Настройки уведомлений
Общекорпоративные правила: какие события срабатывают, по каким каналам, каким ролям и как снизить шум
«Настройки уведомлений» — это панель управления уровня компании: какие события порождают уведомления, по каким каналам и для какой аудитории. Она дополняет личные настройки уведомлений каждого пользователя: настройки компании определяют, что технически возможно, а каждый пользователь может дополнительно сузить список в своём профиле.
Где найти эту страницу
Настройки компании ▸ Уведомления. Редактировать страницу могут только роли с разрешением notifications:settings — по умолчанию обычно Администратор. Остальные роли видят её в режиме чтения, чтобы понимать, что рассылает их компания.
- Откройте боковое меню — Нажмите «Настройки» в верхней навигации
- Выберите «Уведомления» — Боковое меню внутри раздела «Настройки»
- Просматривайте по событиям — Каждая строка — одно событие: переключатели по каналам и выбор аудитории
Каналы для каждого события
У каждого события три независимых переключателя — в приложении, email, push. Их можно комбинировать: например, включить «в приложении» + push для workOrder.assigned (исполнителю нужно узнать сразу), но только email для inventory.lowStock (кладовщик увидит это в утренней подборке).
В приложении
Всегда надёжен; появляется под колокольчиком. Используйте как канал по умолчанию.
Электронная почта
Отправляется через собственный почтовый сервис FreeMaint с резервным провайдером; на языке каждого пользователя
Push-уведомления
Только мобильные устройства; требует, чтобы пользователь был авторизован хотя бы на одном из них
Выбор аудитории по ролям
В каждой строке есть матрица аудитории, разделённая на две группы: люди, связанные с объектом (Создатель, Назначенный), и роли вашей компании. Плашки ролей показывают роли, заведённые в компании, включая пользовательские, поэтому список всегда совпадает с разделом «Организация > Роли». Матрица работает по принципу сложения: если выбрать и «Менеджер», и «Назначенный», назначенный получит копию, даже если он не менеджер.
Роли
Выберите любую роль из текущего списка ролей компании, включая пользовательские. При переименовании роли настройки уведомлений синхронизируются автоматически.
Исполнитель
Тот, на кого назначен объект (наряд на работу, заявка)
Автор
Пользователь, создавший объект
Сотрудники участка
Только для «Запрос Создан»: руководитель и каждый сотрудник ответственного участка запроса, который может его открыть. Если флажок не установлен, уведомляется только руководитель участка.
Руководитель команды
Для запросов (Запрос Создан, Запрос Одобрен, Запрос Отклонен) и нарядов-заказов (Наряд на Работу Создан, Статус Изменен): руководители ответственных команд — команды самого объекта, команды его актива и команды, закреплённые за его местоположением или вышестоящим местоположением. Если ни у одной из них нет руководителя, уведомляется ближайший руководитель выше по оргструктуре. Для событий проверок (завершена, подтверждена, обнаружен дефект, дефект закрыт): руководители команд проверяемого актива и команды, ответственной за проверку; по умолчанию включено для «Обнаружен дефект»; команду без собственного руководителя покрывает ближайший руководитель выше. Всегда один человек, никогда вся цепочка, и только те, кто может открыть объект.
Только то, что можно открыть
Получатель по роли уведомляется об элементе, только если его роль может его читать и его видимость данных его показывает — техник, видящий только свою работу, не получает заявку другой команды. Тот, кто не пользовался FreeMaint 7 дней, по-прежнему видит уведомления по роли в колокольчике, без пуш-уведомлений и электронной почты.
Фиксированные получатели
«Наряд на Работу Назначен» всегда получают назначенные исполнители и участники команды, которой назначен наряд-заказ; «Заявка выполнена» всегда получает автор запроса. В этих двух строках настраиваются только каналы.
Только некоторые статусы при смене статуса заказ-наряда
В группе «Заказ-наряды» у строки «Статус Изменен» есть дополнительная строка: «Только для этих статусов». Оставьте её пустой — и, как раньше, уведомляет каждое изменение статуса. Выберите один или несколько статусов, например «Завершён» и «Закрыт», — и уведомление будет приходить только при переходе заказ-наряда В один из них; остальные изменения проходят без уведомлений. Это удобно, когда иначе каждый заказ-наряд отправлял бы уведомления для «В работе», «Завершён» и «Закрыт». Правило действует на всё событие, включая людей, которых уведомляют о завершении.
Уведомлять руководителя команды о его местоположениях
Если каждая команда отвечает за набор местоположений, её руководитель может получать уведомления о каждом созданном там запросе и наряде-заказе, кто бы их ни создал, — и ни о чём из местоположений других команд.
Назначьте каждой команде руководителя и местоположения
В разделе «Команды» укажите руководителя команды и закрепите за командой её местоположения. Команда, закреплённая за местоположением, охватывает и все местоположения под ним.
Отметьте «Руководитель команды»
На этой странице отметьте «Руководитель команды» для событий Запрос Создан, Запрос Одобрен, Запрос Отклонен, Наряд на Работу Создан и Статус Изменен.
Оставьте только нужные статусы
Для «Статус Изменен» параметр «Только для этих статусов» можно ограничить, например, статусами Завершён и Закрыт.
Руководитель команды или целая роль
«Руководитель команды» уведомляет только руководителей команд, ответственных за объект. Если вместо этого отметить роль, уведомление получат все её обладатели, которые могут открыть объект, включая участников команды.
Часы тишины и сводки
Во FreeMaint нет окна тишины для вашей компании. Push-уведомления учитывают режим «Не беспокоить» на телефоне каждого пользователя. Командам, чувствительным ко времени, стоит отключить строку отдельного события и вместо неё включить ежедневную сводку — например, «Наряд на Работу Просрочен» → «Ежедневная сводка просроченных нарядов», — чтобы поток оповещений превратился в одну утреннюю сводку.
События-сводки
У некоторых событий есть парная строка ежедневной сводки. Каждая сводка отправляется раз в сутки (сводка по просроченным нарядам — в 07:00 по часовому поясу вашей компании) и собирает в одно сообщение всё, что требует внимания. Типичные сводки: просроченные наряды на работу, сводка по низким остаткам, истёкшие и истекающие документы (Автопарк). Отключите строку отдельного события и включите строку сводки — объём почты резко упадёт. Каждый получатель видит в ней только то, что ему показывает видимость данных его роли.
Настройка доставки писем
Уведомления отправляются с адреса notifications@freemaint.com, а письма для входа (подтверждение, сброс пароля, приглашения) — с security@freemaint.com; ответы приходят на contact@freemaint.com. Письма всегда приходят с адреса в домене freemaint.com, поэтому, если сообщения теряются, разрешите этот домен в почтовых фильтрах.
Рекомендации
Начинайте с малого
По умолчанию подписывайте только исполнителей и авторов. Расширяйте до ролей, только когда команды сами попросят.
Один канал на событие
Отправлять одно и то же событие сразу по трём каналам — шумно. Выберите самый подходящий (push для срочного, email для сводок, «в приложении» — для всего остального).
Проверяйте раз в квартал
Посмотрите, какие события срабатывают чаще всего, и решите, нужны ли они по-прежнему. Отключайте или понижайте в приоритете частые малополезные события.
Роли лучше поимённых подписок
Подписка по роли переживает смену сотрудников; подписка по имени ломается, когда человек уходит.
Совет
Похожие статьи
Эта страница была полезна?