ব্যবহারকারী আমন্ত্রণ

নতুন ব্যবহারকারীরা পূর্ব-নির্ধারিত ভূমিকা সহ ইমেইল আমন্ত্রণের মাধ্যমে যোগ দেন।

ধাপসমূহ

1. সংগঠন > ব্যবহারকারী > ব্যবহারকারীকে আমন্ত্রণ করুন
2. ইমেইল লিখুন
3. ভূমিকা নির্বাচন করুন
4. দল নিয়োগ করুন (ঐচ্ছিক)
5. আমন্ত্রণ পাঠান

লিংক কপি করুন

ইমেইল না এলে ব্যক্তিকে তাঁর স্প্যাম ফোল্ডার দেখতে বলুন, অথবা সংগঠন > আমন্ত্রণ খুলে “আমন্ত্রণ লিঙ্ক কপি করুন” ক্লিক করে সরাসরি শেয়ার করুন।

একসাথে অনেক ব্যবহারকারী ইম্পোর্ট করুন

আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি স্প্রেডশিটে মানুষের তালিকা থাকে, তাহলে একে একে আমন্ত্রণ জানানোর পরিবর্তে সবাইকে একসাথে ইম্পোর্ট করুন। ইমেল ঠিকানা সহ সারিগুলিকে তাদের নিজস্ব পাসওয়ার্ড সেট করার জন্য একটি আমন্ত্রণ পাঠানো হয় এবং সংগঠন > আমন্ত্রণের অধীনে প্রদর্শিত হয়। ইমেলের পরিবর্তে ব্যবহারকারীর নাম সহ সারিগুলি সাথে সাথে লগইন-সক্ষম অ্যাকাউন্ট হয়ে যায় — জেনারেট করা পাসওয়ার্ডটি ইম্পোর্টের পরে একবার দেখানো হয় যাতে আপনি এটি হস্তান্তর করতে পারেন। দুটোর কোনোটিই ছাড়া সারিগুলি প্যাসিভ সদস্য হয়ে যায় (লগইন নেই) — শুধুমাত্র কাজ বরাদ্দ করা ওয়ার্কশপ দলের জন্য উপযোগী।

1. সংগঠন > ব্যবহারকারী
2. ইম্পোর্ট ক্লিক করুন
3. CSV বা Excel টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
4. প্রতিটি ব্যক্তির জন্য নাম, ভূমিকা এবং (ঐচ্ছিক) ইমেল পূরণ করুন
5. ফাইল আপলোড করুন ও প্রিভিউ পর্যালোচনা করুন
6. ইম্পোর্ট শুরু করুন

Google বা Apple দিয়ে গ্রহণ করা

আমন্ত্রণ পৃষ্ঠায় ব্যক্তি পাসওয়ার্ড তৈরি করার বদলে “Google দিয়ে চালিয়ে যান” বা “Apple দিয়ে চালিয়ে যান”-এ ক্লিক করতে পারেন। তিনি আমন্ত্রিত ঠিকানার অ্যাকাউন্টটি বেছে নিলে আপনার বেছে নেওয়া ভূমিকা নিয়ে সরাসরি আপনার কর্মক্ষেত্রে যোগ দেন; এরপর থেকে সেই অ্যাকাউন্ট দিয়েই সাইন ইন করেন। আমন্ত্রণ না খুলে তিনি যদি সাইন-ইন পৃষ্ঠা থেকে Google দিয়ে সাইন ইন করেন, FreeMaint তাঁর ঠিকানার জন্য অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণটি শনাক্ত করে আপনার কর্মক্ষেত্রে যোগ দেওয়ার প্রস্তাব দেয় — কখনো আলাদা কর্মক্ষেত্র তৈরি করে না।

যিনি ইতিমধ্যেই FreeMaint ব্যবহার করছেন তাঁকে আমন্ত্রণ জানানো

আপনি যে ইমেলটিকে আমন্ত্রণ জানাচ্ছেন তার যদি ইতিমধ্যেই অন্য একটি কর্মক্ষেত্রে একটি FreeMaint অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে এটি কোনো ত্রুটি নয়। আমন্ত্রণটি খোলার সময় তাঁকে আপনার কর্মক্ষেত্রে স্যুইচ করার বিষয়টি নিশ্চিত করতে বলা হবে। তিনি যদি তাঁর বর্তমান কর্মক্ষেত্রের একমাত্র সদস্য হন (প্রায়ই এটি একটি পরিত্যক্ত ট্রায়াল), তবে সেটি বন্ধ করে দেওয়া হয় এবং তিনি আপনার কর্মক্ষেত্রে যোগ দেন; আর যদি সেই কর্মক্ষেত্রে অন্যান্য সদস্য বা একটি পেইড প্ল্যান থাকে, তবে তাঁকে প্রথমে সেটি ছেড়ে দিতে অথবা সাপোর্টে যোগাযোগ করতে নির্দেশনা দেওয়া হবে। Google, Microsoft বা Apple দিয়ে তৈরি অ্যাকাউন্টে এখনও কোনো পাসওয়ার্ড থাকে না: আমন্ত্রণ পৃষ্ঠায় পাসওয়ার্ড সেট করার একটি লিংক পাঠানোর বিকল্প থাকে (“পাসওয়ার্ড সেট করার লিংক আমাকে ইমেইল করুন”), তারপর পরিবর্তন নিশ্চিত করতে ব্যক্তি আমন্ত্রণটি আবার খোলেন।

আমন্ত্রণ কোড দিয়ে যোগ দেওয়া

আমন্ত্রণ কোড (লিংক, QR বা বার্তার মাধ্যমে শেয়ার করা) হাতে লিখেও দেওয়া যায়: লগইন বা সাইন-আপ পেজে « আমন্ত্রণ কোড আছে? » ক্লিক করুন, কোডটি লিখুন এবং « যোগ দিন » ক্লিক করুন। কিছু তৈরি হওয়ার আগেই পরের পেজে ওয়ার্কস্পেস ও ভূমিকা দেখানো হয় — এটি সেই সহকর্মীর জন্য প্রবেশপথ, যিনি নইলে নিজে সাইন আপ করে একটি খালি ওয়ার্কস্পেসে একা পড়ে থাকতেন।

বাহ্যিক সরবরাহকারীর দলের জন্য অ্যাকাউন্ট

উপরের তিনটি উপায়েই একজন সরবরাহকারী ঐচ্ছিকভাবে বেছে নেওয়া যায়: ই-মেইল আমন্ত্রণ, ওয়ার্কশপ সদস্য (ই-মেইল নেই, লগইন নেই) এবং ইউজারনেম দিয়ে সরাসরি অ্যাকাউন্ট। একটি বেছে নিলে অ্যাকাউন্টটি তৈরি হওয়ার মুহূর্ত থেকেই সেই সরবরাহকারীর অধীন হয়। এরপর সেটি কেবল নিজের বরাদ্দকৃত কাজের নির্দেশনা দেখে, এবং পরে যে ভূমিকাই দেওয়া হোক খরচ, সম্পদের মূল্য বা ক্রয়মূল্য কখনও দেখে না। এই অ্যাকাউন্টগুলি ডিফল্টে সংগঠন > ব্যবহারকারী তালিকায় থাকে না: তালিকাভুক্ত করতে «সরবরাহকারী অ্যাকাউন্ট দেখান» চালু করুন, অথবা সরবরাহকারীর নিজস্ব পাতা খুলুন। সংযোগটি পরে ওই ব্যক্তির প্রোফাইল থেকে বদলানো বা সরানো যায়। ব্যবহারকারী ইমপোর্টেও একই কলাম আছে, «External Vendor (Name)»: সরবরাহকারীর নাম লিখুন, ইমপোর্ট করা অ্যাকাউন্টগুলি তার সঙ্গে যুক্ত হবে। যে নাম কোনোটির সঙ্গে মেলে না, তা সংযোগহীন অ্যাকাউন্ট তৈরি করার বদলে ওই সারিটিকে ব্যর্থ করে; এক্সপোর্টও কলামটি ফিরিয়ে লেখে, তাই এক্সপোর্ট–সম্পাদনা–পুনঃইমপোর্ট চক্রে সংযোগ থাকে।

শেষ তারিখসহ অস্থায়ী অ্যাক্সেস

প্রতিটি আমন্ত্রণ এবং প্রতিটি সরাসরি তৈরি অ্যাকাউন্টে ঐচ্ছিক « অ্যাক্সেস পর্যন্ত » তারিখ থাকতে পারে: ব্যক্তিটি সাইন ইন করতে পারবেন এমন শেষ দিন, আপনার কোম্পানির টাইম জোন অনুযায়ী। সেই দিনের শেষে অ্যাকাউন্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিষ্ক্রিয় হয় এবং সব জায়গা থেকে সাইন আউট হয়; ব্যবহারকারী সম্পাদনা করতে পারেন এমন অ্যাডমিনদের ৭ দিন আগে মনে করিয়ে দেওয়া হয়। পরে ব্যক্তির প্রোফাইল থেকে তারিখটি নির্ধারণ, পরিবর্তন বা সরাতে পারেন (নিজের অ্যাকাউন্টে কখনও নয়)। মেয়াদ পেরিয়ে যাওয়া অ্যাকাউন্ট আবার সক্রিয় করলে তারিখটি সরে যায়। ঠিকাদার, অস্থায়ী কর্মী ও সার্ভিস পার্টনারদের জন্য উপযোগী।