Motor de Flujo de Trabajo Configurable

FreeMaint incluye un potente motor de flujo de trabajo configurable que le permite definir cómo las órdenes de trabajo, solicitudes de intervención y órdenes de compra se mueven a través de su organización. Cree procesos de aprobación personalizados, requiera campos específicos antes de transiciones y automatice notificaciones — todo sin codificación.

Accediendo a Workflows

Navegue a Configuración de Empresa > Flujos de Trabajo. Seleccione el tipo de entidad (Órdenes de trabajo, Solicitudes, Órdenes de compra, Solicitudes de compra, Permisos de trabajo) para configurar su flujo.

Evidencia fotográfica al terminar

Cuando un paso en Completada, Validada o Cerrada exige Evidencia fotográfica, solo cuenta una foto del trabajo terminado: una foto «Después» o cualquier foto añadida después de iniciar la orden. Las fotos copiadas de la solicitud son fotos «Antes» y no cuentan: el botón sigue disponible para quien puede completar o validar la orden, y su ventana pide la foto «Después» que falta, que se puede tomar allí mismo. En los demás estados, cualquier archivo sigue contando.

Modo Simple vs Visual

Use Modo Simple para flujos de trabajo simples con activadores y aprobadores básicos. Cambie a Visual Builder para procesos complejos de múltiples pasos con condiciones de ramificación usando diagramas de flujo de arrastrar y soltar.

Configurar un Workflow

1. Seleccione el estado de activación (ej: cuando OT pasa a COMPLETADO)
2. Establezca campos requeridos (resumen trabajo, fotos, piezas utilizadas, lectura del medidor, etc.). Una lectura del medidor requerida solo se aplica a los activos que tienen medidor.
3. Elija tipo de aprobador: ROLE (ej: Gerente), USER o CREATOR
4. Configure notificaciones (alertas por email en aprobación/rechazo)
5. Establezca el próximo estado tras aprobación (ej: pasar a VALIDADO)
6. Sus campos personalizados también pueden exigirse — aparecen en la misma lista y la transición se bloquea mientras estén vacíos
7. También puede exigirse la tarificación de repuestos: bloquear la transición mientras un repuesto no tenga precio de venta o se venda con pérdida (Business)
8. Limitar un paso al origen del trabajo (Business): ajuste «Se aplica a» a «Órdenes de trabajo creadas desde una solicitud» o «Órdenes de trabajo internas». Los pasos que comparten un estado se exigen TODOS, así que es así como se da a cada origen su propio aprobador. Si sus técnicos comunican sus hallazgos mediante solicitudes, añada sus equipos en «Las solicitudes de estos equipos cuentan como trabajo interno» (subequipos incluidos): esas solicitudes cuentan entonces como trabajo interno.
9. Si elige el tipo de aprobador Rol o Usuario, debe nombrar el rol o la persona. Un paso que no nombra ningún rol no es una restricción: lo supera cualquiera que ya pueda aprobar
10. Un paso puede exigir campos sin nombrar a un aprobador: elija «Cualquier persona autorizada a hacer este cambio». Por ejemplo, un paso en el estado En espera que exige «Motivo de espera» obliga a todos a indicar por qué se pone en espera una orden de trabajo.
11. Agregue un segundo (o tercer) aprobador colocando cada uno en un estado DISTINTO —por ejemplo, una liberación de calidad en Completada y luego un gerente en Validada— y active «Exigir validación antes de cerrar una orden de trabajo» en Configuración de la Empresa › Sistema para que nadie se salte el paso Validada. Dos pasos en el MISMO estado deben ser cumplidos ambos por la misma persona. Las órdenes de trabajo generadas por el mantenimiento preventivo siguen este mismo flujo
12. Limitar un paso a algunos activos (Business): en «Solo para activos de estas categorías», elija una o varias categorías de activos. El paso se aplica entonces solo a las órdenes de trabajo cuyo activo pertenece a esas categorías; los demás activos, y las órdenes sin activo, siguen el flujo estándar
13. Exigir una respuesta precisa (Business): cuando un paso exige un campo personalizado de tipo lista o casilla, marque en «Valores exigidos» los valores que debe tener — por ejemplo Resultado de la prueba = Conforme antes de la validación. Cualquier otra respuesta bloquea el paso y la orden de trabajo indica los valores aceptados. Para rechazar un resultado, devuelva la orden de trabajo a En curso
14. Los aprobadores del paso siguiente reciben una notificación cuando una orden de trabajo llega al estado desde el que aprueban (por ejemplo, el aprobador de un paso Validada cuando la orden está Completada), por los canales marcados en el paso: en la aplicación, correo electrónico y/o push

Sin un flujo configurado, el sistema se comporta normalmente — todas las transiciones existentes continúan funcionando sin cambios.