অনুপস্থিতি

দলের কোনো সদস্যের ছুটি বা কাজ থেকে দূরে থাকার সময় পূর্ণ দিনের একটি সময়সীমা হিসেবে নথিভুক্ত করুন, যাতে ম্যানেজার ও সুপারভাইজাররা জানেন কে অনুপস্থিত এবং সেই অনুযায়ী কাজের পরিকল্পনা করতে পারেন।

অনুপস্থিতি জানানো

1. সংগঠন › অনুপস্থিতি খুলুন এবং «অনুপস্থিতি জানান»-এ ক্লিক করুন।
2. আপনি অনুপস্থিতি পরিচালনা করলে ব্যক্তিকে বেছে নিন; নইলে অনুপস্থিতিটি আপনার নিজের।
3. প্রথম ও শেষ দিন বেছে নিন: দুটিই অন্তর্ভুক্ত। এক দিনের জন্য শুধু সেই দিনটি বেছে নিন।
4. চাইলে একটি ছোট নোট যোগ করুন (সর্বোচ্চ ২০০ অক্ষর), যেমন কে দায়িত্ব সামলাবেন, তারপর «জানান»-এ ক্লিক করুন।
5. পরে কোনো অনুপস্থিতি পরিবর্তন বা সরাতে, তার সারির পেনসিল বা ঝুড়ির আইকন ব্যবহার করুন।

কে জানাতে পারেন

«নিজের অনুপস্থিতি জানানো» অনুমতি থাকলে একজন ব্যক্তি নিজের ছুটি নথিভুক্ত করেন। «সবার অনুপস্থিতি পরিচালনা» অনুমতি থাকলে একজন ম্যানেজার বা সুপারভাইজার যাঁদের দেখতে পারেন তাঁদের অনুপস্থিতি জানাতে, সম্পাদনা করতে বা মুছতে পারেন। একই ব্যক্তির দুটি অনুপস্থিতি একে অপরের সঙ্গে মিলে যেতে পারে না।

কাকে জানানো হয়

কোনো অনুপস্থিতি জানানো হলে ব্যক্তির দলনেতারা — মূল দলগুলো ধরে ওপর পর্যন্ত — একটি বিজ্ঞপ্তি পান, সঙ্গে কোম্পানি সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি › উন্নত বিজ্ঞপ্তি কনফিগারেশন-এ «লোক ও দল»-এর অধীনে বেছে নেওয়া ভূমিকাগুলোও — প্রত্যেকে শুধু সেই ব্যক্তিদের বিষয়ে, যাঁদের তাঁরা দেখতে পারেন। চ্যানেলগুলোও (অ্যাপে, পুশ, ইমেইল) সেখানেই নির্ধারণ করা হয়। নোট কখনও পাঠানো হয় না। শুধু যারা অনুপস্থিতি পৃষ্ঠাটি খুলতে পারেন তারাই বিজ্ঞপ্তি পান, আর ইতিমধ্যে শেষ হয়ে যাওয়া অনুপস্থিতি বিজ্ঞপ্তি ছাড়াই নথিভুক্ত হয়।

কে কী দেখতে পারেন

অনুপস্থিতি পৃষ্ঠায় সেই ব্যক্তিদের অনুপস্থিতি দেখানো হয়, যাঁরা আপনার ডেটা দৃশ্যমানতার আওতায় পড়েন — আপনার ভূমিকা অনুযায়ী সবাই, আপনার দলগুলো, বা শুধু আপনি নিজে। «আজ অনুপস্থিত», «আসন্ন» ও «অতীত»-এর মধ্যে বদল করুন, এবং দল বা ব্যক্তি অনুযায়ী ফিল্টার করুন।

পরিকল্পনার সময় প্রাপ্যতা

• দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বাছাইয়ের তালিকায় অনুপস্থিত ব্যক্তির নামের নিচে «… পর্যন্ত অনুপস্থিত» দেখায়। তবু তাঁকে কাজ বরাদ্দ করা যায়।
• কাজের নির্দেশনার «পরিকল্পক»-এ, «টেকনিশিয়ান অনুযায়ী» দৃশ্যে, টেকনিশিয়ানের অনুপস্থিত দিনগুলো ডোরাকাটা থাকে এবং সেগুলোতে «অনুপস্থিত» লেখা থাকে। এটি কেবল একটি সতর্কবার্তা: তবু আপনি সেখানে কাজ টেনে এনে রাখতে পারেন।
• কাজের নির্দেশনা নির্ধারণ করার সময় — এর ফর্মে, নির্ধারণ ডায়ালগে বা মোবাইল অ্যাপে — «উপস্থিতি যাচাই» বাক্সে পরিকল্পিত তারিখে অনুপস্থিত দায়িত্বপ্রাপ্তদের তালিকা দেখানো হয়। এটি কেবল একটি সতর্কবার্তা: কাজের নির্দেশনাটি তবুও নির্ধারিত হয়।
• কোনো দলের পৃষ্ঠায়, আজ অনুপস্থিত সদস্যদের পাশে «… পর্যন্ত অনুপস্থিত» ব্যাজ থাকে।

গোপনীয়তা

FreeMaint কখনও জিজ্ঞাসা করে না কেউ কেন অনুপস্থিত, এবং কোনো কারণ বা ছুটির ধরন সংরক্ষণ করে না — অসুস্থতাজনিত ছুটি বা অন্য কোনো স্বাস্থ্য তথ্যও নয়। নোট তথ্যনিষ্ঠ রাখুন এবং ব্যক্তিগত বিবরণ বাদ দিন। নোটটি কেবল সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি এবং যারা অনুপস্থিতি পরিচালনা করেন তারাই দেখতে পান।

প্ল্যান

অনুপস্থিতি দেখা সব প্ল্যানে অন্তর্ভুক্ত। অনুপস্থিতি জানানো, সম্পাদনা ও মুছে ফেলার জন্য Business প্ল্যান প্রয়োজন।

পরিকল্পিত ছুটির কথা জানামাত্রই জানিয়ে দিন: আসন্ন অনুপস্থিতি আগেভাগেই পরিকল্পকে এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বাছাইয়ের তালিকায় দেখা যায়।