Benutzerverwaltung

Benutzerkonten anzeigen, bearbeiten, aktivieren und deaktivieren.

Funktionen

• Alle Benutzer mit Rollen und Status anzeigen
• Profile und Kontaktdaten bearbeiten
• Aktivieren/deaktivieren, ohne zu löschen
• Letzte Anmeldung anzeigen
• Zusätzliche Berechtigungen zuweisen

Passive Benutzer (ohne E-Mail)

Fügen Sie Teammitglieder ohne geschäftliche E-Mail hinzu — Werkstattteams, papierbasierter Arbeitsablauf, Fahrer ohne Systemzugang. Wählen Sie unter Organisation → Benutzer → Benutzer einladen den Tab „Werkstattmitglied“, um sie allein mit dem Vornamen anzulegen: Nachname, Funktion (was die Person tut, sichtbar im Register der Qualifikationen) und Rolle sind optional, und es werden nur Rollen ohne Verwaltungsberechtigungen angeboten. Sie können ihnen weiterhin Arbeitsaufträge zuweisen, Zeiten erfassen, ein Fahrerprofil hinzufügen und später unter Organisation → Benutzer ihre Rolle, Berechtigungen oder Telefonnummer bearbeiten, ohne dass eine E-Mail abgefragt wird. Um ihnen später Anmeldezugang zu geben, geben Sie ihre E-Mail-Adresse auf der Bearbeitungsseite ein und speichern.

Direkt anlegen (Passwort selbst festlegen)

Möchten Sie jemandem sofort Zugriff geben, ohne auf die Einladungs-E-Mail zu warten? Wählen Sie den Tab „Ohne E-Mail“ unter Organisation → Benutzer → Benutzer einladen. Sie legen ein Anfangspasswort fest und geben entweder eine E-Mail-Adresse oder einen Benutzernamen an. Die Person kann sich sofort anmelden — mit ihrer E-Mail, falls eingegeben, sonst mit benutzername@ihr-firmen-slug und dem von Ihnen gesetzten Passwort (sie wird bei der ersten Anmeldung zur Änderung aufgefordert). Anders als passive Mitglieder sind direkt angelegte Nutzer vollwertige Anmeldekonten: Ein so angelegter Nutzer mit Benutzernamen hat Zugriff, auch wenn in seiner Zeile keine E-Mail angezeigt wird.

Passwort eines Benutzers zurücksetzen oder festlegen

Öffnen Sie in der Liste Organisation → Benutzer das Zeilenmenü eines Benutzers (das Drei-Punkte-Symbol), um sein Passwort zu verwalten. „Passwort zurücksetzen“ sendet ihm eine E-Mail mit einem sicheren Link, um ein neues zu wählen. Mit „Passwort festlegen“ können Sie selbst ein temporäres Passwort eingeben und es direkt übergeben – der Benutzer wird beim ersten Anmelden aufgefordert, es zu ändern, und dies ist die einzige Option für passive Benutzer oder Benutzer ohne E-Mail (Anmeldung per Benutzername). Beide erfordern die Berechtigung zur Benutzerverwaltung; dasselbe ist über die Profilseite des Benutzers möglich.

Was das Abzeichen „Kein Login" bedeutet

In der Liste Organisation → Benutzer kennzeichnet das Abzeichen „Kein Login“ eine Person, die weder eine E-Mail noch einen Benutzernamen hat — ein passives / Werkstatt-Mitglied, das sich nicht anmelden kann. Ein über den Tab „Ohne E-Mail“ erstellter Nutzer mit Benutzernamen (aber ohne E-Mail) kann sich anmelden und trägt dieses Abzeichen daher nicht. Wenn jemand entgegen Ihrer Erwartung „Kein Login“ anzeigt, öffnen Sie sein Profil und fügen Sie eine E-Mail hinzu, oder legen Sie ihn über den Tab „Ohne E-Mail“ neu an und vergeben Sie Benutzernamen und Passwort.

Personalnummer

Jeder Benutzer kann eine optionale Personalnummer tragen — Ihre interne HR- oder Lohnnummer. Sie erscheint im Profil des Benutzers und ist über die Liste Organisation → Benutzer durchsuchbar, sodass Sie jemanden anhand seiner internen Kennung finden, nicht nur über Namen oder E-Mail.

Funktion

Neben der Personalnummer kann jede Person eine Funktion tragen — das, was sie tatsächlich tut: Fahrer, Hausmeister, Vorarbeiter, Betreuer. Es ist freier Text und passt sich Ihrem Wortschatz an, und es ist KEINE FreeMaint-Rolle: es gewährt keine Berechtigung und ändert nichts daran, was die Person sehen oder tun darf. Tragen Sie es unter Organisation → Benutzer im Profil ein oder direkt im Dialog Neuer Fahrer im Fuhrpark. Danach erscheint es in der Fahrerliste, im OSHA-300-Unfallregister, neben den Qualifikationen und im Team-Organigramm.

Tabellenspalten anpassen

Über die Schaltfläche Spalten oberhalb der Benutzerliste legen Sie fest, welche Spalten angezeigt werden – Rolle, Status, Kontakt, Letzte Anmeldung, Erstellt, Mitarbeiter-ID und Schicht. Ihre Auswahl wird in Ihrem Konto gespeichert und steht auf allen Geräten zur Verfügung. Standardmäßig zeigt die Tabelle Mitarbeiter-ID und Schicht und blendet das Erstellungsdatum aus; Sie können jede Spalte jederzeit wieder einblenden. Die Spalte Schicht ist ab dem Business-Tarif verfügbar (sofern Schichten eingerichtet sind), die Mitarbeiter-ID in jedem Tarif.

Benutzerdefinierte Benutzerfelder (Business-Plan)

Möchten Sie Einheit, Abteilung, Bereich oder andere organisatorische Angaben zu einer Person erfassen? Im Business-Plan können Sie in Unternehmenseinstellungen → Benutzerdefinierte Felder (Entität „Benutzer“) eigene Benutzerfelder definieren. Sie erscheinen dann im Profil jedes Benutzers zum Ausfüllen — Ihre Struktur, Ihre Bezeichnungen, ohne allen Unternehmen dasselbe Organigramm aufzuzwingen.

Zugewiesene Anlagen

Das Benutzerprofil listet die Anlagen auf, für die der Benutzer verantwortlich ist (bei denen er als Zuständiger eingetragen ist, allein oder mit anderen). Jeder Eintrag verlinkt direkt zur Anlage und bietet einen schnellen Überblick, wer wofür zuständig ist.

Nach Team gruppieren und filtern

Filtern Sie die Benutzerliste nach einem einzelnen Team oder gruppieren Sie sie nach Team oder Rolle, um die Struktur Ihrer Organisation auf einen Blick zu sehen. Beim Gruppieren nach Team zeigt die Überschrift die Position des Teams in der Hierarchie (übergeordnet > Team). Aktivieren Sie die optionale Spalte Team über die Schaltfläche Spalten, um die Teams jedes Mitglieds direkt in der Liste zu sehen.

Individuelle Leistung

Jedes Benutzerprofil zeigt eine Leistungskarte: zugewiesene und abgeschlossene Arbeitsaufträge, Abschlussquote sowie zugewiesene/abgeschlossene Aufgaben für den gewählten Zeitraum (dieser Monat, dieses Quartal oder dieses Jahr).

Massenaktionen & Zeilen pro Seite

Wenn Sie viele Benutzer verwalten, nutzen Sie den Auswähler für Zeilen pro Seite am unteren Tabellenrand (10, 20, 50 oder 100), um mehr auf einmal anzuzeigen. Wählen Sie Benutzer mit den Kontrollkästchen aus, um mehrere gleichzeitig zu bearbeiten: ihre Rolle ändern oder sie in einem Schritt aktivieren/deaktivieren. Zum Schutz Ihres Kontos können Sie Ihr eigenes Konto nicht per Sammelaktion ändern, und das System behält immer mindestens einen Administrator. Personen mit Verwaltungs- oder Sicherheitsberechtigungen, die Sie nicht haben, werden übersprungen.