Clôture et validation

Le workflow de validation assure le contrôle qualité. Les responsables examinent le travail terminé avant la clôture finale.

Processus de validation

1. Le technicien passe l'OT en COMPLETED
2. Le responsable reçoit une notification
3. Le responsable vérifie les tâches, les coûts et les notes
4. Il APPROUVE (→ VALIDATED) ou REJETTE (→ retour en IN_PROGRESS)
5. Une fois validé, l'OT peut être CLOSED

La fiche de clôture

Si votre entreprise a ajouté des champs personnalisés aux ordres de travail, ils apparaissent désormais dans la boîte de dialogue Terminer — remplis par la personne qui a fait le travail, sur le web comme dans l’application mobile. Les champs obligatoires doivent être renseignés avant de pouvoir terminer l’ordre de travail. À la validation, la même fiche est réaffichée, déjà remplie : le valideur vérifie les réponses au lieu de les saisir. Un champ du formulaire de clôture réservé au demandeur ou à certains rôles est en lecture seule pour tous les autres, sur le web comme dans l’application mobile : ils voient les réponses sans pouvoir les modifier. Si une étape de workflow sur Validé exige ses propres champs personnalisés — une enquête de satisfaction du demandeur, par exemple —, la fenêtre de validation n’affiche que ces champs-là.

Bloquer la validation quand une pièce est mal tarifée

Si vous facturez les pièces posées, vous pouvez empêcher la validation d'un ordre de travail tant qu'une pièce n'a pas de prix de vente ou se vend en dessous de son coût. Dans Paramètres de l'entreprise > Flux de travail > Ordres de travail, ajoutez une étape sur le statut Validé et cochez le champ obligatoire « Pièces vendues au-dessus du coût » : la validation ne peut alors pas être confirmée tant que chaque pièce facturable n'est pas tarifée, et la fenêtre Valider nomme les pièces en cause. Les pièces fournies par le client et les pièces saisies en texte libre ne sont jamais comptées. Les prix de vente relèvent du forfait Business, et la règle ne fait rien tant que vous ne l'ajoutez pas.

Bons de travail internes

Un bon de travail créé en interne — par un planificateur, un plan de maintenance préventive ou un technicien — n'a personne pour le valider. Pour qu'ils n'attendent pas indéfiniment au statut Terminé, activez « Clôturer automatiquement les bons de travail internes » dans Paramètres Entreprise › Système : un bon de travail sans « Demandé par » et sans demande liée est alors clôturé dès qu'il est terminé, et son historique indique qu'il a été clôturé automatiquement. Les bons de travail qui ont un demandeur gardent l'étape de validation. Si votre workflow comporte une étape sur le statut Clôturé, rien n'est clôturé automatiquement : cette approbation reste nécessaire.

Clôturer dès la validation

Si valider et clôturer sont toujours la même décision chez vous, activez « Clôturer automatiquement les bons de travail une fois validés » dans Paramètres Entreprise › Système. Un bon de travail validé est alors clôturé aussitôt, au nom de la personne qui l’a validé, et son historique indique qu’il a été clôturé automatiquement. Si votre workflow comporte une étape sur le statut Clôturé, rien n’est clôturé automatiquement.