Qualifikationen & Zertifikate

Erfassen Sie die Zertifikate, Befähigungen, Bescheinigungen und Lizenzen jedes Mitarbeiters mit Gültigkeitsdaten und werden Sie vor dem Ablauf benachrichtigt — so bleibt Ihr Team stets regelkonform.

So funktioniert es

• Öffnen Sie ein Mitarbeiterprofil und nutzen Sie die Karte „Qualifikationen & Zertifikate“, um ein Zertifikat, eine Lizenz, eine Befähigung oder eine Bescheinigung hinzuzufügen.
• Legen Sie ein Ausstellungs- und ein Ablaufdatum sowie eine optionale Vorwarnzeit fest und hängen Sie den Nachweis (Scan oder PDF) an.
• Das Qualifikationsregister (Organisation > Qualifikationen) listet alle Qualifikationen Ihres Teams, filterbar nach Typ und Ablaufstatus.
• Jeder Eintrag zeigt auf einen Blick ein Abzeichen Gültig, Läuft bald ab oder Abgelaufen.

Kompetenzmatrix

Wechseln Sie im Qualifikationsregister zur Ansicht „Matrix“: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Kompetenz Ihres Katalogs. Jede Zelle zeigt, ob die Kompetenz gültig ist, bald abläuft oder abgelaufen ist – ein Strich bedeutet nur, dass nichts erfasst ist. Die letzte Zeile zählt je Kompetenz, wie viele Personen gültig, bald ablaufend oder abgelaufen sind. Filtern Sie nach Team oder suchen Sie eine Person; ein Klick auf eine Zeile öffnet deren Profil. In der Matrix erscheinen nur Qualifikationen, die mit einer Katalogkompetenz verknüpft sind; „Register“ listet alle.

Ablaufbenachrichtigungen

Eine tägliche Prüfung benachrichtigt Administratoren und Verantwortliche 30, 15 und 7 Tage vor Ablauf einer Qualifikation. Die Kanäle (In-App, Push, E-Mail) lassen sich in den Benachrichtigungseinstellungen ein- und ausschalten.

Wer es sehen kann

Administratoren und Verantwortliche verwalten und sehen das gesamte Register. Jeder Mitarbeiter sieht stets seine eigenen Qualifikationen im Profil. Das Hinzufügen oder Bearbeiten erfordert den Starter-Plan oder höher.

Stellen Sie die Vorwarnzeit auf Ihre übliche Verlängerungsdauer ein, damit es nie knapp wird.

Einträge bearbeiten und löschen

Im Qualifikationsregister lässt sich jede Zeile direkt bearbeiten oder löschen – Stift- und Papierkorbsymbol erscheinen für alle, die Qualifikationen verwalten dürfen. Wird ein Mitarbeiter gelöscht, verschwinden seine Einträge aus dem Register, werden aber NICHT vernichtet: Zertifikatsnachweise müssen häufig über das Beschäftigungsende hinaus aufbewahrt werden. Wählen Sie im Statusfilter „Ehemalige Mitarbeiter“, um sie für ein Audit wieder sichtbar zu machen.