bu notu hem web'de hem mobil uygulamada kontrol noktasının hemen altında, yanıtın üstünde görür; not ayrıca denetim PDF'inde ve iş emri PDF'inde kontrol noktasının altına yazdırılır. Notu kaldırmak için alanı boşaltın. Çoğaltılan bir şablon güvenlik notlarını korur.

İsteğe bağlı: FAIL durumunda otomatik düzeltici İş Emri oluşturma

On the template page, toggle "Auto-create corrective Work Order on FAIL". When any cell of a future execution is marked FAIL, the system will automatically create a high-priority Work Order with a 24-hour due date, linked bi-directionally to the inspection. The toggle is off by default — turn it on only when your team is ready for the WO surge. You can also pre-select a default assignee so the new WO lands directly on the right technician. Aynı denetimde birden fazla madde başarısız olduğunda, yeni «Birden fazla madde başarısız olduğunda» ayarı sonucu belirler: denetim başına tek bir İş Emri tutmak (tüm başarısız maddeler listelenir) ya da başarısız madde başına bir İş Emri oluşturmak; her biri bağımsız olarak atanabilir ve kapatılabilir.

Bir denetim çalıştır

Bir şablondan «Denetimi çalıştır»a tıklayın, bir varlık ve ay seçin; denetim hemen açılır — zaten başlatılmış olarak — böylece doldurabilirsiniz. Aynı şablonu birden çok varlıkta tek seferde başlatmak için «Birden çok varlık için planla»yı kullanın. Planlanan veya devam eden her denetim, Denetimler sayfasındaki «Yapılacak denetimler» sekmesinde görünür; böylece oluşturulan hiçbir denetim kaybolmaz — başlatmak veya sürdürmek için oradan birini açın. Takvim görünümü ayrıca planlanan denetimleri mor renkte gösterir; hâlâ SCHEDULED durumundaki bir denetimi yeniden planlamak için sürükleyin.

Bir çalıştırmayı doldurma

Bir denetimi «Yapılacak denetimler» sekmesinden (veya «Denetimi çalıştır»dan hemen sonra) açın ve sonucu girmek için her maddeye tıklayın. Şablon açıklamanızdan bir eylem kodu seçin, isteğe bağlı olarak bir sayısal değer girin (min/maks tanımladıysanız eşik kontrolü OK/FAIL’i otomatik türetir), notlar ekleyin, bir fotoğraf iliştirin ve kaydedin. Durum otomatik olarak IN_PROGRESS’e geçer. Tüm zorunlu maddeler doldurulduğunda «Tamamla»ya tıklayın — denetim kilitlenir ve (isteğe bağlı) denetim için bir imza URL’si kaydedilir.

PDF olarak dışa aktar

Her çalıştırmada, arayüz dilinizde A4 dikey bir rapor (başlık + bölümlere ayrılmış tablo + eylem kodları açıklaması + imza satırı) üreten bir "PDF indir" düğmesi bulunur. Yıllık ızgara sayfasının ise A4 yatay 12 aylık matris için kendi "Yıllık PDF indir" düğmesi vardır — OK için yeşil, FAIL için kırmızı, PENDING için kehribar sarısı. Her şablon, elle doldurulmak üzere boş olarak da yazdırılabilir (bir sonraki bölüme bakın).

Elle doldurmak için boş form yazdırma

Bir şablonun sayfasında «Boş formu yazdır» düğmesine tıklayarak yazdırılıp elle doldurulmaya hazır bir kontrol listesi PDF'i indirin — örneğin makinenin yanına asılan haftalık kazan kontrolü. Formda şablonun adı, doküman numarası, revizyonu ve sıklığı ile varlık veya konum, tarih ve denetçi için boş satırlar bulunur. Her kontrol noktası referans fotoğrafı ve güvenlik notuyla, türüne uygun bir yanıt kutusuyla birlikte yazdırılır: her eylem kodu için bir kutu, Uygun / Başarısız veya Evet / Hayır kutuları, bir ölçüm için birim ve kabul edilen aralıkla birlikte bir satır, çoktan seçmeli için her seçenek için bir kutu. Şablon planlanmışsa ardından her dönem için bir satır içeren bir kayıt tablosu gelir — haftalık bir kontrol için her hafta bir satır — ve tarih, imza ve yorumlar için sütunlar bulunur; yıl yazdırılmaz, böylece aynı form tekrar kullanılabilir. Sayfa imza satırlarıyla biter. Düğme, denetimleri görüntüleyebilen herkes için tüm planlarda kullanılabilir.

Bir şablonu silme

Artık kullanmadığınız bir şablonu kaldırmak için şablon kartını (veya detay sayfasını) açın, ⋯ menüsüne tıklayın ve Sil'i seçin. Onay adımı kaç bölümün, maddenin ve planlanmış çalıştırmanın kaldırılacağını gösterir — dikkatle okuyun, çünkü silme kalıcıdır ve doldurulmuş her hücreye kadar zincirleme yayılır. Silme işlemi inspections:template_write iznini gerektirir (varsayılan olarak Yönetici ve Müdür rollerinde tanımlıdır).

İpuçları

• Küçük başlayın: en kritik varlığınız için TEK bir şablon tanımlayın ve daha geniş çapta yaygınlaştırmadan önce bir ay boyunca çalıştırın.
• Şablonun serbest metin "Kritiklik" alanı, oluşturduğu düzeltici iş emirlerinin önceliğini belirler: varsayılan olarak Yüksek, alan "low" kelimesini içerdiğinde (örneğin "Low") Orta. Puan gibi başka herhangi bir değerde öncelik Yüksek kalır.
• Yıllık ızgara sizin denetim izinizdir. ISO-9001 denetimleri için yılda bir kez yazdırın.
• Müşteriler farklı varlık aileleri (kompresörler, konveyörler, elektrik panoları) için farklı şablonlar oluşturabilir ve bunları birleşik Takvim'de yan yana görmeye devam edebilir.

Bir denetimi doldurma (otomatik kaydetme)

Bir yürütmeyi açın ve her öğede bir koda dokunun — seçiminiz otomatik olarak kaydedilir, bu nedenle öğe başına kaydet düğmesi yoktur. Bir hücre kaydedildiğinde küçük bir onay işareti görünür. Ayrıca «Tümünü kaydet»e veya doğrudan «Tamamla»ya (önce bekleyen değişiklikleri kaydeder) dokunabilirsiniz. Kamera düğmesiyle herhangi bir öğeye fotoğraf ekleyin: küçük resim olarak görünür, dokununca tam ekran açılır ve PDF'ye dahil edilir.

Renk kodlu sonuçlar (Uygun / Uygun değil)

«Eylem kodlarını düzenle» bölümünde her kodu Uygun, Uygun değil veya Nötr olarak işaretleyin. Uygun kodları yeşile, Uygun değil kodları kırmızıya döner — hem doldurma ekranında hem de yıllık ızgarada. Uygun değil sonucu öğeyi arızalı olarak işaretler; bu nedenle bu seçenek etkinleştirildiğinde otomatik düzeltici iş emrini tetikleyen de budur. Nötr bırakılan kodlar (örneğin «yok») bir öğeyi asla başarısız kılmaz.

Turlar ve yıllık tablo

Bir şablon birden çok varlığı kapsadığında «Yapılacak denetimler» her varlık için değil, her denetim için tek satır gösterir ve varlıkları üzerinde bir ilerleme çubuğu taşır. Varlık listesini görmek ve birini başlatmak için satırı açın; «Denetime göre grupla» düğmesi düz listeye döner. Şablonlar sekmesinde Tablo düğmesi kartların yerine tüm şablonları planlama sütunlarıyla listeleyen bir tablo ve seçilen yılın her ayında gerçekte ne çalıştığını gösteren Ocak-Aralık şeridi koyar.

Geç tamamlanan muayeneler

Vadesinden sonra tamamlanan bir muayene, listede ve muayenede “Geç tamamlandı” ile kaç gün geciktiğini gösterir. Gecikmiş bir muayene her zaman doldurulup tamamlanabilir.

Sadece gerektiğinde sormak

Bir kontrol noktası, yalnızca daha önceki bir noktaya belirli bir yanıt verildiğinde görünecek şekilde ayarlanabilir: «sızıntıyı tarif edin» sadece «sızıntı var mı?» sorusuna Evet dendiğinde. Şablon düzenleyicide «Yalnızca şu durumda sor…» altından belirleyici noktayı seçin ve onu ortaya çıkaran yanıtları işaretleyin. Yalnızca sabit bir yanıt kümesi olan noktalar başka bir noktayı yönetebilir (uygun/uygun değil, evet/hayır, işlem kodu, çoklu seçim); sayı ya da serbest metin yönetemez. Gizli bir nokta sorulmaz, zorunlu olsa veya fotoğraf istese bile kapanışı engellemez ve asla düzeltici iş emri oluşturmaz. Daha önce kaydedilmiş bir yanıt korunur ve raporda yazılmaya devam eder.

Ne zaman yapıldığını görmek

Her denetim turu Takvim'de (/calendar) de görünür. Henüz yapılmamış bir tur planlanan tarihinde durur; tamamlandığında gerçekte yapıldığı tarihe taşınır, soluk ve üstü çizili olarak — yıllık bir kaydın göstermesi gereken tarih budur. Takvim yoğunsa kaynak filtresiyle yalnızca denetimleri gösterin.

Yanlışlıkla başlatılan bir denetimden vazgeçme

Yanlış denetimi mi başlattınız? Denetimi açın ve «Denetimden vazgeç»e tıklayın (mobilde: ⋮, ardından vazgeç); gerekçe isteğe bağlıdır. Bunu denetimi başlatan kişi, atananlar, ekibi veya denetim yürütmelerini silme yetkisi olan herkes yapabilir. Kullanım öncesi kontrol ya da kendi oluşturup başlattığınız manuel denetim silinir; diğer tüm denetimler aynı son tarihle Planlandı durumuna döner ve yanıtları, notları ve fotoğrafları silinir. Tüketilen stok depoya geri döner, girilen sayaç okumaları korunur ve işlem denetim günlüğüne kaydedilir. Tamamlanmış veya imzalanmış bir denetimden vazgeçilemez.

Bir kontrol noktasının yanıt türünü değiştirme

Bir kontrol noktasının «Yanıt türü»nü (örneğin «Eylem kodları»ndan «Evet / Hayır»a) yanıtlanmış olsa bile değiştirebilirsiniz. Düzenleyici önce kaç yanıtı olduğunu söyler: bu yanıtlar verildikleri gibi kalır ve sonuçlarını korur; eski bir kod lejanttaki anlamıyla gösterilir, örneğin «C — Uygun». Yalnızca yeni yanıtlar yeni türü kullanır.

Birden çok denetimi aynı anda seçme

« Yapılacak denetimler » bölümünde her turun kendi onay kutusu vardır: turdaki tüm denetimleri toplu işlemler (atama, başlatma, doğrulama, silme) için seçer. Silmek için denetim silme izni gerekir ve planlı bir denetim bir sonraki döngüde geri gelir.