Benutzer einladen

Neue Benutzer treten über E-Mail-Einladungen mit vorab zugewiesenen Rollen bei.

Schritte

1. Organisation > Benutzer > Benutzer einladen
2. E-Mail-Adresse eingeben
3. Rolle auswählen
4. Team zuweisen (optional)
5. Einladung senden

Link kopieren

Wenn die E-Mail nicht ankommt, bitten Sie die Person, ihren Spam-Ordner zu prüfen, oder öffnen Sie Organisation > Einladungen und klicken Sie auf „Einladungslink kopieren“, um den Link direkt weiterzugeben.

Viele Benutzer auf einmal importieren

Wenn Sie bereits eine Personenliste in einer Tabelle haben, importieren Sie sie alle auf einmal, statt sie einzeln einzuladen. Zeilen mit einer E-Mail-Adresse erhalten eine Einladung, ihr eigenes Passwort festzulegen, und erscheinen unter Organisation > Einladungen. Zeilen mit einem Benutzernamen statt einer E-Mail werden sofort zu anmeldefähigen Konten — das generierte Passwort wird nach dem Import einmalig angezeigt, damit Sie es weitergeben können. Zeilen ohne beides werden zu passiven Mitgliedern (keine Anmeldung) — nützlich für Werkstattteams, denen Sie nur Arbeit zuweisen.

1. Organisation > Benutzer
2. Auf Importieren klicken
3. CSV- oder Excel-Vorlage herunterladen
4. Vorname, Rolle und (optional) E-Mail für jede Person eintragen
5. Datei hochladen und Vorschau prüfen
6. Import starten

Mit Google oder Apple annehmen

Auf der Einladungsseite kann die Person auf „Mit Google fortfahren“ oder „Mit Apple fortfahren“ klicken, statt ein Passwort zu erstellen. Sie wählt das Konto der eingeladenen Adresse und tritt Ihrem Arbeitsbereich direkt bei, mit der von Ihnen gewählten Rolle; danach meldet sie sich mit diesem Konto an. Meldet sie sich stattdessen auf der Anmeldeseite mit Google an, erkennt FreeMaint die Einladung, die auf ihre Adresse wartet, und bietet ihr an, Ihrem Arbeitsbereich beizutreten – es wird nie ein separater erstellt.

Jemanden einladen, der FreeMaint bereits nutzt

Wenn die E-Mail-Adresse, die Sie einladen, bereits ein FreeMaint-Konto in einem anderen Arbeitsbereich hat, ist das kein Fehler. Beim Öffnen der Einladung wird die Person gebeten, den Wechsel in Ihren Arbeitsbereich zu bestätigen. Ist sie das einzige Mitglied ihres aktuellen Arbeitsbereichs (oft ein übrig gebliebener Test), wird dieser geschlossen und sie tritt Ihrem bei; hat dieser Arbeitsbereich weitere Mitglieder oder ein kostenpflichtiges Abo, wird sie angeleitet, ihn zuerst zu verlassen oder den Support zu kontaktieren. Ein mit Google, Microsoft oder Apple erstelltes Konto hat noch kein Passwort: Die Einladungsseite bietet an, einen Link zum Festlegen zu senden („Link zum Festlegen meines Passworts senden“). Danach öffnet die Person die Einladung erneut, um den Wechsel zu bestätigen.

Mit einem Einladungscode beitreten

Ein Einladungscode (per Link, QR-Code oder Nachricht geteilt) lässt sich auch von Hand eingeben: Klicken Sie auf der Anmelde- oder Registrierungsseite auf « Sie haben einen Einladungscode? », geben Sie ihn ein und klicken Sie auf « Beitreten ». Die nächste Seite zeigt Arbeitsbereich und Rolle, bevor etwas angelegt wird — der richtige Weg für Kolleginnen und Kollegen, die sich sonst selbst registrieren und in einem leeren eigenen Arbeitsbereich landen würden.

Konten für das Team eines externen Lieferanten

Alle drei oben beschriebenen Wege akzeptieren einen optionalen Lieferanten: die E-Mail-Einladung, das Werkstattmitglied (ohne E-Mail, ohne Anmeldung) und das direkte Konto mit Benutzernamen. Wählen Sie einen aus, und das Konto gehört von seiner Entstehung an zu diesem Lieferanten. Es sieht dann nur noch die ihm zugewiesenen Arbeitsaufträge und niemals Kosten, Anlagenwerte oder Einkaufspreise — unabhängig davon, welche Rollen es später erhält. Diese Konten werden unter Organisation > Benutzer standardmäßig ausgeblendet: Schalten Sie „Lieferantenkonten anzeigen“ ein oder öffnen Sie die Seite des Lieferanten. Die Zuordnung lässt sich später im Profil der Person ändern oder entfernen. Der Benutzerimport hat dieselbe Spalte, „External Vendor (Name)“: Tragen Sie den Namen des Lieferanten ein, und die importierten Konten werden ihm zugeordnet. Ein Name ohne Treffer lässt die Zeile fehlschlagen, statt ein nicht zugeordnetes Konto anzulegen, und der Export schreibt die Spalte zurück — ein Durchlauf Export–Bearbeiten–Reimport behält die Zuordnung.

Befristeter Zugang mit Enddatum

Jede Einladung und jedes direkt angelegte Konto kann ein optionales Datum „Zugang bis“ tragen: der letzte Tag, an dem sich die Person anmelden kann, in der Zeitzone Ihres Unternehmens. Am Ende dieses Tages wird das Konto automatisch deaktiviert und überall abgemeldet; Administratoren, die Benutzer bearbeiten dürfen, werden 7 Tage vorher erinnert. Sie können das Datum später im Profil der Person setzen, verschieben oder entfernen (nie beim eigenen Konto). Wird ein Konto reaktiviert, dessen Datum abgelaufen ist, entfällt das Datum. Nützlich für Fremdfirmen, Zeitarbeitskräfte und Servicepartner.