Finalización y validación

El flujo de validación garantiza el control de calidad. Los responsables revisan el trabajo completado antes del cierre definitivo.

Proceso de validación

1. El técnico marca la OT como COMPLETED
2. El responsable recibe una notificación
3. El responsable revisa las tareas, los costes y las notas
4. La APRUEBA (→ VALIDATED) o la RECHAZA (→ vuelve a IN_PROGRESS)
5. Una vez validada, la OT puede pasar a CLOSED

El formulario de cierre

Si su empresa ha añadido campos personalizados a las órdenes de trabajo, ahora aparecen en el cuadro de diálogo Completar, y los rellena quien realizó el trabajo, tanto en la web como en la aplicación móvil. Los campos obligatorios deben responderse antes de poder completar la orden. En la validación se muestra el mismo formulario, ya relleno, de modo que quien revisa comprueba las respuestas en lugar de escribirlas. Un campo del formulario de cierre reservado al solicitante o a algunos roles es de solo lectura para los demás, en la web y en la aplicación móvil: ven las respuestas, pero no pueden cambiarlas. Si un paso del flujo de trabajo en Validada exige sus propios campos personalizados —por ejemplo, una encuesta de satisfacción del solicitante—, la ventana de validación muestra solo esos campos.

Bloquear la validación cuando un repuesto está mal tarificado

Si factura los repuestos que instala, puede impedir que una orden de trabajo se valide mientras un repuesto no tenga precio de venta o se venda por debajo de su coste. En Configuración de la empresa > Flujos de trabajo > Órdenes de trabajo, añada un paso en el estado Validado y marque el campo obligatorio «Repuestos con precio superior al coste»: la validación no puede confirmarse hasta que todos los repuestos facturables tengan precio, y la ventana Validar indica cuáles fallan. Los repuestos aportados por el cliente y los introducidos como texto libre nunca se cuentan. Los precios de venta son una función del plan Business, y la regla no hace nada hasta que usted la añade.

Órdenes de trabajo internas

Una orden de trabajo creada internamente — por un planificador, un plan de mantenimiento preventivo o un técnico — no tiene a nadie que la valide. Para que no se queden esperando en «Completada», active «Cerrar automáticamente las órdenes de trabajo internas» en Configuración Empresa › Sistema: una orden de trabajo sin «Solicitado por» y sin solicitud vinculada se cierra en cuanto se completa, y su historial indica que se cerró automáticamente. Las órdenes de trabajo con solicitante conservan el paso de validación. Si su flujo de trabajo tiene un paso en el estado Cerrada, nada se cierra automáticamente: esa aprobación sigue siendo necesaria.

Cerrar en cuanto se valida

Si validar y cerrar son siempre la misma decisión para ti, activa «Cerrar automáticamente las órdenes de trabajo una vez validadas» en Configuración Empresa › Sistema. Una orden de trabajo validada se cierra entonces de inmediato, a nombre de quien la validó, y su historial indica que se cerró automáticamente. Si tu flujo de trabajo tiene un paso en el estado Cerrada, no se cierra nada automáticamente.