Abteilungsbasierter Zugriff

Abteilungsbasierter Zugriff beschränkt das, was Techniker, Antragsteller und Bediener in FreeMaint sehen, auf die ihnen zugewiesenen Standorte. Nützlich für Organisationen mit mehreren Standorten oder Abteilungen, bei denen jedes Werksteam nur seine eigene Arbeit sehen soll. Sie können den Zugriff für einzelne Benutzer oder für ein ganzes Team auf einmal einschränken.

Funktion aktivieren

1. Gehe zu Einstellungen → System → Sicherheit und Zugriffskontrolle.
2. Aktiviere den Schalter „Abteilungsbasierter Zugriff“.
3. Speichern.

Benutzer zu Standorten zuweisen

1. Öffne die Detailseite eines Standorts (z. B. „Werkshalle 1“).
2. Klicke in der Karte Mitarbeiter und Teams auf Zugriff verwalten.
3. Wähle die Benutzer aus, die auf diesen Standort und seine Unterstandorte beschränkt werden sollen.
4. Speichern.

Ein ganzes Team Standorten zuweisen

1. Öffnen Sie ein Team (Organisation → Teams) und bearbeiten Sie es, oder öffnen Sie einen Standort und klicken Sie auf Zugriff verwalten.
2. Wählen Sie unter „Standorte, auf die dieses Team zugreifen kann“ (oder im Feld Teams des Standorts) die Standorte aus.
3. Speichern Sie. Jedes Teammitglied ist nun auf diese Standorte und ihre Unterstandorte beschränkt.

Die für ein Mitglied zugänglichen Standorte sind die Kombination aus seinen persönlichen Zuweisungen und den Standorten jedes Teams, dem es angehört oder das es leitet. Wer bei einem Standort als „Verantwortlicher / Abteilungsleiter“ eingetragen ist, gilt als diesem Standort zugewiesen.

Was eingeschränkte Benutzer sehen

• Die Standorte, denen sie zugewiesen sind (und alle darunter liegenden Unterstandorte) – sowie die darin enthaltenen Anlagen, Arbeitsaufträge, Anfragen, vorbeugende Wartung und Analysen. Das gilt auch für Rollen, die nur Anfragen stellen: Sie sehen alle Arbeitsaufträge ihrer Standorte, es sei denn, die Einstellung „Arbeitsaufträge“ der Rolle steht auf „Nur eigene Arbeitsaufträge“.
• Mehr nicht. Ein Benutzer ohne zugewiesenen Standort sieht weiterhin die Arbeitsaufträge, an denen er beteiligt ist (ihm zugewiesen, von ihm erstellt, aus seiner Anfrage entstanden oder von ihm beobachtet); alle anderen Listen bleiben leer, bis ihm ein Standort zugewiesen wird.

Projekte

Für Projekte gilt dieselbe Regel. Ein auf seine zugewiesenen Standorte beschränkter Benutzer sieht die Projekte, die an einem seiner Standorte liegen, die Projekte, die eine für ihn sichtbare Anlage betreffen, sowie die Projekte, die er leitet, erstellt hat, denen er angehört oder in denen er für eine Phase verantwortlich ist. Ein Projekt ohne Standort und ohne Anlage ist nur für seine Beteiligten sichtbar. „Team-Bereich“ oder „Nur zugewiesen“ allein blenden nie Projekte aus.

Rollen, die immer alles sehen

Eingeschränkt werden nur Rollen, bei denen „Auf zugewiesene Standorte beschränken“ aktiviert ist: standardmäßig Techniker und Antragsteller (sowie die Vorlage Bediener). Administrator und Verantwortlicher nicht — sie behalten unabhängig von Zuweisungen vollständige Sichtbarkeit. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Einstellung an einer Rolle unter Organisation > Rollen, um festzulegen, wer eingeschränkt wird.

Mit „Nur zugewiesen“ kombinieren

Du kannst „Nur zugewiesen“ gleichzeitig aktiviert lassen. Wenn beide aktiv sind, sieht der Benutzer die Vereinigung: Elemente seiner Abteilung + Anlagen, die ihm direkt anderswo zugewiesen sind.

Leere Seite? Hat der Benutzer den Schalter an, aber keinen Standort zugewiesen, sieht er ein gelbes Banner mit der Aufforderung, den Administrator zu kontaktieren.

Team-Standorte wirken auch ohne diesen Schalter

Steht die Datensichtbarkeit einer Rolle auf „Team-Bereich“, erweitern die den Teams des Benutzers zugewiesenen Standorte bereits seine Sicht — auf die Anlagen, Arbeitsaufträge, Anfragen und vorbeugenden Wartungen dieser Standorte und ihrer Unterstandorte — selbst wenn der abteilungsbasierte Zugriff aus ist. Sie müssen nicht jeden Datensatz einzeln dem Team zuordnen. Der Schalter oben schränkt zusätzlich jene Rollen ein, die alle Unternehmensdaten sehen.