FreeMaintには、作業指示、介入リクエスト、発注書が組織内をどのように流れるかを定義できる強力で構成可能なワークフローエンジンが含まれています。カスタム承認プロセスの作成、遷移前の特定フィールドの要求、通知の自動化 — すべてコーディング不要です。
ワークフローへのアクセス
「会社設定 > ワークフロー」に移動します。ワークフローを設定するエンティティの種類（作業指示、リクエスト、発注書、購買依頼、作業許可）を選択します。
完了時の写真証拠
「完了」「検証済み」「クローズ」へのステップで「写真証拠」が必須の場合、作業完了後の写真だけが認められます。「作業後」の写真、または作業指示の開始後に追加した写真です。依頼からコピーされた写真は「作業前」の写真なので対象外です。作業指示を完了または承認できる人にはボタンが表示されたままになり、そのウィンドウで不足している「作業後」の写真を求められ、その場で撮影できます。その他のステータスでは、従来どおりどのファイルでも認められます。
シンプルモード vs ビジュアルモード
基本的なトリガーと承認者を持つシンプルなワークフローにはシンプルモードを使用してください。分岐条件を持つ複雑なマルチステッププロセスには、ドラッグ&ドロップのフロー図を使用するビジュアルビルダーに切り替えてください。
ワークフローの構成
- トリガーとなるステータスを選択します（例：作業指示が「完了」になったとき）
- 必須項目を設定します(作業内容、写真、使用部品、メーター読み取りなど)。必須のメーター読み取りは、メーターのある資産にのみ適用されます。
- 承認者タイプを選択します: ロール(例: マネージャー)、特定ユーザー、作成者など
- 通知を設定します(承認・却下時のメール通知)
- 承認後の遷移先ステータスを設定します（例：「検証済み」へ移行）
- 独自のカスタムフィールドも必須にできます。同じ一覧に表示され、未入力のあいだは遷移がブロックされます
- 部品の価格設定も必須にできます: 部品に販売価格がない、または原価を下回る間はステータス変更をブロック (Business)
- 段階を作業の発生元で絞る（Business）：「適用対象」を「依頼から作成された作業指示」または「社内の作業指示」に設定します。同じステータスの段階はすべて必須なので、発生元ごとに別の承認者を割り当てるにはこの方法を使います。技術者が依頼で発見事項を報告している場合は、そのチームを「これらのチームからの依頼を社内作業として扱う」に追加してください（サブチームを含む）。それらの依頼は社内作業として扱われます。
- 承認者の種類にロールまたはユーザーを選んだ場合は、そのロールまたは担当者を指定してください。ロールを指定しない段階は制限になりません。すでに承認できる人は誰でも通過します
- 段階では、承認者を指定せずに項目の入力だけを必須にできます。「この変更を行う権限のある人なら誰でも」を選びます。たとえば 一時停止 のステータスで「保留理由」を必須にする段階を作ると、作業指示を保留にする理由を全員が入力するようになります。
- 2 人目（または 3 人目）の承認者を追加するには、それぞれを別のステータスに置きます。たとえば「完了」で品質リリース、次に「検証済み」でマネージャー承認とし、「会社設定」›「システム」で「作業指示を完了扱いにする前に承認を必須にする」をオンにすると、誰も「検証済み」の段階を飛ばせなくなります。同じステータス上の 2 つの段階は、同じ人が両方を満たす必要があります。予防保全から生成された作業指示も同じワークフローに従います
- 段階を一部の資産に限定する（Business）：「これらのカテゴリの資産のみ」で資産カテゴリを 1 つ以上選びます。その段階は、資産がそれらのカテゴリに属する作業指示にだけ適用されます。ほかの資産や資産のない作業指示は標準のフローのままです
- 特定の回答を必須にする（Business）：ステップがリスト型またはチェックボックス型のカスタムフィールドを必須にしている場合、「必須の値」でそのフィールドが取るべき値にチェックを入れます（例：検証前に 試験結果 = 合格）。それ以外の回答ではステップが止まり、作業指示に受け付けられる値が表示されます。結果を差し戻すには、作業指示を「進行中」に戻してください
- 作業指示が次の段階の承認者が承認を始めるステータスに達すると（たとえば作業指示が完了になったとき、検証済み段階の承認者に）、その段階で選んだチャネル（アプリ内、メール、プッシュ）で通知されます
ワークフローが構成されていない場合、システムは通常どおり動作します — 既存のすべての遷移は変更されずに動作し続けます。
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