Zapraszanie użytkowników

Nowi użytkownicy dołączają poprzez zaproszenia e-mail z wcześniej przypisanymi rolami.

Kroki

1. Organizacja > Użytkownicy > Zaproś użytkownika
2. Wpisz adres e-mail
3. Wybierz rolę
4. Przypisz zespół (opcjonalnie)
5. Wyślij zaproszenie

Kopiuj link

Jeśli e-mail nie dotrze, poproś tę osobę o sprawdzenie folderu spam albo otwórz Organizacja > Zaproszenia i kliknij „Kopiuj link zaproszenia”, aby udostępnić go bezpośrednio.

Importuj wielu użytkowników naraz

Jeśli masz już listę osób w arkuszu kalkulacyjnym, zaimportuj je wszystkie naraz, zamiast zapraszać pojedynczo. Wiersze zawierające adres e-mail otrzymują zaproszenie do ustawienia własnego hasła i pojawiają się w sekcji Organizacja > Zaproszenia. Wiersze z nazwą użytkownika zamiast e-maila od razu stają się kontami zdolnymi do logowania — wygenerowane hasło jest wyświetlane jednorazowo po imporcie, abyś mógł je przekazać. Wiersze bez żadnego z nich stają się członkami pasywnymi (bez logowania) — przydatne dla ekip warsztatowych, którym tylko przydzielasz pracę.

1. Organizacja > Użytkownicy
2. Kliknij Importuj
3. Pobierz szablon CSV lub Excel
4. Wypełnij Imię, Rolę i (opcjonalnie) E-mail każdej osoby
5. Prześlij plik i sprawdź podgląd
6. Rozpocznij import

Akceptowanie przez Google lub Apple

Na stronie zaproszenia osoba może kliknąć „Kontynuuj z Google” lub „Kontynuuj z Apple” zamiast tworzyć hasło. Wybiera konto zaproszonego adresu i od razu dołącza do Twojej przestrzeni roboczej z wybraną przez Ciebie rolą; od tej pory loguje się tym kontem. Jeśli zamiast otworzyć zaproszenie zaloguje się przez Google na stronie logowania, FreeMaint wykryje zaproszenie czekające na jej adres i zaproponuje dołączenie do Twojej przestrzeni roboczej — nigdy nie tworzy osobnej.

Zapraszanie osoby, która już korzysta z FreeMaint

Jeśli zapraszany adres e-mail ma już konto FreeMaint w innej przestrzeni roboczej, nie jest to błąd. Po otwarciu zaproszenia osoba ta zostanie poproszona o potwierdzenie przełączenia na Twoją przestrzeń roboczą. Jeśli jest jedynym członkiem swojej obecnej przestrzeni roboczej (często pozostałość po okresie próbnym), zostanie ona zamknięta, a osoba dołączy do Twojej; jeśli ta przestrzeń ma innych członków lub płatny plan, otrzyma wskazówki, aby najpierw ją opuścić lub skontaktować się z pomocą techniczną. Konto utworzone przez Google, Microsoft lub Apple nie ma jeszcze hasła: strona zaproszenia proponuje wysłanie linku do jego ustawienia („Wyślij mi link do ustawienia hasła”), po czym osoba ponownie otwiera zaproszenie, aby potwierdzić zmianę.

Dołączanie za pomocą kodu zaproszenia

Kod zaproszenia (udostępniony linkiem, kodem QR lub wiadomością) można też wpisać ręcznie: na stronie logowania lub rejestracji kliknij « Masz kod zaproszenia? », wpisz go i kliknij « Dołącz ». Następna strona pokazuje obszar roboczy i rolę, zanim cokolwiek zostanie utworzone — to wejście dla współpracownika, który inaczej zarejestrowałby się sam i trafił do pustego obszaru roboczego.

Konta dla brygady zewnętrznego dostawcy

Wszystkie trzy opisane wyżej sposoby dodania osoby przyjmują opcjonalnego dostawcę: zaproszenie e-mailem, członka warsztatu (bez e-maila i bez logowania) oraz konto bezpośrednie z nazwą użytkownika. Wybierz dostawcę, a konto należy do niego od chwili powstania. Widzi wtedy wyłącznie przydzielone mu zlecenia i nigdy kosztów, wartości środka trwałego ani ceny zakupu — niezależnie od ról nadanych później. Takie konta domyślnie nie pojawiają się w Organizacja > Użytkownicy: włącz «Pokaż konta dostawców», aby je wyświetlić, albo otwórz stronę samego dostawcy. Powiązanie można później zmienić lub usunąć w profilu osoby. Import użytkowników ma tę samą kolumnę «External Vendor (Name)»: wpisz nazwę dostawcy, a zaimportowane konta zostaną z nim powiązane. Nazwa bez dopasowania powoduje błąd wiersza zamiast utworzenia konta bez powiązania, a eksport zapisuje kolumnę z powrotem, więc cykl eksport–edycja–ponowny import zachowuje powiązanie.

Tymczasowy dostęp z datą końcową

Każde zaproszenie i każde konto utworzone bezpośrednio może mieć opcjonalną datę „Dostęp do”: ostatni dzień, w którym osoba może się zalogować, w strefie czasowej Twojej firmy. Na koniec tego dnia konto jest automatycznie dezaktywowane i wylogowane wszędzie; administratorzy, którzy mogą edytować użytkowników, dostają przypomnienie 7 dni wcześniej. Datę można później ustawić, zmienić lub usunąć w profilu osoby (nigdy na własnym koncie). Ponowna aktywacja konta, którego data minęła, usuwa datę. Przydatne dla podwykonawców, pracowników tymczasowych i partnerów serwisowych.