Coûts des matériaux et pièces

L'enregistrement de l'usage des matériaux est essentiel pour le suivi des coûts. FreeMaint déduit automatiquement de l'inventaire. Sur un ordre de travail, vous pouvez aussi ajouter une pièce en la scannant : ouvrez Ajouter une pièce sur l'ordre de travail, puis scannez dans le champ Scanner un code-barres — la pièce correspondante est sélectionnée automatiquement.

Ajouter des pièces

1. Ouvrez l'ordre de travail
2. Allez dans la section Pièces
3. Cliquez sur « Ajouter une pièce »
4. Recherchez et sélectionnez la pièce dans l'inventaire
5. Saisissez la quantité utilisée
6. Le coût unitaire est repris de l'inventaire
7. Le stock est décrémenté automatiquement

Ajouter de nouveau la même pièce

Si la pièce figure déjà sur le bon de travail, la nouvelle quantité s'ajoute à sa ligne au lieu d'en créer une seconde, et le stock comme le coût ne bougent que de la quantité ajoutée. Les quantités peuvent être décimales (litres, mètres). Dans l'application mobile, choisir une pièce ouvre un champ de quantité réglé sur 1, avec des boutons + et −, avant l'ajout.

Ajouter une pièce quand le stock affiche zéro

Il arrive qu'une pièce existe physiquement alors que le système affiche 0 en stock (erreur de comptage ou réception non enregistrée). Par défaut, une pièce en rupture ne peut pas être ajoutée à un ordre de travail. Un administrateur peut activer « Autoriser l'ajout de pièces sans stock aux ordres de travail » dans Paramètres → Système. Une fois activé, les techniciens peuvent quand même ajouter la pièce après confirmation ; le stock passe en négatif afin de signaler l'écart pour un recomptage physique et une correction. Le travail de maintenance n'est jamais bloqué par une erreur d'inventaire.

Pièces prévues

1. Les pièces enregistrées sur un plan de maintenance préventive apparaissent automatiquement sur l'ordre de travail généré sous forme de checklist « Pièces prévues »
2. Vous pouvez aussi prévoir des pièces vous-même : dans la section « Pièces prévues » du formulaire de création d’un ordre de travail, ou avec « Prévoir une pièce » sur l’onglet « Pièces » d’un ordre existant. Rien n’est sorti du stock avant la confirmation d’une pièce, une pièce encore à confirmer peut être retirée, et un ordre de travail créé pour plusieurs actifs donne à l’ordre de chaque actif son propre exemplaire
3. Cliquez sur « Utiliser » sur une pièce planifiée pour la marquer comme utilisée — sa quantité planifiée est déduite du stock lorsqu’il y en a assez ; sinon elle est simplement confirmée (les plans pour des pièces non gérées en stock fonctionnent toujours)
4. Cliquez sur « Non nécessaire » (avec un motif optionnel) si la pièce n'était pas requise cette fois-ci
5. Retirer une pièce utilisée de la liste remet son élément de checklist en attente