Abwesenheiten

Erfassen Sie Abwesenheiten oder freie Tage eines Teammitglieds als Zeitraum ganzer Tage, damit Verantwortliche und Teamleiter wissen, wer fehlt, und die Arbeit entsprechend planen können.

Abwesenheit erfassen

1. Öffnen Sie Organisation › Abwesenheiten und klicken Sie auf „Abwesenheit erfassen“.
2. Wenn Sie Abwesenheiten verwalten, wählen Sie die Person aus; andernfalls erfassen Sie Ihre eigene Abwesenheit.
3. Wählen Sie den ersten und den letzten Tag: Beide sind eingeschlossen. Für einen einzelnen Tag wählen Sie nur diesen Tag.
4. Fügen Sie optional eine kurze Notiz hinzu (bis zu 200 Zeichen), etwa wer die Vertretung übernimmt, und klicken Sie dann auf Erfassen.
5. Um eine Abwesenheit später zu ändern oder zu entfernen, verwenden Sie das Stift- oder Papierkorbsymbol in ihrer Zeile.

Wer erfassen darf

Mit „Eigene Abwesenheiten erfassen“ trägt eine Person ihre eigenen Abwesenheiten ein. Mit „Abwesenheiten aller verwalten“ erfasst, bearbeitet oder löscht ein Verantwortlicher oder Teamleiter die Abwesenheiten der Personen, die er sehen kann. Zwei Abwesenheiten derselben Person dürfen sich nicht überschneiden.

Wer benachrichtigt wird

Wird eine Abwesenheit erfasst, erhalten die Teamleiter der Person – bis hinauf zu den übergeordneten Teams – eine Benachrichtigung, ebenso die Rollen, die unter Firmeneinstellungen › Benachrichtigungen › Erweiterte Benachrichtigungskonfiguration im Bereich „Personen und Teams“ gewählt sind, jeweils nur für die Personen, die sie sehen können. Dort legen Sie auch die Kanäle fest (In der App, Push, E-Mail). Die Notiz wird nie gesendet. Benachrichtigt werden nur Personen, die die Seite Abwesenheiten öffnen können; eine bereits vergangene Abwesenheit wird ohne Benachrichtigung erfasst.

Wer was sieht

Die Seite Abwesenheiten listet die Abwesenheiten der Personen auf, die Ihre Datensichtbarkeit abdeckt – alle, Ihre Teams oder nur Sie selbst, je nach Rolle. Wechseln Sie zwischen „Heute abwesend“, „Bevorstehend“ und „Vergangen“ und filtern Sie nach Team oder Person.

Verfügbarkeit bei der Planung

• In der Auswahl der Zuständigen steht bei einer abwesenden Person „Abwesend bis …“ unter ihrem Namen. Sie kann trotzdem zugewiesen werden.
• Im Planer der Arbeitsaufträge, Ansicht „Nach Techniker“, sind die Abwesenheitstage eines Technikers schraffiert und mit „Abwesend“ beschriftet. Das ist nur ein Hinweis: Sie können dort weiterhin Arbeit ablegen.
• Wenn Sie einen Arbeitsauftrag planen – im Formular, im Planungsdialog oder in der mobilen App –, listet ein Kasten „Verfügbarkeitsprüfung“ die Zugewiesenen auf, die an den geplanten Tagen abwesend sind. Es ist nur ein Hinweis: Der Auftrag wird trotzdem eingeplant.
• Auf der Seite eines Teams sind Mitglieder, die heute abwesend sind, mit „Abwesend bis …“ gekennzeichnet.

Datenschutz

FreeMaint fragt nie, warum jemand abwesend ist, und speichert weder einen Grund noch eine Art der Abwesenheit – keine Krankmeldungen und keine anderen Gesundheitsdaten. Halten Sie die Notiz sachlich und frei von persönlichen Angaben. Die Notiz sehen nur die betroffene Person und diejenigen, die Abwesenheiten verwalten.

Tarif

Abwesenheiten anzusehen ist in jedem Tarif enthalten. Das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Abwesenheiten erfordert den Business-Tarif.

Erfassen Sie geplante Abwesenheiten, sobald Sie davon wissen: Bevorstehende Abwesenheiten erscheinen bereits im Planer und in der Auswahl der Zuständigen.