Menjemput Pengguna

Pengguna baharu menyertai melalui jemputan e-mel dengan peranan yang telah ditetapkan lebih awal.

Langkah

1. Organisasi > Pengguna > Jemput Pengguna
2. Masukkan e-mel
3. Pilih peranan
4. Tugaskan pasukan (pilihan)
5. Hantar jemputan

Salin Pautan

Jika e-mel tidak sampai, minta orang itu menyemak folder spam mereka, atau buka Organisasi > Jemputan dan klik “Salin pautan jemputan” untuk berkongsinya secara terus.

Mengimport ramai pengguna sekali gus

Jika anda sudah mempunyai senarai orang dalam hamparan, import semuanya sekali gus dan bukannya menjemput seorang demi seorang. Baris yang menyertakan alamat e-mel akan dihantar jemputan untuk menetapkan kata laluan mereka sendiri dan dipaparkan di bawah Organisasi > Jemputan. Baris dengan nama pengguna selain e-mel serta-merta menjadi akaun yang boleh log masuk — kata laluan yang dijana dipaparkan sekali selepas import supaya anda boleh menyerahkannya. Baris tanpa kedua-duanya menjadi ahli pasif (tiada log masuk) — berguna untuk pasukan bengkel yang hanya anda berikan tugasan.

1. Organisasi > Pengguna
2. Klik Import
3. Muat turun templat CSV atau Excel
4. Isi Nama Pertama, Peranan dan (jika mahu) E-mel bagi setiap orang
5. Muat naik fail dan semak pratontonnya
6. Mulakan import

Menerima dengan Google atau Apple

Di halaman jemputan, orang itu boleh mengklik “Teruskan dengan Google” atau “Teruskan dengan Apple” dan bukannya mencipta kata laluan. Dia memilih akaun alamat yang dijemput dan terus menyertai ruang kerja anda, dengan peranan yang anda pilih; selepas itu dia log masuk dengan akaun tersebut. Jika dia log masuk dengan Google dari halaman log masuk dan bukannya membuka jemputan, FreeMaint mengesan jemputan yang menunggu alamatnya dan menawarkan untuk menyertai ruang kerja anda — tidak sekali-kali mencipta ruang kerja berasingan.

Menjemput seseorang yang sudah menggunakan FreeMaint

Jika e-mel yang anda jemput sudah mempunyai akaun FreeMaint dalam ruang kerja lain, itu bukan satu ralat. Apabila mereka membuka jemputan itu, mereka akan diminta mengesahkan untuk berpindah ke ruang kerja anda. Jika mereka satu-satunya ahli ruang kerja semasa mereka (selalunya percubaan yang ditinggalkan), ia akan ditutup dan mereka menyertai ruang kerja anda; jika ruang kerja itu mempunyai ahli lain atau pelan berbayar, mereka akan dipandu untuk meninggalkannya dahulu atau menghubungi sokongan. Akaun yang dicipta dengan Google, Microsoft atau Apple belum mempunyai kata laluan: halaman jemputan menawarkan untuk menghantar pautan bagi menetapkan kata laluan (“Hantar pautan untuk menetapkan kata laluan saya”), kemudian orang itu membuka semula jemputan untuk mengesahkan pertukaran.

Menyertai dengan kod jemputan

Kod jemputan (dikongsi melalui pautan, QR atau mesej) juga boleh ditaip sendiri: pada halaman log masuk atau pendaftaran, klik « Ada kod jemputan? », masukkan kod itu dan klik « Sertai ». Halaman seterusnya memaparkan ruang kerja dan peranan sebelum apa-apa dicipta — inilah pintu masuk untuk rakan sekerja yang jika tidak akan mendaftar sendiri dan berada seorang diri dalam ruang kerja yang kosong.

Akaun untuk krew vendor luar

Ketiga-tiga cara menambah orang di atas menerima vendor pilihan: jemputan e-mel, ahli bengkel (tanpa e-mel, tanpa log masuk) dan akaun terus dengan nama pengguna. Pilih satu, dan akaun itu menjadi milik vendor tersebut sejak ia wujud. Selepas itu ia hanya melihat perintah kerja yang ditugaskan kepadanya, dan tidak pernah melihat kos, nilai aset atau harga belian, apa pun peranan yang diberikan kemudian. Akaun begini dikecualikan daripada Organisasi > Pengguna secara lalai: hidupkan «Tunjukkan akaun vendor» untuk menyenaraikannya, atau buka halaman vendor itu sendiri. Kaitan ini boleh diubah atau dibuang kemudian daripada profil orang berkenaan. Import pengguna mempunyai lajur yang sama, «External Vendor (Name)»: taip nama vendor dan akaun yang diimport akan terikat kepadanya. Nama yang tidak sepadan dengan apa-apa menyebabkan baris itu gagal dan bukannya mencipta akaun tanpa ikatan, dan eksport menulis semula lajur itu, jadi kitaran eksport–sunting–import semula mengekalkan kaitannya.

Akses sementara dengan tarikh tamat

Setiap jemputan dan setiap akaun langsung boleh membawa tarikh « Akses sehingga » pilihan: hari terakhir orang itu boleh log masuk, mengikut zon waktu syarikat anda. Pada akhir hari itu, akaun dinyahaktifkan secara automatik dan dilog keluar di semua tempat; pentadbir yang boleh mengedit pengguna diingatkan 7 hari lebih awal. Anda boleh menetapkan, mengubah atau membuang tarikh kemudian dari profil orang itu (tidak sekali-kali pada akaun anda sendiri). Mengaktifkan semula akaun yang tarikhnya telah berlalu akan membuang tarikh itu. Berguna untuk kontraktor, kakitangan sementara dan rakan perkhidmatan.