Ciclo de vida y estados de la orden de trabajo

Cada orden de trabajo sigue un ciclo de vida. Comprender cada estado es clave para una gestión eficaz del mantenimiento.

Definiciones de estados

Flujo habitual

1. Creación (OPEN) → El técnico empieza (IN_PROGRESS)
2. Opcional: un planificador lo programa para una fecha (ABIERTO → PROGRAMADO) antes de empezar el trabajo.
3. Si se necesitan piezas: poner en espera (ON_HOLD) → reanudar (IN_PROGRESS), o «Reprogramar» para una nueva fecha (ON_HOLD → SCHEDULED)
4. Trabajo hecho (COMPLETED) → Cerrar (CLOSED). Paso de validación opcional entre ambos si está configurado.

Actualizar el estado del activo desde las órdenes de trabajo

Desde los diálogos «Iniciar trabajo» y «Marcar como completado», puedes actualizar el estado operativo del activo de forma atómica con la transición de la OT — sin necesidad de ir al módulo de activos.

Los estados operativos explicados

Al cerrar una orden de trabajo, dejar 'Sin cambios' permite que el sistema restablezca automáticamente el activo de CAÍDO/DEGRADADO/MANTENIMIENTO a OPERATIVO. Reemplázalo solo si el activo no está totalmente reparado.

Filtrar órdenes de trabajo

En la lista de órdenes de trabajo, utilice el control «Filtrar por fecha» para acotar la lista a un intervalo. Elija primero sobre qué fecha filtrar — Fecha de vencimiento, Fecha de realización, Fecha de cierre o Fecha de creación — y después seleccione el intervalo. Los atajos se adaptan a la fecha elegida: ventanas pasadas como «Últimos 7 días» para las fechas de realización, cierre y creación, y ventanas futuras como «Próximos 7 días», «Este mes» o «Este año» (del 1 de enero al 31 de diciembre) para la fecha de vencimiento, ya que un vencimiento describe trabajo que aún tiene por delante. Por ejemplo, para ver todo lo cerrado la semana pasada, ponga el campo en «Fecha de cierre» y elija «Últimos 7 días». También puede filtrar por tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo, etc.) con el menú «Tipo de mantenimiento». Cuando el campo de fecha es la fecha de vencimiento, un segundo menú permite elegir entre «Cualquier vencimiento», «Con fecha de vencimiento» y «Sin fecha de vencimiento». «Sin fecha de vencimiento» aísla el trabajo que deja deliberadamente sin programar para que nunca aparezca como vencido; es incompatible con un intervalo de fechas, por lo que elegirlo borra el intervalo. La ordenación tiene sus dos propios controles: el menú «Ordenar por» elige la columna y el botón de flecha contiguo muestra e invierte el sentido (ascendente o descendente). Cada columna empieza en su sentido natural — los vencimientos más próximos primero, las fechas de creación y realización más recientes primero — y su elección se recuerda. Cada filtro activo aparece como una etiqueta que se puede quitar y se conserva en la URL, de modo que puede guardar o compartir la vista. Este filtrado está disponible en todos los planes, incluido el plan Core gratuito: solo se necesita un plan de pago para exportar la lista filtrada.

Combinar «Vencido» con un estado

«Vencido» es un filtro de vencimiento, ubicado con los filtros de fecha, no un estado: significa «todavía activa y con la fecha de vencimiento pasada». Combínelo con estados: «Vencido» más En progreso muestra el trabajo atrasado ya iniciado. Los estados finalizados se atenúan mientras está activo, porque una orden de trabajo finalizada no puede estar vencida. Los filtros viajan en la dirección de la página, así que una vista se puede guardar o compartir.

Órdenes de trabajo completadas con retraso

Una orden de trabajo terminada después de su vencimiento muestra «Completada con retraso» con el número de días de retraso, en gris, en la orden y en la lista. El día se cuenta en la zona horaria de su empresa, con la misma regla que la tasa de cumplimiento a tiempo de los análisis. Para listarlas, haga clic en «Completadas con retraso» junto a «Vencido» en los filtros de fecha. Nada impide nunca completar una orden de trabajo o una inspección atrasada.

Adaptar la lista a su pantalla

La lista de órdenes de trabajo se abre con una fila de tarjetas de resumen y una barra de filtros, y ambas se pueden reducir. Cada elección se recuerda en su propia cuenta y no cambia nada para los demás. Use el botón «Tarjetas de resumen», junto a las tarjetas, para desmarcar las que nunca lee, u ocultarlas todas: solo son atajos, así que la lista desplegable Estado sigue alcanzando todos los estados, incluido Vencido. La barra de filtros mantiene a la vista Búsqueda, Estado, Prioridad y «Asignado a», y pliega el resto —Activo, Ubicación, Categoría, Categoría de fallo, Equipo, Tipo de mantenimiento y los controles de fecha— tras el botón «Más filtros». Un número en ese botón indica cuántos filtros plegados están restringiendo la lista en este momento, y cada filtro activo sigue apareciendo bajo la barra como una etiqueta que se puede quitar.

Validar desde un enlace de correo

Si su flujo pide al solicitante que valide una orden de trabajo finalizada, recibirá un correo con un enlace y podrá firmarla sin cuenta —algo importante, porque quien reportó la avería escaneando un QR no tiene ninguna—. El enlace dura 14 días y sirve una vez.