過去・滞留した保全の記録

FreeMaint を導入する際、以前に実施済みの保全を記録できます。これにより資産履歴・分析・監査証跡が初日から完全になります。これを履歴記録(作業指示のバックデート)と呼びます。過去記録の作業指示には「過去記録」バッジが表示され、履歴タブには誰が記録し、実際にいつ作業が完了したかが示されます。

利用シーン

紙や他ツールからの移行

過去数か月の作業を入力し、各資産の履歴を最初から完全にします。

傾向分析

バックデートした記録は正しい月に入り、グラフ・MTTR・PM 遵守率が実際の履歴を反映します。

ISO・監査の証跡

検査員や認証向けに、連続した日付入りの保全履歴を作成します。

過去の介入を記録する手順

作業指示一覧を開き、右上の「過去の作業を記録」をクリックします。特定の設備では、資産の「予防保全」タブを開いて「過去の作業を記録」をクリックすることもできます。
実際の完了日を入力します（未来の日付は指定できません）。任意で、作業の開始日時と元の「作成/起票日」を追加できます。空欄の場合は開始日または完了日が使用されます。
場所と資産を選択します。拠点の階層が深い場合は、どちらかの項目の横にある「階層を表示」をクリックすると、名前で検索する代わりに「拠点 → 建物 → フロア → エリア」の順にたどれます。計画的な予防保全だった場合は、紐づく保全計画も選択します。
「この PM 計画を更新:この完了日に基づいて次回予定を再計算します」のチェックを入れたままにし、スケジュールがその日付で再設定されるようにします。
実施者を入力し、保全部門以外から依頼された場合は「依頼者」を選択します。先にチームを選ぶと、そのチームのメンバーが作業者リストの上位に表示されます。メモを追加して保存します。作業指示は実際の履歴日付で「クローズ」として直接作成されます。「担当技術者」を空欄にすると、作業を実施した人に割り当てられるため、技術者で絞り込んだときにも表示されます。

ヒント

「所要時間」では「作業時間」と「設備停止時間」も入力できます。「作業時間」は作業の実施者の工数として保存されるため、作業指示に実際の所要時間が表示されます。「設備停止時間」は、選択した設備の停止期間として保存され、完了日時に終わる期間になります。あとから「機械停止時間」タブを開く必要はありません。停止時間の欄は、資産を選択すると表示されます。

ヒント

メンテナンスタイプ（是正、予防、検査…）を設定すると、記録が信頼性レポートの正しい列に集計されます。PM 計画に紐付いた記録は常に「予防」になります。モバイルアプリでは、作業指示一覧の「+」をタップして「過去の作業を記録」を選ぶか、新規作業指示画面の上部にある「すでに終わった作業 — 過去の作業を記録」をタップします。フォームには所要時間を含め、Web と同じ項目があります。最初に添付ファイル、続いて説明、メンテナンスタイプ、作業の実施者の順で、実施者は複数選択できます。

実行できる人

過去作業の記録には「作業指示のバックデート」権限が必要で、既定では管理者とマネージャーに付与されます。技術者にはボタンが表示されず、履歴の整合性が守られます。管理者は「組織 → ロール」から他のロールにこの権限を付与できます。

データへの影響

各履歴作業指示は実際の完了日で「クローズ」として保存されるため、資産の保全履歴に表示され、実際に発生した月の分析・傾向・PM 遵守率に計上されます。PM 計画に関連付けて再設定オプションを保持すると、計画の次回予定が完了日から再計算され、スケジュールが過去にさかのぼることはありません。

ヒント

実施した作業ごとに作業指示を 1 件記録します。まとめて記録するには作業指示のインポートを使います。「Completed Date」がある行は、その日付でクローズ済みの履歴作業指示として作成されます。ステータスが完了で日付のない行は拒否されるため、実際の日付のないまま完了になる作業指示はありません。

警告

古い作業を記録するためだけに新しい作業指示を作って「完了」にしないでください。完了日や遵守率の数値が歪みます。常に「過去の作業を記録」を使い、本当の履歴日付を保存してください。今後の予防保全を先送りしたい場合は、代わりに「今回をスキップ」を使用します。